In Verbindung bleiben

Eine von Michaela Thiels Lieblingsaufgaben beginnt damit, zwei Personen zu suchen, die ein ähnliches Fach studieren beziehungsweise studiert haben. Beim „Matching“ geht es darum, zwei Menschen zu finden, die auf die beste Art voneinander profitieren können, und diese miteinander in Beziehung zu bringen. Was sich daraus ergeben hat, erfährt Thiel nach dem ersten Treffen der zwei Personen: „Bei ihrem ersten Gespräch entscheiden beide, ob die Chemie stimmt und ob sie ein Tandem starten möchten“, erklärt Thiel. Entscheiden sie sich dafür, begleitet der Alumnus oder die Alumna den Studenten oder die Studentin ein Jahr lang ehrenamtlich.

Das Mentoring-Projekt, so der Titel der Aktion, zielt darauf, dass Studierende mit Alumni in Kontakt kommen und sich mit ihnen austauschen können, erklärt Thiel. Studierende erfahren dabei viel über die Berufsperspektiven in ihrem Bereich, knüpfen hilfreiche Verbindungen oder erhalten Unterstützung bei der Abschlussarbeit. Das Mentoring-Projekt läuft inzwischen in der achten Staffel.

Thiel ist Beauftragte für die Alumniarbeit an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg (JMU). Die Gestaltung und Umsetzung des Konzepts sowie die Aktivierung und Einbindung der Alumni stemmt sie zusammen mit fünf studentischen Hilfskräften und zwei Ehrenamtlichen. Aktuell besteht über das Alumninetzwerk Kontakt zu etwa 43.000 Ehemaligen in über 90 Ländern.

„Alumni sind Stakeholder für die Uni“, sagt Thiel. „Die Universität hat das Motto ‚Wissenschaft für die Gesellschaft‘, und die Alumni sind ein Teil dieser Gesellschaft.“ Deshalb verbreitet die JMU unter anderem Forschungsergebnisse und Informationen aus der JMU unter Ehemaligen. Wer jedoch denkt, mit Alumni seien nur ehemalige Studierende gemeint, der täuscht sich. „Auch aktuelle Studierende und Beschäftigte der JMU sind, als zukünftige Alumni und Mentees, unsere Zielgruppe“, erklärt die Alumni-Beauftragte.

Vernetzung durch Veranstaltungen

„Die Uni verfügt über ein Alumni-Portal, über das Ehemalige in Verbindung bleiben, Kontakte wiederfinden, Fotos austauschen oder Publikationen anderer Alumni einsehen können und vieles mehr“, sagt Thiel. Zusätzlich dazu veranstaltet das Büro Regionaltreffen in unterschiedlichen Städten, um dem Netzwerk Wissen der Alumni zugänglich zu machen und um Aktuelles aus der Uni zu verbreiten.

„Die Regionalgruppentreffen nutze ich selbstverständlich immer dazu, grundsätzliche Informationen an die Alumni weiterzugeben. Es ist schon überaus erstaunlich, dass viele Alumni zum Beispiel gar nicht wissen, dass ihre Alma Mater eine der ältesten Deutschlands ist“, sagt Thiel und ergänzt: „Früher wurde gar kein Bindungsmanagement betrieben und so konnten Alumni nicht, wie heute, als Referenten, Mentoren, Finanzgeber oder anderes eingesetzt werden“, sagt Thiel, die alle Alumni-Veranstaltungen organisiert.

Die Treffen der Regionalgruppen finden in der Firma, in der eine Alumna oder ein Alumnus arbeitet, in ganz Deutschland statt. „Damit bekommen wir immer einen spannenden Einblick in das jeweilige Unternehmen, oft in Bereiche, in die man sonst nicht kommen würde. Und 2019 wird die erste Alumni-Regionalgruppe in den USA eröffnet.“ In Washington werden sie beispielsweise bei Alumni, die beim Internationaler Währungsfonds, bei der Deutschen Botschaft, bei der Deutschen Industrie- und Handelskammer tätig sind, zu Gast sein.“ Außerdem lerne Thiel die Alumni persönlich kennen. „Dadurch kann ich besser einschätzen, welche Aufgaben ihnen gefallen würden.

Was sich Alumni wünschen, erfährt das Team unter anderem über Umfragen, die es alle drei Jahre unter den Mitgliedern durchführt. Mit dem Science Slam kommt das Alumni-Büro dem Wunsch nach, Wissen über aktuelle Forschungen zu erhalten. Ein Science Slam ist ein Wettstreit, bei dem Wissenschaftler ihre Forschung innerhalb einer vorgegebenen Zeit unterhaltsam und allgemeinverständlich darstellen. „Das ist unser größtes Event. Damit erreichen wir alle Altersklassen“, sagt Thiel.

Nutzen wird sichtbar

Immer wieder holen Thiel und ihr Team Ehemalige zurück an die Uni. Sie laden ein, Vorträge an Fakultäten, Fachschaften oder Einrichtungen zu halten. „So besteht weiterhin Kontakt zu Ehemaligen und die Uni bleibt im Gespräch“, sagt Thiel. Die Studierenden bekommen dadurch einen Eindruck, was sie mit ihrem Studium später machen können. Besonders schätzt sie an ihrer Arbeit, wenn der Nutzen sichtbar wird. Wenn sich Synergien ergeben zwischen Alumni, oder sich etwas Positives für die Beteiligten ergibt.

So zum Beispiel beim zweiten Alumni-Fundraising-Projekt „Buchpaten“ in Kooperation mit der Universitätsbibliothek. Hier suchte das Team im Jahr 2018 Unterstützung für besonders wertvolle Handschriften der Universitätsbibliothek, die stark beschädigt und damit unzugänglich für die Forschung waren. „Bücher die beispielsweise Insektenfraß, Schimmel oder auch Kriegsschäden hatten, konnten damit restauriert und digitalisiert werden“, erklärt Thiel. „Wir waren überrascht und sehr dankbar für die schnelle Unterstützung.“ Innerhalb von zwei Monaten waren alle Buch-Paten gefunden. Auch ein Zeichen für die Verbundenheit und den Unterstützungswillen der Alumni.

Viele Wege führen zu Alumni

Doch wo findet das Alumnibüro Ehemalige? „Das ist gar keine so leichte Aufgabe. Beispielsweise fragen wir Alumni nach deren Kontakten zu anderen Ehemaligen und wir besuchen natürlich die Absolventenfeiern an der Uni, aber auch andere Veranstaltungen in Würzburg. Events wie die Jubilarfeiern sind wunderbare Gelegenheiten, Alumni wiederzufinden. Außerdem hilft uns die Pressestelle, die uns Namen von Ehemaligen schickt, wenn diese in den Medien auftauchen.“ Öffentlichkeitsarbeit sei für das Alumnibüro sehr wichtig, denn es gebe weltweit noch genug Alumni, die bisher nichts vom Netzwerk wissen.

Zusätzlich zum Alumni-Netzwerk können alle auch Mitglied im Alumni-Verein werden, der weitere Vorteile mit sich bringt.

Die Verwaltungsserie

Man kennt, grüßt und unterhält sich. Doch was die Kollegen in der anderen Abteilung den ganzen Tag machen, weiß man oft nicht voneinander. Das ändert sich nun: Einmal im Monat stellen wir hier die Arbeit einer Abteilung der Zentralverwaltung vor.

Teil 1:  Technischer Betrieb

Teil 2:  Universitätsarchiv

Teil 3:  Justiziariat und Wahlamt  

Teil 4:  Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement

Kontakt

Michaela Thiel, Alumnibüro, +49 931 31-83150, alumni@uni-wuerzburg.de