Neues „Betriebssystem“ für die Uni

Über mehr als zehn Jahre hinweg haben Studierende, Lehrende und Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter an der Uni Würzburg mit SB@Home Studiengänge organisiert, Leistungen verwaltet und Dienste abgerufen. Am 14. Dezember wird die Software in den Ruhestand geschickt – und am 7. Januar 2019 durch das neue System „WueStudy“ ersetzt.

„Im Kern ist SB@Home beinahe 20 Jahre alt“, erklärt Dr. Richard Greiner vom Institut für Mathematik, der die Einführung der neuen Campusmanagement-Software leitet. „Das ist ein überaus langer Lebenszyklus für Software. Versuchen Sie heute, eine Textverarbeitung oder ein Zeichenprogramm von vor 15 oder 20 Jahren zu installieren – wahrscheinlich können Sie nicht einmal mehr die Datenträger von damals benutzen.“

Am Abend des 14. Dezember 2018 wird bei SB@Home endgültig der Stecker gezogen. Anschließend fällt das Campusmanagement-System für drei Wochen in einen Winterschlaf. Wichtig: In dieser Zeit können Studierende, Lehrende und Angestellte der Uni Würzburg nicht auf ihre bei SB@Home gespeicherten Daten zugreifen. Notwendige Dokumente und Informationen, die zum Beispiel für einen Bafög-Antrag gebraucht werden, sollten daher vor dem Abschalten des Systems am 14. Dezember auf den heimischen Rechner heruntergeladen werden.

Wenn das Campusmanagement-Projektteam am 7. Januar 2019 die Computersysteme hochfährt, sind alle Daten wieder vorhanden – und Studierende, Lehrende und Angestellte der Universität werden von einer neuen Campusmanagement-Software begrüßt – „WueStudy“ ist da!

Leicht verspätet – viel verbessert

Eigentlich sollte WueStudy schon im Januar 2018 eingeführt werden. „Im Grunde waren wir mit dem System damals schon recht zufrieden“, erklärt Richard Greiner. „Aber im Bereich der Notenberechnung und  Zeugniserstellung waren wir am Ende mit den Prüfergebnissen nicht zufrieden. Weil bei einer Komplettumstellung die Kette nur so stark ist wie ihr schwächstes Glied, haben wir uns dafür entschieden, keinen Kompromiss einzugehen.“

Was zunächst wie ein Rückschlag klingt, hat auch viele Vorteile: „Wir konnten gerade im Bereich der Notenberechnung umfassend testen und die Datenlage bereinigen. Außerdem hatten wir die Möglichkeit, die Software auf die neueste Version upzudaten, was einige Verbesserungen in den vorgesehenen Funktionalitäten bringt.“

Die Mammutaufgabe des Datenumzugs verdeutlicht Richard Greiner mit einem Zahlenbeispiel: „Wir migrieren rund 14 Millionen Datensätze in das neue System und üben das inzwischen im wöchentlichen Rhythmus. Bei den letzten Testmigrationen kamen wir auf nur etwa 6.000 Fehlermeldungen – das ist ein exzellenter Wert.“

Den Studiengang im Blick

Das größte Augenmerk richtete WueStudy auf die zentrale Darstellung des Studiengangs. Hier unterscheidet es sich grundlegend vom alten System: „Mit WueStudy wird der gesamte akademische Lebenslauf unserer Studierenden übersichtlich abgebildet“, erläutert die Vizepräsidentin der Universität für Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung, Professorin Andrea Szczesny. „Die Zusammenhänge von Studium und Modulen, Vorlesungen und Prüfungen werden für Studierende, Lehrende, Prüferinnen und Prüfer nun direkt sichtbar!

„Das neue System ist zeitgemäß und erlaubt auch die Benutzung von mobilen Endgeräten aus“, verspricht der Kanzler der Universität Würzburg, Dr. Uwe Klug. „Wir erschließen uns zahlreiche Verbesserungen und öffnen mit WueStudy die Tür für zukünftige Erweiterungen, die im alten System nicht mehr machbar gewesen wären.“

Unterstützung für Benutzer

Damit der Wechsel auf das neue Campusmanagement reibungslos vonstattengeht, begleitet ein breit gefächertes Schulungs- und Unterstützungsangebot die Startphase. „Nutzen Sie diese guten und hilfreichen Angebote!“, ermuntert Andrea Szczesny die zukünftigen Nutzerinnen und Nutzer.

Die Handgriffe, an die man sich in SB@Home über die Jahre gewöhnt hat, sollen auch bald in WueStudy perfekt sitzen. Sollte einmal etwas schiefgehen, unterstützt der WueCampus-Support alle Benutzerinnen und Benutzer per Hotline (0931 318 318 3) und E-Mail (wuestudy@uni-wuerzburg.de). Informationen zur Umstellung und zum Schulungsangebot findet man auf der WueStudy-Webseite.

Alles in allem blickt die Universitätsleitung zuversichtlich auf die Einführung des neuen Campus-Management-Systems: „Wir erhalten mit WueStudy ein leistungsstarkes und zukunftsfähiges System“, betont Uwe Klug.