Ein System für viele Aufgaben
13.11.2018Noch knapp sechs Wochen, dann wird das Campus-Managament-System SB@Home abgeschaltet. Drei Wochen später geht Wuestudy an den Start. Wichtige Angelegenheiten sollten bis Mitte Dezember erledigt sein.
Am 14. Dezember 2018 um 17.00 Uhr nachmittags endet die Ära der Campus-Management-Software „SB@Home“ an der Universität Würzburg. An diesem Tag wird das System, das in Teilen schon über fünfzehn Jahre im Einsatz war, endgültig abgeschaltet. Am 7. Januar 2019 um 8.00 Uhr werden die Studierenden, Lehrenden und Angestellten an der Uni Würzburg vom neuen „WueStudy“ begrüßt.
Neues Aussehen, neue Möglichkeiten
Viele Angebote, die WueStudy bereithält, kennen Nutzerinnen und Nutzer bereits aus SB@Home. Dazu zählen beispielsweise die Prüfungsanmeldung, das Vorlesungsverzeichnis, die Suche nach Veranstaltungen, die Rückmeldung inklusive Behandlung des Semesterbeitrags sowie die Ausstellung von Immatrikulationsbescheinigungen, Leistungsübersichten und anderen Bescheinigungen.
„Bereits beim ersten Kontakt mit WueStudy fällt auf, dass die Funktionen nun stärker vereinheitlicht sind, als es bei SB@Home der Fall war. Sie besitzen auch ein neues ‚Look & Feel‘, das sich auf mobilen Geräten benutzen lässt“, erläutert Dr. Richard Greiner vom Institut für Mathematik, der die Einführung des neuen Systems leitet. „Dazu kommen grundlegend neue Funktionen, die die Planung und Verwaltung des Studiums stark vereinfachen.“
Studium im Mittelpunkt – dank „Studienplaner“
Die größten Veränderungen für Studierende finden sich in der Übersicht des eigenen Studiengangs. Bei SB@Home mussten Nutzerinnen und Nutzer den Überblick über ihr Studium sowie die Studienplanung selbst im Auge behalten. Hintergrundwissen war erforderlich, welche Veranstaltungen dazu zu belegen und welche Prüfungen zu absolvieren sind. In SB@Home selbst war das nicht erkenntlich, und gerade bei den vielen an der Universität Würzburg existierenden Prüfungsordnungen konnte schnell etwas falsch gemacht werden.
Der neue „Studienplaner“ von WueStudy stellt das Studium umfassend dar. So zeigt er jedem Studenten und jeder Studentin direkt, welche Module zum eigenen Studium gehören, welche Veranstaltungen für ein Modul benötigt werden und wie es um die dazugehörigen Prüfungen bestellt ist. „In SB@Home war der eigene Studiengang im Grunde unsichtbar“, erläutert Richard Greiner die Unterschiede der Programme. „WueStudy hingegen stellt den Studiengang in die Mitte und hilft den Studierenden ganz konkret dabei, ihr Studium zu absolvieren.“
Hilfe von zentraler Stelle
Damit die ersten Schritte mit der neuen Campussoftware reibungslos verlaufen, gibt es zur Einführung von WueStudy ein breit gefächertes Schulungs- und Unterstützungsangebot: „Studierende und Lehrpersonal, die direkt in das System eintauchen wollen, können auf viele Erklärvideos zugreifen. Darin erklären wir Schritt für Schritt wichtige Funktionen, wie zum Beispiel die Prüfungsanmeldung“, erläutert Richard Greiner. Zusätzlich gibt es Gruppenschulungen und Handbücher für diejenigen in den Fakultäten und der Verwaltung, die mehr mit dem Campusmanagement zu tun haben. Auch für die Fachschaften bietet das WueStudy-Team Vorbereitungskurse an, sodass diese bei Fragen von Studierenden helfen können.
Falls trotz der verbesserten Übersichtlichkeit und den vielen selbsterklärenden Funktionen doch einmal Fragen offenbleiben, gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Hilfe zu bekommen: Die zentrale WueStudy-Webseite bietet neben den Erklärvideos und einem FAQ-Teil hilfreiche Links und informiert über Neuigkeiten und Termine. Mehr als 25 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen außerdem im Telefonservice der JMU unter der Telefonnummer (0931) 318 318-3 und der E-Mail-Adresse wuestudy@uni-wuerzburg.de für Fragen rund um WueStudy bereit.
System im Winterschlaf
Bevor Studierende, Angestellte und Lehrende der Universität Würzburg in den Genuss des neuen Systems kommen, müssen die rund 14 Millionen Datensätze aus SB@Home ausgewertet und in der Struktur von WueStudy verankert werden. Außerdem sind zahlreiche Umbauarbeiten und abschließende Testungen notwendig. Dazu wird SB@Home am 14. Dezember 2018 um 17.00 Uhr komplett abgeschaltet. Weder Studierende noch Lehrpersonal oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung können in den darauffolgenden drei Wochen auf die Daten zugreifen. Anträge, Bescheide, Anmeldungen oder Buchungsvorgänge können nicht abgerufen oder durchgeführt werden. Lehrende können keine Leistungen verbuchen oder Veranstaltungen managen.
Auch die Verwaltung der Universität hat in dieser Zeit keinerlei Zugriff auf SB@Home. Alle Studien- und Prüfungsangelegenheiten sowie zur Vorlage bei Behörden, Stipendiengebern oder Versicherungen benötigte Bescheinigungen müssen deshalb unbedingt vor dem 14. Dezember 2018, am besten schon Anfang Dezember, erledigt sein – andernfalls muss man sich bis zum Start von WueStudy am 7. Januar 2019 gedulden. Laufende Bewerbungsverfahren, der E-Mail-Versand und die E-Learning-Plattform WueCampus sind von der Umstellung nicht betroffen.
