Bunte Truppe für Veränderung

Jedes Jahr müssen alle Fakultäten einen Lehrbericht verfassen. Die Basisdaten wie die Anzahl der Studierenden oder der Absolventen bekommen sie aufbereitet vom Referat A.3. Die Fakultäten beschreiben dann auf dieser Grundlage die Entwicklung von Studium und Lehre im vergangenen Jahr. Das klingt auf den ersten Blick nach viel Bürokratie.

Doch ein regelmäßiges Monitoring hilft, an Problemen und Weiterentwicklungen dran zu bleiben und Fortschritte zu erkennen – dieser Nutzen ist aus Sicht der Fakultäten durchaus hilfreich. Und auch das Referat A.3 der Julius-Maximilians-Universität Würzburg (JMU) „Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement“ profitiert davon. Denn: Es ist unter anderem zuständig für die Organisation der Auditierung, Weiterentwicklung und Neueinführung von Studiengängen. Um die dafür benötigten Daten, Informationen und Unterlagen nicht extra zusammentragen zu müssen, laufen dort deshalb die Fäden des Qualitätsmanagement-Systems wieder zusammen.

Daneben gibt das Referat Fakultäten beispielsweise Unterstützung bei der Akkreditierung oder Re-Akkreditierung von Studiengängen. „Bei der Akkreditierung geht es um Details, da kann man nicht verlangen, dass die Fakultäten alle Vorgaben kennen müssen“, erklärt Anette Köster, Leiterin von A.3. „Wir sagen: ‚Das ist Ihre Akkreditierung und unser Service‘“, erklärt Christof Clausing, Mitarbeiter in A.3.

Unterstützung bei Projekten

Zudem unterstützt das Referat eine Vielzahl kleinerer und größerer Projekte an der JMU, wie beispielsweise den Qualitätspakt Lehre. „Dafür sind wir Service- und Ansprechpartner“, erklärt Köster. „Wer immer Veränderungen oder ein Projekt angehen beziehungsweise Prozesse analysieren möchte, bekommt bei uns Hilfe.“ Dafür bietet das Referat zwei Wege an: „Wenn beispielsweise jemand eine Maßnahme durchführen möchte, dann können wir entweder Hilfe zur Selbsthilfe geben, indem wir Tipps, Vorlagen und Handreichungen sowie unsere Erfahrung zur Verfügung stellen. Oder wir kommen zum Projekt dazu und führen es zusammen mit den Zuständigen durch“, erklärt Clausing das Vorgehen. „Von außen schauen wir ganz anders auf die Dinge, denn alle Beteiligten sind ja zwangsläufig parteiisch“, sagt die Referatsleiterin. „Eigentlich sind wir eine interne externe Unternehmensberatung und begleiten jegliche Art von Veränderungen“, ergänzt Clausing.

Auch A.3 verändert sich: Seit Mitte November 2018 ist das WueStudy-Team unter der Leitung von Daniel Hartmann in A.3 angesiedelt. Zuvor hat das Referat die Einführung der Software unterstützt. „Die Umstellung war erfolgreich, jetzt steht die Betreuung der Benutzer im Vordergrund“, sagt Hartmann. In Zukunft werde es immer wieder Erweiterungen der Funktionen geben, die bestehende Routinen betreffen. Dann seien Kompetenzen der Organisationsentwicklung gefragt, die dabei helfen, neue Rollen, Regeln und Prozesse abzustimmen und einzuführen.

Tiefer Einblick in andere Bereiche der Uni

Wenn Vorgehensweisen und Verantwortlichkeiten unklar oder gänzlich ungeregelt sind, kommt es auch mal zu Konflikten. „Wenn zum Beispiel die Zuständigkeiten nicht klar sind, es also Unstimmigkeiten gibt, die Strukturen oder die Organisation von Arbeit betreffen, dann können wir helfen “, erklärt Köster.

Das Identifizieren von Problemen und die Entwicklung von Lösungen gehören zur täglichen Arbeit des Referats. „Im Bereich der Organisationsentwicklung beginnt die Arbeit häufig mit einer neutralen Analyse der Situation aus unterschiedlichen Perspektiven“, erklärt Clausing. Danach würden Lösungen gesucht. Köster und ihr Team haben deshalb bei Projekten und Evaluationen oft tiefen Einblick in empfindliche Themen. „Wenn es ans Eingemachte geht, sind wir auf das Vertrauen der Betroffenen angewiesen und dem müssen wir gerecht werden“, erklärt die Referatsleiterin.

Drei große Bereiche – Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung und Campusmanagement – muss das Referat abdecken, und das über alle Einheiten der JMU hinweg. Zwangsläufig brauchen die Mitarbeitenden des Referats großes Wissen vom Aufbau und den Abläufen an der JMU. Deshalb findet sich auch kein klassisches Berufsprofil in A.3: „Wir sind eine bunte Truppe von Altertumswissenschaftlern, Soziologen, Politologen, Informatikern, Juristen, Verwaltungsleuten und einigen mehr“, sagt Köster.

Diese Bereiche bedeuten aber auch viel Arbeit: „Wir arbeiten bei vielem im Hintergrund mit, das kann man von außen meist gar nicht sehen“, erklärt Köster. Doch das sei auch gar nicht entscheidend. „Uns ist nicht wichtig, dass irgendwo steht, ‚das hat A.3 gemacht‘. Maßgeblich ist für uns, dass die Beteiligten sich mit ihrem Vorhaben identifizieren und sagen ‚das haben wir geschafft‘“. Im Grunde könnte man sagen, A.3 sorgt dafür, sagt Köster, „dass das Verbesserungspotenzial, das bereits erkannt wurde, nicht ungenutzt in der Schublade verschwindet.“

Die Verwaltungsserie

Man kennt, grüßt und unterhält sich. Doch was die Kollegen in der anderen Abteilung den ganzen Tag machen, weiß man oft nicht voneinander. Das ändert sich nun: Einmal im Monat stellen wir hier die Arbeit einer Abteilung der Zentralverwaltung vor.

Teil 1:  Technischer Betrieb

Teil 2:  Universitätsarchiv

Teil 3:  Justiziariat und Wahlamt

Kontakt

Dr. Anette Köster, Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement, T.: +49 931 31-85451, qualitaetsmanagement@uni-wuerzburg.de