Das Kanzlerbüro: Das freundliche Gesicht des Kanzlers
05.04.2022Organisation ist das halbe Leben: Teil 11 der Serie über die Zentralverwaltung gewährt Einblicke in den Arbeitsalltag des Teams hinter Kanzler Uwe Klug.
Sobald man die Räume des Kanzlerbüros betritt, merkt man den Stimmungsunterschied: während vor der Tür die typische hektische Uniatmosphäre vorherrscht, gibt es hier trotz straffem Zeitplan immer auch Zeit für Lachen und Freundlichkeit. Und das liegt an den Mitarbeitenden ebenso wie am Chef. Dr. Uwe Klug, Beatrix Kötzner, Elke Hartmann und Alexej Holzmann sind ein eingespieltes Team, das seine gesamte Aufmerksamkeit der Universität schenkt.
Das Vorzimmer
Wer einen Termin bei Dr. Uwe Klug will, der muss zuerst an ihr vorbei: Beatrix Kötzner ist seit fünfzehn Jahren die feste Größe im Vorzimmer des Kanzlers und ihre Hauptaufgabe ist es, ihm den Rücken freizuhalten. Ihr erster Gang am frühen Morgen ist es deshalb, sich einen Überblick über seine Termine zu verschaffen und den Posteingang zu checken, um die Herausforderungen für den Tag im Blick zu haben. “Ich manage seinen Tag, damit er sich den Inhalten widmen kann”, beschreibt sie ihre Tätigkeit.
Am wichtigsten ist es für sie, genau zu wissen, was die aktuellen Prioritäten ihres Chefs sind, das kann sich täglich mehrfach ändern. „Wir stehen in ständigem Austausch, denn sein Tag ist sehr dynamisch und meiner dementsprechend auch“, erzählt sie. Langweilig wird ihr nie.
Zu ihren Aufgaben gehört es auch, diverse Gremien, Arbeits- und Steuerungskreise sowie Kanzlertagungen vor- und nachzubearbeiten. Außerdem gilt es, die unzähligen täglichen Anfragen per Telefon oder E-Mail abzuarbeiten.
Das Kanzlerbüro ist Dienstleister
Beatrix Kötzner ist außerdem zuständig für Dienstleistungsverträge und ist Ansprechpartnerin bei Fragen zu Berufungs- und Bleibeverhandlungen. Außerdem plant und organisiert sie die monatlichen Sitzungen der Universitätsleitung mit der Studierendenvertretung.
Sie freut sich über die Sinnhaftigkeit ihrer Aufgaben: „Hier werden junge Menschen auf ihre Aufgaben in der Gesellschaft vorbereitet und ich bin ein Teil davon“, begeistert sie sich.
Das Wichtigste für Beatrix Kötzner ist es, gut vernetzt zu sein. „Ich sehe mich, beziehungsweise uns alle im Kanzlerbüro als Dienstleister,“ so ihr Fazit.
Vom Glasbläser bis zum Trauerfall
Wenn Beatrix Kötzner Urlaub macht, ist Elke Hartmann ihre Vertretung. Sie ist zuständig für die Aktualisierung des Verwaltungs-ABC, das „Wikipedia für die Universität“, und des Geschäftsverteilungsplans.
Auch Termine, Veranstaltungsorganisation und die Ausstellung von Urkunden rund um Ernennung, Verbeamtung, dienstliche Beurteilungen und Dienstjubiläen fallen in ihren Aufgabenbereich. „Vom Hausmeister bis zum Glasbläser gibt es an der Universität viele unterschiedliche Berufsbilder,“ erklärt sie.
Auch wer sich im Rahmen kleinerer Bauangelegenheiten an das Kanzlerbüro wendet, wird von Elke Hartmann betreut - von der Terminierung über die Einladungen bis zur Veranstaltungsorganisation. „Die Arbeit macht jeden Tag Freude, weil sie so vielfältig ist. Von allem ist etwas dabei“, sagt sie. Und dann gibt es noch die vielen Kartengrüße des Kanzlers, zu schönen, aber auch traurigen Anlässen.
Vom Bauen und Corona
Auch der Dritte im Team, Alexej Holzmann, der Referent im Kanzlerbüro, fühlt sich sehr wohl in seinem Bereich. Er erarbeitet Vorlageberichte, Stellungnahmen und Entscheidungsvorschläge für den Kanzler und begleitet ihn zu Terminen. Durch seine Vorbildung als Master of Arts im Immobilienmanagement koordiniert er abteilungs- und behördenübergreifend die Entscheidungsfindungen bei Fragestellungen im Bau- und Flächenmanagement und bereitet diese Themen für den Kanzler auf.
Außerdem ist er für die Gremienarbeit im Bereich Studienzuschüsse zuständig und begleitet das Beschlussverfahren der Kommission für Verteilung und Verwendung der Mittel.
Als Referent bestimmt jedoch vor allem der Alltag des Kanzlers seine täglichen Aufgaben. Der typische Tag beginnt mit der Frage „Welche Sitzungen hat der Kanzler und welche Informationen braucht er dafür?“ Aufgrund der hohen Dynamik im Alltag des Kanzlers vergeht auch selten ein Tag ohne kurzfristige neue Fragestellungen.
Corona bestimmt seit zwei Jahren den Alltag
Seit März 2020 bestimmt jedoch primär ein anderes Thema seinen Alltag: Corona. Als Ansprechpartner für das örtliche Gesundheitsamt und durch die enge Zusammenarbeit mit der Stabsstelle Arbeits-, Gesundheits-, Tier- und Umweltschutz sowie dem Präsidialbüro arbeitet Alexej Holzmann mit an den Beschlussvorlagen für die Corona-Task-Force und ist für die Umsetzung der Infektionsschutzmaßnahmen der Universität mitverantwortlich. Hierzu gehören die zahlreichen Anpassungen im Infektionsschutzkonzept, die Kontaktnachverfolgung über die App UniNow oder die gemeinsam mit dem Gesundheitsschutz zu beantwortenden E-Mail-Anfragen rund um Corona.
„Auch wenn das Pandemiegeschehen für das Miteinander und vor allem auch für die Studierenden viele Einschränkungen mit sich brachte, so habe ich als ‚Corona-Ansprechpartner‘ in sehr kurzer Zeit viele Bereiche innerhalb der Universität kennengelernt,“ erklärt er.
Mit einem Augenzwinkern beschreibt er, was den Alltag des Kanzlers und des Kanzlerbüros ausmacht: „Zusätzlich zum Tagesgeschäft ist es unsere Aufgabe, viele dringende Vorgänge im Arbeitstag des Kanzlers zu platzieren. Und zum Dringenden kommen dann noch ‚eilige‘ und ‚sehr eilig Postmappen‘ dazu. Es ist wirklich interessant, wie viele Abstufungen von eilig es in unserer Universität gibt.“
Die Verwaltungsserie
Man kennt, grüßt und unterhält sich. Doch was die Kolleginnen und Kollegen in der anderen Abteilung den ganzen Tag machen, weiß man oft nicht. Das ändert sich mit dieser Serie: In unregelmäßigen Abständen stellt einBLICK die Arbeit in der Zentralverwaltung vor.
Teil 3: Justiziariat und Wahlamt
Teil 4: Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement
Teil 6: Servicezentrum Studierende (Teil 1)
Teil 7: Servicezentrum Studierende (Teil 2)
Teil 8: Servicezentrum Bau, Liegenschaften, Körperschaftsvermögen
