Die Brücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit
24.09.2019Seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter begleiten Studierende von der Einschreibung bis hin zur Exmatrikulation. In Teil 6 unserer Serie über die Zentralverwaltung gibt es einen Einblick in das „Servicezentrum Studierende“.
Eine moderne Universität benötigt eine leistungsstarke und flexible Verwaltung, um den reibungslosen Studienbetrieb zu gewährleisten und Arbeitsabläufe der einzelnen Abteilungen zu gestalten. Aber hier enden ihre Aufgaben nicht: Sie muss zukünftige Entwicklungen frühzeitig erkennen und in ihre Planungen miteinbeziehen.
„Verwaltung“ wird im Volksmund häufig mit negativen Eigenschaften belegt: langsam sei sie, unflexibel, unbeweglich. „Aber das Gegenteil ist bei uns der Fall“, betont Dr. Stefan Vorderobermeier, der an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg (JMU) das „Servicezentrum Studierende“ mit seinen verschiedenen Referaten – der Studierendenkanzlei, dem Prüfungsamt und der Studienberatung – leitet. „Solche Einschätzungen gründen sich oft darauf, dass den Außenstehenden die vielfältigen Aufgaben und Tätigkeitsfelder von Verwaltungsstellen meist zu wenig bekannt sind“, vermutet er.
Beim „Servicezentrum Studierende“ der Universität Würzburg stehen, neben vielen weiteren Aufgabenbereichen, vor allem die Belange der Studierenden im Mittelpunkt. Und dort gibt es einiges zu tun. Denn an der JMU sind zurzeit über 28.000 Studentinnen und Studenten eingeschrieben – und es werden jährlich mehr!
Begleiter einer Studierendenbiographie: Die Studierendenkanzlei
„Unsere Aufgabe verbinden viele zunächst mit der Immatrikulation, denn oft machen Studieninteressierte und zukünftige Studierende ihre ersten Erfahrungen mit der Uni-Verwaltung durch unsere Studierendenkanzlei“, schildert Stefan Vorderobermeier. „Sie ist für alle Verwaltungsaufgaben zuständig, die sich mit Aufnahme und Durchführung des Studiums befassen“, führt der Leiter dieses Referats, Thomas Frisch, weiter aus. „Wir begleiten Studierende von der Einschreibung bis hin zur Exmatrikulation – und sind nahe an den ‚Studienbiographien‘ unserer Eingeschriebenen.“
Vor einer erfolgreichen Einschreibung gibt es allerdings viel zu erledigen. Das ist für die Bewerberinnen und Bewerber, dank Online-Bewerbungs- und Einschreibungsverfahren, oft gar nicht zu erkennen: „Wir werden in kurzer Zeit mit einer sehr großen Anzahl an Vorgängen konfrontiert, denn die Zeiträume der Einschreibungen orientieren sich in der Regel an den Semesterzeiten und Studienplatzvoraussetzungen.“ So gingen vor dem letzten Wintersemester rund 6.000 Immatrikulationsanträge durch die Hände der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Referats. „Dabei müssen wir zeitnah und gründlich arbeiten, um trotz der aufwendigen Prüfung der verschieden rechtlichen Voraussetzungen einen rechtzeitigen Studienbeginn zu gewährleisten, erläutert Thomas Frisch. Das umfasst unter anderem die Prüfung der Hochschulzugangsberechtigung und der fachlichen Studienberechtigung sowie den Vollzug der Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung.
Bei zulassungsbeschränkten Studiengängen sind zudem in eng gesteckten Zeitrahmen mehrere Zehntausend Bewerbungen im Jahr in den verschiedenen Verfahren zu bearbeiten. „Dadurch erhalten wir viele Dokumente, bei denen wir in kurzer Zeit klären müssen, ob sie für ein Studium an einer deutschen Hochschule qualifizieren. Gelegentlich müssen wir auch zusätzliche Informationen dazu einholen – was den Aufwand in die Höhe treibt.“ das gilt vor allem auch bei den beruflichen Qualifikationen.
„Die verschiedenen – und auch wechselnden – Anforderungen des Bayerischen Hochschulzulassungsgesetzes, Bayerischen Hochschulgesetzes sowie diverser weiterer Verordnungen, der Lehramtsprüfungsordnung, von Bologna-Vorgaben sowie spezifischen Anforderungen der einzelnen Studiengänge unter einen Hut zu bringen, ist eine besonders große Herausforderung, zu deren Lösung wir viel Zeit investieren“ müssen, beschreibt Thomas Frisch.
Vom Erstsemester zum Masterstudium
Neben der Immatrikulation der zukünftigen Erstsemester unterstützt die Studierendenkanzlei die Koordination der Zulassungen für Masterstudiengänge, die Platzvergabe bei zulassungsbeschränkten Masterstudiengängen, die Betreuung von Studienplatzwechslern und die Bewilligung von Urlaubssemestern. Darüber hinaus ist jedes Semester die Rückmeldung der bereits immatrikulierten Studierenden abzuwickeln, die damit Ihre Mitgliedschaft an der Hochschule für ein weiteres Semester verlängern.
Studierende, die ein Stipendium erhalten, fallen in bestimmten Bereichen ebenfalls in den Verwaltungsbereich der Studierendenkanzlei. Dazu kommen Einschreibungen von Seniorenstudierenden, Gaststudierenden sowie die Verwaltung der rund 800 Lehrbeauftragten.
„Diese zusätzlichen Tätigkeiten und der damit verbundene Aufwand werden von außen oft nicht wahrgenommen“, erläutert Thomas Frisch. „Und damit endet unser Aufgabenbereich immer noch nicht: Wir kümmern uns beispielsweise im Auftrag des Studentenwerkes auch um den Einzug der Studentenwerkbeiträge und des Beitrages für das Semesterticket sowie um die Abrechnung und Weiterleitung der Einnahmen an das Studentenwerk.
Neben den eigentlichen Studierendendaten müssen nach den Vorgaben des Hochschulstatistikgesetzes noch zusätzliche Statistikdaten erhoben und jedes Semester anonymisiert aufbereitet und an das Bayerische Landesamt für Statistik übermittelt werden. Zudem fließen diese anonymisierten Daten auch in das interne Berichtswesen und werden damit hochschulweit verfügbar.
Verwaltung – vielfältig wie das Studium
So vielfältig wie die Studieninteressierten und Studierenden der JMU sind auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des „Servicezentrums Studierende“: „Unsere Kolleginnen und Kollegen haben, vor allem im Bereich der Studienberatung, viele Ausbildungs- und Studienhintergründe. Daher sind sie nicht nur fachlich qualifiziert, sondern sie können sich auch in die ganz unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Kundinnen und Kunden hineinversetzen“, freut sich Stefan Vorderobermeier.
In der Studierendenkanzlei findet man auch viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit einem Hintergrund aus dem Bereich Informationstechnologie. Die Planung und Integration von IT-Strukturen dient dazu, Verwaltung fit für die kommenden Aufgaben zu machen. Bestes Beispiel ist die Einführung der Softwareplattform WueStudy, die das neue „Betriebssystem“ der JMU darstellt und von der Studierenden und Mitarbeitende gleichermaßen profitieren.
Mit den Vorteilen der Innovationen gehen aber auch neue Herausforderungen einher: „Das bedeutet neben den neuen Möglichkeiten auch eine Umstellung von Gewohnheiten und Schulungen. Die Einarbeitung in neue Software erledigen unsere Kolleginnen und Kollegen ganz selbstverständlich – zusätzlich zu ihren tagtäglichen Aufgaben“, betont der Leiter der Serviceeinheit. „Wir entwickeln laufend Ideen und Prozesse, die uns die Arbeit erleichtern und die das Studium komfortabler gestalten können, wie zum Beispiel die stärkere Integration elektronischer Verfahren“, betont Stefan Vorderobermeier. „Und einiges davon können und müssen wir in Eigenregie stemmen. Aber nicht in jeder Verwaltungseinheit laufen die Uhren gleich schnell.“ Denn viele Arbeitsschritte, dazu zählen vor allem Datenaustauschverfahren mit Stellen außerhalb der Universität, bleiben aufwendig und zeitintensiv.
Weitere Aufgaben des Servicezentrums Studierende stehen im Mittelpunkt eines weiteren Artikels, der am kommenden Dienstag, 1. Oktober, erscheint. Dann geht es vor allem um die Beratung und das Prüfungswesen.
Die Verwaltungsserie
Man kennt, grüßt und unterhält sich. Doch was die Kollegen in der anderen Abteilung den ganzen Tag machen, weiß man oft nicht voneinander. Das ändert sich nun: In unregelmäßigen Abständen stellen wir hier die Arbeit einer Abteilung der Zentralverwaltung vor.
