Aller guten Dinge sind „41“

Damit das System am 7. Januar für alle Benutzerinnen und Benutzer verfügbar ist, überlassen die rund 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die Einführung von WueStudy bewerkstelligen, nichts dem Zufall: „Am  14. Dezember um 17 Uhr frieren wir das bisherige System SB@Home ein“, sagt Projektleiter Dr. Richard Greiner vom Institut für Mathematik und ergänzt: „Dadurch sorgen wir dafür, dass sich der Datenbestand nicht mehr ändert.“

Das bedeutet allerdings auch, dass ab diesem Zeitpunkt weder Studierende noch Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter der Universität auf SB@Home zugreifen können. Wer noch Daten aus SB@Home benötigt, muss vor dem Einfrieren alles Notwendige erledigt haben. Ab dem 7. Januar um 8 Uhr stehen dann alle Daten innerhalb der neuen Campus-Management-Software WueStudy wieder zur Verfügung.

Schritt für Schritt zum neuen System

Nach dem Einfrieren geht es Schlag auf Schlag: „Um 20 Uhr starten wir den Migrationsvorgang ‚Nummer 41‘“, beschreibt Richard Greiner den aufwendigen Prozess, mit dem der Umzug der bisherigen Daten in die heiße Phase tritt. Warum 41? „Wir haben bis zu diesem Zeitpunkt 40 vollständige Migrationsläufe absolviert, anhand derer wir den Umzug der Daten in das neue System getestet haben.“ Wie umfangreich das Vorhaben ist, zeigen die Datenmengen, die im neuen System verankert werden müssen. „Es dauert alleine viereinhalb Tage, um alle Daten in das neue System zu transportieren. Wir sprechen hier von rund 14 Millionen Datensätzen, die nicht nur an der richtigen Stelle platziert werden müssen; das muss auch technisch fehlerfrei und inhaltlich korrekt sein“, so Greiner.

Nach weiteren Prüfungen und Qualitätssicherungsschritten fällt am 21. Dezember morgens um 9 Uhr eine wichtige Entscheidung: Basierend auf den Prüfprotokollen, die insgesamt rund 260 Positionen mit zahlreichen Unterpunkten umfassen, wird der Migrationsvorgang bewertet. Sollte es dabei zu Problemen gekommen sein, werden – auch an den Feiertagen – zusätzliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angefordert, um durch einen weiteren Migrationslauf den Zeitplan zu sichern.

Treten keine größeren Probleme auf, folgt nahtlos die nächste Phase: „Wir leiten dann eine zweite Prüfphase ein, um die Funktionalitäten von WueStudy mit den migrierten Daten abschließend zu testen“, so Richard Greiner. Über den Erfolg dieser Prüfungen wird am 3. Januar nachmittags wieder anhand von umfangreichen Prüfprotokollen entschieden. „Anschließend erfolgen Anpassungen an Schnittstellen und Freischaltprozesse, bis Studierende und Mitarbeitende das neue System dann am 7. Januar ab 8 Uhr benutzen können.“

Studiengang im Mittelpunkt

Dort finden sich die größten Neuerungen für Studierende in Übersicht und Organisation ihrer Studiengänge. Denn anders als in SB@Home steht in WueStudy der Studiengang im Mittelpunkt. „Im neuen Studienplaner erkennen die Studierenden direkt, welche Veranstaltungen sie belegen und welche Leistungen sie  erbringen müssen, um das Studium erfolgreich zu absolvieren“, sagt Richard Greiner. Dazu wurde laut Greiner auch das Vorlesungsverzeichnis komplett neu strukturiert: „Es wird statt nach Fakultäten zukünftig nach Studiengängen geordnet sein.“   

Videos: Erstanwender berichten, Hilfestellung wird geboten

Um auf den neuen Studienplaner hinzuweisen, haben sich die Macher etwas Besonderes einfallen lassen: Ein animierter Film übermittelt die Botschaft „mit WueStudy gut organisiert durch das Studium“. Augenzwinkernd und in Video-Spiel-Optik verfolgt der Film den Weg eines Studierenden durch das „Labyrinth“ Universität: von der Immatrikulation bis zum Abschluss – stets angeleitet von WueStudy!

Weitere Videos im Kanal der Universität auf Youtube geben Statements von Erstanwendern und aus dem Projektteam von WueStudy wieder. Im aktuellsten Filmbeitrag ist es Markus Klingen, Leiter des Dekanats der Philosophischen Fakultät, der sich sehr zufrieden mit dem neuen System zeigt: "Alle Fakultäten konnten ihre spezifischen Bedürfnisse einbringen." Zudem brachte das Projekt andere positive Aspekte mit sich: "Persönlich bin ich der Meinung, dass uns die Arbeit in der Projektgruppe über WueStudy hinaus organisatorisch zusammengebracht hat."

Wer es dann inhaltlich genau mag, dem stehen auf der Wuestudy-Webseite rund 50 Erklär-Videos zur Verfügung, die alle wichtigen Funktionen der neuen Campus-Management-Software vorstellen.

Jörg Fuchs