Tablet statt Terminmappe

Seit Herbst 2021 führt die Universität Würzburg das Dokumentenmanagement-System WueDMS schrittweise in der Zentralverwaltung ein. WueDMS dient neben der Digitalisierung der Aktenführung auch der verstärkten Einführung digitaler Abläufe.

Letzteres zeigt sich aktuell in den Büros des Präsidenten und des Kanzlers: Diese haben die Einführung von WueDMS abgeschlossen und arbeiten nun mit diesem System. Dadurch konnte der erste große übergreifende Standardprozess in WueDMS etabliert und umgesetzt werden.

Das Verfahren

Der Name dieses Standardprozesses ist ein wenig sperrig: „Behandlung von Eingangspost externer Absender mit Kenntnisnahme durch den Kanzler und den Präsidenten: Posteingang, Ablage und Verteilung mit WueDMS“. Mit seiner Einführung wird der Umgang mit eingehenden Schreiben, die über den Kanzler oder Präsidenten in die Zentralverwaltung gehen, neu geregelt. Im Rahmen eines vollständig digitalen Prozesses werden nun Dokumente im WueDMS-System abgelegt, bearbeitet und an die zuständige Fachabteilung zugestellt.

Konkret sieht das so aus: Eingangspost, die nicht zwingend in Schriftform vorliegen muss, wird in sogenannte Posteingangsvorgänge abgelegt. Präsident und Kanzler bekommen die Schreiben ebenfalls über WueDMS zur Kenntnis und können sie dort bearbeiten. Zusätzlich steht das digitale Dokument von Anfang an der Fachabteilung zur Verfügung, welche es aktenplangemäß in WueDMS ablegt und die weitere Bearbeitung durchführt.

Für die Abteilungen der Zentralverwaltung, die WueDMS noch nicht eingeführt haben, bietet die Registratur aktuell noch den Service, dass diese eine Kopie der eingegangenen Schreiben per E-Mail erhalten. Sobald diese Abteilungen dann Zugriff zum WueDMS-Produktivsystem besitzen, erhalten sie automatisch Zugriff auf die Originale.

Vorteile des Verfahrens

Das neue Verfahren verspricht einen deutlichen Mehrwert für die Universität: Die frühestmögliche Ablage der Dokumente in WueDMS erhöht die Revisionssicherheit. Vermerke von Präsident und Kanzler erfolgen unveränderbar direkt am Dokument und bleiben dauerhaft erhalten.

Eingehende Post erreicht ihre Adressaten unmittelbarer, da die Laufwege der Hauspost und eventuelle Liegezeiten vermieden werden. Dokumente, die bereits digital eingehen, müssen nicht mehr ausgedruckt werden. Auch die Abstimmung mit weiteren Beteiligten kann ebenso effizient erfolgen.

Das neue Verfahren bringt die Umstellung der individuellen Routinen mit sich, so auch für den Kanzler der Universität, Dr. Uwe Klug: „WueDMS betrifft nicht nur einzelne Bereiche, sondern verbindet vorerst die gesamte Zentralverwaltung. Dies erfordert eine gute, motivierte Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Akteuren. Auch ich muss mich von nun an umstellen. Das Kanzlerbüro war eines der ersten Einführungsprojekte und ist nun in den ersten Standardprozess involviert. Zukünftig will ich – anstelle von Terminmappen – eher mit Laptop oder Tablet bei Besprechungen erscheinen.“

Die Digitalisierung erleichtert es für den Präsidenten und den Kanzler außerdem, den Posteingang auch von anderen Arbeitsorten, beispielweise bei Dienstreisen, zu bearbeiten und im Blick zu behalten.

Verbesserungen der Prozesse bleiben ein Schwerpunkt

Die Einführung des Standardprozesses erfolgt gemäß der agilen Prinzipien, die sich das WueDMS-Projekt auf die Fahnen geschrieben hat. Nach einer Konzeptionsphase wird der Prozess in die Praxis umgesetzt und dabei eng durch die WueDMS-Projektgruppe begleitet. Die Praxiserfahrungen und Vorschläge der Beteiligten sollen zügig ausgewertet und Prozessverbesserungen schnell umgesetzt werden.

Prozessverbesserung und -beschleunigung bleiben ein Schwerpunkt in der Digitalisierung der Zentralverwaltung. Wenn im Sommer dieses Jahres die Einführungsphase von WueDMS abgeschlossen wird, werden die abteilungsübergreifenden Abläufe stärker in den Fokus genommen. Dazu werden die Erfahrungen aus dem Start der „Kanzler- und Präsidentenpost“ in die Entwicklung weiterer Verfahren beispielsweise zu Postein- und -ausgang oder digitalen Freigabeprozessen einfließen.