Bewahren und entwickeln
05.10.2021Nach einer coronabedingten Pause geht die Serie über die Zentralverwaltung der Universität Würzburg weiter. Diesmal steht das „Servicezentrum Bau, Liegenschaften, Körperschaftsvermögen“ im Mittelpunkt.
„Unsere Arbeit befasst sich mit den Flächen, Gebäude und Räumen der JMU – und allem, was nötig ist, um diese in einem funktionsfähigen Zustand bereitzustellen“, so Sabine Wehrmann, die das Servicezentrum (Abteilung 5) leitet. Die rund 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der vier Referate sorgen dafür, dass große Baumaßnahmen umgesetzt werden, kümmern sich um das kaufmännische Gebäudemanagement, verwalten das Körperschaftsvermögen – zu dem beispielsweise der universitätseigene Forst gehört – und haben das Flächenmanagement der JMU im Blick.
Planen und bauen am Campus Hubland Nord
Planung und Umsetzung großer Baumaßnahmen sind ein Schwerpunkt der Arbeit des Servicezentrums und bilden die Grundlage der Standortentwicklung der Universität. „Momentan sind Bauvorhaben in einer Größenordnung von 233 Millionen Euro in fortgeschrittener Planung oder Ausführung, darin ist zum Beispiel die Mensasanierung ein großes Paket. In Vorbereitung sind Maßnahmen von weiteren 127 Millionen Euro“, beschreibt Wehrmann den Umfang momentaner Bautätigkeiten.
Zentrum der baulichen Weiterentwicklung ist der 40 Hektar große Campus Hubland Nord mit seinem vielfältigen Entwicklungspotenzial. Die Bauplanungen dort stehen unter dem Leitmotiv des „integrativen Gesamtcampus“. Das soll die Zersplitterung von Standorten beenden und diese auf dem Campus zusammenführen.
„Wir sind in der glücklichen Lage, ein großes Gelände umfangreich gestalten und mit Leben füllen zu können“, unterstreicht die Abteilungsleiterin. „Die nachbarschaftliche Ansiedlung verschiedener Forschungsrichtungen soll Synergien schaffen und eine interdisziplinäre Vernetzung und Weiterentwicklung von Forschungsschwerpunkten ermöglichen“. Einige neue Gebäude sind bereits entstanden wie die Mensateria. Neu hinzu kommt das „Zentrum für Philologie und Digitalität (ZPD)“, das seit April 2020 im Bau ist und den Bogen zwischen Geisteswissenschaften und Informatik schlägt. Eine weitere wichtige Keimzelle der Entwicklungen auf dem Campus Hubland Nord ist die Spitzenforschung im Bereich der Künstlichen Intelligenz, die im Rahmen der bayerischen High-Tech-Agenda gefördert wird.
Gemeinsam mit der Stadt Würzburg wurde für das Hublandareal Nord ein städtebaulicher Rahmenplan als Grundlage für die nachgeordneten Flächennutzungs- und Bebauungspläne entwickelt. Ziel ist es, dem Konversionsbereich Hubland von der Planung bis zu Gestaltung ein stimmiges Gesamtbild zu geben.
Neben der Planung und Umsetzung großer Baumaßnahmen kümmert sich das Servicezentrum in einem eigenen Referat um das Kaufmännische Gebäudemanagement. Hier werden die Verträge zur Medienversorgung (Strom, Gas, Wasser, Wärme) und -entsorgung aller Liegenschaften der Universität ebenso zentral vorbereitet und abgewickelt wie zahlreiche weitere Liefer- und Dienstleistungsverträge im Rahmen der Gebäudebewirtschaftung (Wartungen, technische Prüfungen, Reinigung, Telekommunikation, Postwesen, Fuhrpark).
Darin integriert sind ebenfalls die zentrale Poststelle und Registratur am Sanderring sowie der technische Dienst und die Hausverwaltung für die Universitätsgebäude im Innenstadtbereich.
Ein traditionsreiches Erbe bewahren
Das Referat Körperschaftsangelegenheiten verwaltet neben den Finanzanlagen der Universität und verschiedenen Stiftungen, Nachlässen und Fonds insbesondere auch diejenigen universitätseigenen Immobilien und Liegenschaften, die nicht, wie beispielsweise die Alte Universität oder die Neue Universität am Sanderring, unmittelbar für den Lehr- und Forschungsbetrieb genutzt werden. Hierzu zählen der Universitätsforst, zwei verpachtete landwirtschaftliche Güter, Wohnimmobilien und das universitäre Gästehaus, das ohne staatliche Zuschüsse betrieben wird. Werden bei der Bauplanung die Weichen für die Zukunft gestellt, bewahrt man hier unter anderem das traditionsreiche Erbe der Universität.
„Einige der heutigen Liegenschaft und Flächen gehen noch auf die Zeit der Zweitgründung der Universität im Jahr 1582 durch Julius Echter zurück. Damals konnte sich die Universität nicht durch Steuermittel finanzieren“, erläutert Sabine Wehrmann. Um Stabilität und eine sichere Zukunft zu gewährleisten, stattete der Fürstbischof die Universität mit weitreichenden Besitztümern und Ländereien aus. So existieren aus vergangenen Jahrhunderten heute noch der 2.300 Hektar große Universitätsforst mit dem Universitäts-Forstamt, die landwirtschaftlichen Güter und mehrere Kirchen. Erträge aus diesem nicht staatlich genutzten Vermögen dienen zu dessen Unterhalt, Überschüsse fließen der Universität für ihre Aufgaben zu. „Wir sind stolz darauf, dieses Erbe – das selbst viele Mitarbeitende und Studierende nicht kennen – zu bewahren und aus eigener Kraft erhalten zu können.“
Das Referat Flächenmanagement schließlich verwaltet die Raumressourcen – und beschäftigt sich unter anderem mit der Frage, wo neue Lehrstühle angesiedelt werden und wie Räumlichkeiten zugewiesen werden. Maßgeblich engagieren sich die Beschäftigten des Referats auch dort, wo Einrichtungen nicht im vorhandenen Gebäudebestand unterkommen können, sondern in Anmietungen untergebracht werden müssen, wie es aktuell teils auch bei der Unterbringung neuer Lehrstühle im Rahmen der High-Tech Agenda der Fall ist. Zu den weiteren Aufgaben zählen die Vergabe und Vermietung von Räumen innerhalb der Universität für Veranstaltungen – auch für Dritte. Zusätzlich unterstützen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats die Organisation von Veranstaltungen der Universitätsleitung.
Abwechslungsreich und vielfältig
„Die Anforderungen, um unsere Raumressourcen sachgerecht und effizient anbieten zu können, sind in den letzten Jahren enorm angestiegen“, beschreibt Sabine Wehrmann. Vor allem durch die Entwicklung des Campus Hubland Nord sind die Aufgaben der Abteilung hinsichtlich des Flächenvolumens und der Gebäudezahl stark gewachsen. „Gerade im Bereich des kaufmännischen Gebäudemanagements haben die rechtlichen, wirtschaftlichen und finanziellen Rahmenbedingungen Dynamiken bisher ungekannten Ausmaßes angenommen – die sich bislang in der Personalsituation unserer Abteilung leider nicht überall widerspiegeln.“
Das fest angestellte Fachpersonal weist einen breiten fachlichen Hintergrund und unterschiedliche Qualifikationen auf – von handwerklichen und kaufmännischen Berufen bis zu klassischen Verwaltungsbeamtinnen und -beamten. Um den stetig steigenden und komplexer werdenden Anforderungen im baulichen Bereich Rechnung zu tragen, verstärken drei Architektinnen das Team.
Auch Studierende der JMU können die vielfältigen Aufgaben des Servicezentrums kennenlernen – aktuell auch vor dem Hintergrund der Corona-Krise: Studentische Hilfskräfte haben die Abteilung bei der Erhebung der Raumsituation, bei Begehungen und Belegungsplanungen für einen möglichen Präsenzunterricht tatkräftig unterstützt.
Die zahlreichen Aufgaben sorgen für viel Abwechslung. „Der typische Arbeitstag im Servicezentrum ist dadurch gekennzeichnet, dass es ihn nicht gibt!“, lacht Sabine Wehrmann. „Wir haben stets neue Anforderungen und Herausforderung – rechtlicher, technischer und wirtschaftlicher Art, denen wir uns jeden Tag stellen müssen. Und auf die wir schnell und effizient reagieren müssen. Ich bin sehr stolz darauf, dass uns das in nicht wenigen Fällen auch gelingt.“
Bei großen und langfristigen Baumaßnahmen gibt es immer wieder Situationen, auf die kurzfristig und flexibel reagiert werden muss. Dann laufen in der Abteilung die Telefone heiß. „Stellen Sie sich die folgende Situation vor: Wir haben bei einem seit langem geplanten Gebäude einen Wechsel auf einem Lehrstuhl: Der neue Lehrstuhlinhaber, und damit künftige Nutzer, hat besondere Anforderungen an das Gebäude – hier gilt es, umgehend abzuklären, inwieweit diese unter den gesetzten Rahmenbedingungen realisiert werden können. Kommunikation ist das A und O, um die unterschiedlichen Wünsche und Anforderungen zusammenzubringen. Letztlich wollen wir – auch vor dem Hintergrund personeller und fachlicher Veränderungen – zu einem Bauwerk gelangen, das für alle das bietet, was sie sich erwartet haben.“
Verteilte Aufgaben und viele Partner
Das Servicezentrum ist vor allem für die großen Bautätigkeiten zuständig. Kleinere Baumaßnahmen, und Bauunterhaltsmaßnahmen sind bei der Finanzabteilung angesiedelt – wobei es naturgemäß viele Schnittstellen gibt, die zu einer engen Zusammenarbeit beider Abteilungen führen.
Der Grund für diese Aufteilung liegt darin, dass kleinere Baumaßnahmen wie der Bauunterhalt, aus dem eigenen Finanzbudget der Universität finanziert werden – und diese Mittel bei der Finanzabteilung liegen. Anders ist das bei den großen Baumaßnahmen: Hier werden Mittel in der Regel von den Ministerien zur Verfügung gestellt, die an die staatliche Bauverwaltung fließen – und auch dort verausgabt werden.
Neben der Finanzabteilung kooperiert die Bauabteilung mit vielen weiteren Partnern innerhalb und außerhalb der Universität: „Im Rahmen des Gebäude- und Flächenmanagements stehen wir in häufigem Kontakt mit dem ‚Servicezentrum Technischer Betrieb‘. Auch der Arbeits- und Umweltschutz spielt bei vielen unserer Themen eine große Rolle.“
Außerhalb der Universität zählt das staatliche Bauamt zu einem Hauptansprechpartner der Abteilung, denn große Bauvorhaben werden planerisch durch die staatliche Bauverwaltung abgewickelt. „Wir selbst vergeben keine Aufträge in diesem Bereich, sondern führen die reine Projektsteuerung durch. Wir sorgen also dafür, dass die Universität, die Geld gebende Seite, wie das Ministerium, und die ausführende Baubehörde, also das staatliche Bauamt, reibungslos zusammenarbeiten können“, so Wehrmann.
Weiterer Kooperationspartner im Flächenmanagement ist der landeseigene Staatsbetrieb „Immobilien Freistaat Bayern“, der ressortübergreifend für die Verwaltung staatlichen Immobilienbesitzes (u.a. Erwerb, Veräußerung, Miet- und Pachtverträge) zuständig ist.
Ideen von Forschung und Lehre in Beton und Stein umformen
Nicht nur Corona wirft die Frage auf, wie zukünftiges Arbeiten in der Universität aussehen soll – sowohl für Studierende als auch Beschäftigte. „Wie entwickeln sich Anforderungen von Forschung und Lehre, Studium und Arbeit – diese Frage müssen wir in Beton und Stein ‚umformulieren‘“, so Sabine Wehrmann. „Brauchen wir weiterhin klassische Büros? Benötigen wir mehr oder andere Lernflächen? Wie gestalten wir Begegnungsorte?“
Im Hinblick auf umfangreiche und teure Bauvorhaben, die mehrere Jahre dauern und sich nicht so einfach revidieren lassen, müssen solche Fragen frühzeitig und detailliert geklärt werden. Mit Corona ist ein Faktor hinzugekommen, der, über die Universität hinaus, Einfluss auf die Arbeitswelt haben wird. An neuen Herausforderungen wird es dem Servicezentrum Bau, Liegenschaften, Körperschaftsvermögen daher auch in Zukunft nicht mangeln.
Die Verwaltungsserie
Man kennt, grüßt und unterhält sich. Doch was die Kollegen in der anderen Abteilung den ganzen Tag machen, weiß man oft nicht voneinander. Das ändert sich nun: In unregelmäßigen Abständen stellen wir hier die Arbeit einer Abteilung der Zentralverwaltung vor.
Teil 3: Justiziariat und Wahlamt
Teil 4: Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement
