Mehr Zeit für Luna

12.09.2017

Ungewöhnliche Aufgabe für Studierende der Wirtschaftsinformatik: Sie haben beim Verein „Tierschutzprojekt Italien“ eine neue Verwaltungssoftware eingeführt.

Hündin Luna und ihr Frauchen Claudia Klaas vom Verein „Tierschutzprojekt Italien“ bedanken sich bei (von links) Professor Axel Winkelmann, Amelie Niederreiter, Michael Ebinger und David Julian Hornung für die neue Verwaltungssoftware. (Foto: Universität Würzburg)

Luna kam in Apulien zur Welt, und lange Zeit ging es ihr gar nicht gut. „Sie lebte in einem vermüllten Zwinger“, erzählt ihr Frauchen Claudia Klaas, „da lag sie an einer zwei Meter langen Kette.“ Klaas setzt sich im Würzburger Verein „Tierschutzprojekt Italien“ für Hunde wie Luna ein. Seit kurzem tut sie das wesentlich effizienter: Studierende des Lehrstuhls für BWL und Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg haben bei dem Verein eine maßgeschneiderte Verwaltungssoftware eingeführt.

Das geschah im Rahmen einer ungewöhnlichen Bachelorarbeit. „Normalerweise kooperieren wir mit Firmen“, erklärt Professor Axel Winkelmann, Inhaber des Lehrstuhls für BWL und Wirtschaftsinformatik. Doch warum nicht mal ausprobieren, wie die Zusammenarbeit mit einer gemeinnützigen Organisation klappt?

Als sein wissenschaftlicher Mitarbeiter David Julian Hornung vorschlug, einen Bachelor-Studenten mit der Einführung einer Verwaltungssoftware beim „Tierschutzprojekt Italien“ zu beauftragen, willigte Winkelmann sofort ein. Mit Michael Ebinger fand sich ein Student, den die Sache reizte: „Ich wollte etwas machen, das nicht nur für die Uni war.“

Student tauchte in eine fremde Welt ein

Ebinger hatte bis dato noch nie mit Hunden, Vereinen oder Tierschutz zu tun gehabt. Thematisch tauchte er also in eine ihm völlig fremde Welt ein. Bei einem Abendessen ließ er sich vom Vorstand des Tierschutzprojekts informieren, welche Verwaltungsarbeiten routinemäßig anfallen und wie sie bewältigt werden.

Zum einen müssen die Mitglieder gemanagt werden, so Ebinger: „Das geschah bislang manuell über eine Excel-Tabelle.“ Menschen, die ihre Mitgliedschaft gekündigt hatten, wurden aus der Tabelle gestrichen. Andere kamen neu dazu. Je länger es den Verein gab, umso schwieriger wurde es, den Überblick zu behalten.

Das Thema „Spenden“ macht weitere Verwaltungsakte erforderlich. Schließlich müssen zahlreiche Daten der Straßenhunde erfasst werden. Genau das hatte bisher nicht gut funktioniert, erfuhr Ebinger. Die Profile der Hunde waren zum Beispiel nur über die Homepage einsehbar. „Kam eine Anfrage nach einem besonders kinderlieben Hund herein, musste ich alle Profile nach dieser Eigenschaft durchschauen“, schildert Claudia Klaas.

Heute sieht sie auf einen Blick, welche Hunde vermittelt werden können. Wie sie heißen, wie alt sie sind, welches Geschlecht sie haben, wie groß sie sind und welche Charaktereigenschaften sie aufweisen. Auch die Nummer des eingepflanzten Chips ist problemlos abrufbar. Klaas kann im neuen System auch gezielt nach Hündinnen, Rüden oder Junghunden suchen.

Am Anfang wurden alle Prozesse analysiert

Um die Vereinsverwaltung zu vereinfachen, musste Student Michael Ebinger zuerst alle anfallenden Prozesse unter die Lupe nehmen. Er bewertete sie, analysierte ihre Schwachstellen und konzipierte am Ende neue Abläufe. Im nächsten Schritt ging der 24-Jährige auf die Suche nach einer passenden Software.

Ziel war es, die Verwaltungsabläufe durch eine kostengünstige Lösung effizienter zu machen. Schließlich sollen die Spendengelder möglichst vollständig den Hunden zu Gute kommen. Außerdem sollte die Software technisch auf dem Content-Management-System WordPress aufbauen, das der Verein schon verwendet. Ebinger schaute sich nach verschiedenen Lösungen um. Schließlich schlug er dem Vorstand des Vereins die freie Software CiviCRM vor.

Online-Handbuch und Video als Ergänzung

Nach der Implementierung stellte sich heraus, dass es für die Ehrenamtlichen gar nicht so einfach war, mit der neuen Software umzugehen. Hier half Amelie Niederreiter weiter. Im Rahmen eines Softwarepraktikums entwickelte die Bachelorstudentin ein Online-Handbuch für den Verein. Das wurde durch ein Video ergänzt: „Darin wird zum Beispiel erklärt, wie man eine Rundmail schreibt.“

„Das neue System macht die Arbeit tatsächlich effizienter“, bestätigt Klaas, die im Durchschnitt täglich ein bis zwei Stunden in die Vereinsarbeit investiert. Das tut sie neben ihrem Job als Leiterin der Grundschule Burkardroth. Und dann ist da auch noch Luna, die Spaziergänge, Pflege und Streicheleinheiten braucht. Zeit ist für Klaas also ein rares Gut. Doch immer mehr Zeit wurde notwendig, um die Vereinsarbeit zu stemmen: „Im Jahr 2016 haben wir 28 Hunde vermittelt, heuer sind es bereits 30.“ Eine Software, die Zeit spart, wurde für den Verein essenziell.

Wertvoll: Umgang mit Wirtschaftsinformatik-Laien

Amelie Niederreiter und Michael Ebinger lernten durch das Projekt, mit Menschen zusammenzuarbeiten, für die Wirtschaftsinformatik Neuland ist. Das war nicht immer einfach. Doch genau von dieser Erfahrung werden sie später im Berufsleben profitieren.

Bis dahin dauert es jedoch noch eine Weile. Amelie Niederreiter entschied sich, nach ihrem Bachelorstudium in Marburg Wirtschaftsinformatik auf Master zu studieren. Michael Ebinger ist es gelungen, einen Wirtschaftsinformatik-Masterplatz in Würzburg zu ergattern.