Mit Zahlen gestalten

Bei den insgesamt vier Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Referats laufen Kennzahlen, Daten und Statistiken zusammen, die unterschiedliche Aspekte von Forschung, Lehre und Verwaltung an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg (JMU) abbilden. Dazu gehören Studierendenzahlen ebenso wie Studienverlaufsübersichten, Auslandsaufenthalte, Anzahl und Art der Abschlüsse sowie Daten zum wissenschaftlichen Personal aller Laufbahngruppen – und viele mehr! Auch aus der Verwaltung fließen dem Referat Informationen zu, beispielsweise Anzahl und Ausstattung der IT-Geräte, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der JMU zur Verfügung stehen.

Prüfen, informieren, gestalten – vom Nutzen der Zahlen

„Wir erheben und verwerten diese Daten allerdings nicht zum Selbstzweck“, unterstreicht Dr. Volker Latussek, der das Referat seit dem Jahr 2012 leitet, „sondern nicht zuletzt aufgrund von Vorgaben des deutschen Hochschulstatistikgesetzes und von Lieferpflichten an die Europäische Union“.

Die gesammelten Informationen sollen unter anderem dabei helfen, zukünftige Entwicklungen in Forschung, Lehre und Wissenschaft besser einzuschätzen zu können und den Erfolg bisheriger Maßnahmen zu messen. Zusätzlich dienen sie beispielhaft zur Kapazitäts- und Finanzplanung, der Qualitätssicherung in der universitären Lehre, der Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses sowie der Chancengleichheit.

„Möchten sich Bayerischer Landtag oder der Bayerische Oberste Rechnungshof beispielsweise über Ziel- und Ausbauzahlen, die Einhaltung von Nachhaltigkeitsvereinbarungen oder die IT-Ausstattung an der Universität informieren, erhalten sie die relevanten Daten von unserem Referat“, so der Referatsleiter.

Auch Anfragen anderer Organisationen oder der Presse, die beispielsweise von der Pressestelle der Universität entgegengenommen und beantwortet werden, lassen sich mit Daten und Zahlen des Referats A.1 untermauern.

Wohin die Daten fließen

Dazu erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Informationen, Zahlen und Statistiken aus unterschiedlichen Quellen, etwa direkt von den zahlreichen universitären Einrichtungen. Zahlen zu Studierenden stammen aus dem zentralen Campusmanagementsystem WueStudy, Personal- und Finanzdaten können aus dem universitären SAP-ERP entnommen werden. Hier verantwortet das Referat das Organisationsmanagement. Finanz- und Haushaltsdaten spielen bei der dem Referat zugeordneten Internen Revision oder zu Prüfungszwecken des Bayerischen Obersten Rechnungshofes eine wesentliche Rolle, von der Einzelbelegprüfung bis zur Organisationsanalyse.

Um den Jahreswechsel herum wird es im Referat A.1 besonders betriebsam: „Jedes Jahr, stets mit Stand 1. Dezember, stellen wir dem Statistischen Landesamt die im Rahmen des Hochschulgesetzes angeforderte Daten zur Verfügung“, erläutert Volker Latussek. Für die bayerischen Hochschulen ist dabei die Dienststelle in Schweinfurt zuständig, von dort fließen die Daten an das Statistische Bundesamt. Jedes Jahr stellt das Referat A.1 so mehr als 100.000 Datensätze zur Auswertung bereit.

Mehr als Zahlenverwaltung

Dabei sehen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Referats nicht bloß als Zahlenverwalter: „Wir bilden in vielen Bereichen eine Schnittstelle zwischen der Forschung, der Verwaltung und Dritten, die mit unseren Zahlen arbeiten“, erläutert Volker Latussek. „Wir leben in einer Zeit, in der der Wissenschaftsbetrieb eine immer stärkere Dynamik entwickelt, die aufseiten der Universitäten eine hohe Anpassungsbereitschaft in Forschung, Lehre und Verwaltung erfordert. Mit fundierten Daten können wir diese Dynamiken darstellen und dadurch Verständnis für Änderungsbedarf und neue Entwicklungen wecken.“ Anhand der Daten können auch verschiedene Finanzierungs- und Kapazitäts-Szenarien simuliert werden, was Fakultäten bei der Planung von Studiengängen hilft.

Auch für die Verteilung von Geldern sind die Daten, die im Referat A.1 zusammenfließen, von großer Bedeutung: So lassen sich hiermit Verteilungsmodelle zum Leben erwecken und zum Beispiel zusammen mit bundesweiten Vergleichswerten den Fakultäten und der Universitätsleitung für eine leistungs- und belastungsbezogene Mittelverteilung angeboten werden.

Neben der täglichen Arbeit ist das Referat A.1 auch immer wieder in Projekte eingebunden. Dazu zählte beispielsweise die Entwicklung eines Kerndatensatzes zur Beschreibung der Erfolge in der Gleichstellung oder die Umsetzung des seit 2019 in Kraft getretenen Zukunftsvertrag Studium und Lehre stärken des Bundes und der Länder, der den bis dahin existierenden Hochschulpakt 2020 abgelöst hat. „Unser Referat arbeitet unter anderem daran, die Systematiken bisher gültiger Vereinbarungen in die Anforderungen des neuen Vertrags zu überführen“, erläutert Volker Latussek die Herausforderungen dieses Projekts. „Damit unterstützen wir die Universitätsleitung dabei, die Fakultäten im zunehmenden Wettbewerb in den Wissenschaften weiter attraktiv zu gestalten und die zukünftige Nachfrage nach Lehr- und Forschungskapazitäten zu ermitteln.“

Die Daten der Zukunft

Im Jahr 2012 hat der promovierte Physiker die Leitung des Referats übernommen und es reorganisiert: „Um effizient und fokussiert arbeiten zu können, wurden damals fachferne Bereiche ausgegliedert“, erinnert sich Volker Latussek. Heute arbeiten im Referat ein Betriebs- und ein Volkswirt sowie eine Informatikerin.

Für die Zukunft sieht er eine weiter zunehmende Bedeutung von Kennzahlen in Forschung, Lehre und Verwaltung sowie ein Anwachsen der Datenmengen. „Daher wollen wir auch in Zukunft den Umgang mit Daten möglichst schlau und effizient organisieren.“

Dazu ist eine stärkere Integration von Mitarbeiter- und Studierendendaten sowie Finanzdaten notwendig – beispielsweise in einem zentralen Data-Warehouse, mit speziellen Werkzeugen zur Analyse großer Datenmengen und Schnittstellen für den externen Zugriff auf die bereitgestellten Informationen.

Die Verwaltungsserie

Man kennt, grüßt und unterhält sich. Doch was die Kollegen in der anderen Abteilung den ganzen Tag machen, weiß man oft nicht voneinander. Das ändert sich mit dieser Serie: In unregelmäßigen Abständen stellt die Pressestelle hier die Arbeit einer Abteilung der Zentralverwaltung vor.

Teil 1:  Technischer Betrieb

Teil 2:  Universitätsarchiv

Teil 3:  Justiziariat und Wahlamt

Teil 4: Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement

Teil 5: Alumni

Teil 6: Servicezentrum Studierende (Teil 1)

Teil 7: Servicezentrum Studierende (Teil 2)

Teil 8: „Servicezentrum Bau, Liegenschaften, Körperschaftsvermögen“