Ein großer Schritt in die digitale Zukunft

15.10.2019

Die Digitalisierung stellt auch die bayerischen Universitätsarchive vor große Herausforderungen. In einem neuen Projekt soll jetzt die Grundlage für das Archiv der Zukunft geschaffen werden.

Die Zeiten, in denen Akten in Papierform vorlagen, gehen ihrem Ende entgegen. Wie digitale Akten dauerhaft archiviert werden können, steht im Fokus eines Projekts, an dem auch die JMU beteiligt ist. (Bild: Mareile Mansky / Universität Würzburg)

Investition in die Infrastruktur: Das Bayerische Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst hat eine Anschubfinanzierung für den Aufbau eines digitalen Magazins für die bayerischen Universitätsarchive bewilligt. Für die zweijährige Projektphase stehen 700.000 Euro für die Grundlegung einer zentralen Infrastruktur für die digitale Langzeitarchivierung zur Verfügung. Neben der nötigen Hard- und Software werden 2,5 Stellen für den Aufbau des Digitalen Archivmagazins finanziert. Zeitgleich konnten sich alle teilnehmenden Universitätsarchive auf die Vereinheitlichung der Archivinformationssysteme einigen.

Federführend beteiligt an diesem Projekt ist Dr. Marcus Holtz, Leiter des Archivs der Julius-Maximilians-Universität Würzburg, in seiner Funktion als Vorsitzender des Arbeitskreises der Universitätsarchive in Bayern. „Die jetzt bewilligte Anschubfinanzierung bedeutet für uns einen Riesenschritt in Richtung Digitalisierung“, begrüßt Holtz die Zusage des Ministeriums.

Übergang vom Papier zu elektronischen Daten

Personal-, Finanz- und Bauakten, die Unterlagen über Rechtsfälle, die Akten der Studierenden: Diese – und sehr viel mehr Unterlagen – werden von den Universitätsarchiven aufbewahrt und verwaltet. Demzufolge stellt sie die zunehmende Digitalisierung der Informations- und Verwaltungsabläufe vor große Herausforderungen.

„Bislang haben wir von den Dienststellen, Einrichtungen und Gremien in erster Linie Akten in Papierform erhalten“, sagt Marcus Holtz. In den vergangenen Jahren seien jedoch vermehrt digitale Unterlagen dazu gekommen. Und wie die papierenen Akten müssen auch die elektronischen Daten übernommen, bewertet, erschlossen und gemäß den einschlägigen fachlichen Normen dauerhaft erhalten und verfügbar gemacht werden.

Bayernweite Kooperation

Zur Bewältigung dieser Herausforderung arbeiten nun die Archive sämtlicher staatlicher Universitäten in Bayern sowie der Akademie der Bildenden Künste in München in einem Verbund zusammen. Dieser Rahmen ermöglicht es den Experten, Synergien zu nutzen, von Erfahrungswerten gemeinsam zu profitieren und insbesondere auch finanzielle Ressourcen sparsam einzusetzen. Gemeinsam bauen sie eine Infrastruktur auf, um digitale Unterlagen dauerhaft zu speichern und ihre zeitlich unbegrenzte Verfügbarkeit sicherzustellen.

Technisch wird das Vorhaben vom Rechenzentrum der Universität Regensburg unterstützt. Dort wird die zentrale Installation des Digitalen Magazins erfolgen. Die Rechenzentren der Unis in Würzburg und Erlangen-Nürnberg werden die Sicherung der gespeicherten Daten übernehmen. Zum Einsatz kommt dabei eine spezielle Software, die von den Landesarchivverwaltungen Baden-Württembergs, Bayerns und Hessens gemeinsam entwickelt wurde.

„Mit der Infrastruktur, die wir nun aufbauen werden, ist eine wesentliche Voraussetzung geschaffen, um auch weiterhin den im Bayerischen Archivgesetz formulierten Auftrag zu einer authentischen, rechtssicheren und möglichst dichten Überlieferung zur Entwicklung der bayerischen Universitäten erfüllen zu können“, ist sich Holtz sicher.