Uni Würzburg führt digitale Studierendenakte ein

Seit Herbst 2021 nutzt die Universität Würzburg das Dokumentenmanagement-System WueDMS in der Zentralverwaltung. WueDMS dient neben der Digitalisierung der Aktenführung auch der verstärkten Einführung digitaler Abläufe. Nun folgt mit der digitalen Studierendenakte (WueDiSA) ein weiterer wichtiger Meilenstein in der digitalen Transformation der Universität.

Seit dem 15. Januar 2025 werden alle relevanten Unterlagen zu Bewerbungen und Einschreibungen für die Studiengänge der Universität Würzburg ausschließlich digital über das Campusmanagementsystem WueStudy eingereicht. Dabei werden die eingereichten Unterlagen digital und ohne Medienbruch bearbeitet. Die Prozesse der Bewerbungen und Einschreibungen wurden mit der Einführung der Studierendenakte vollständig digitalisiert. Auch Anträge auf Fachwechsel, Doppelstudium oder Beurlaubung werden nun digital bearbeitet.

Erleichterungen vor allem für internationale Studierende

Der neue digitale Bewerbungs- und Einschreibeprozess vereinfacht insbesondere internationalen Studieninteressierten den Zugang zur Universität. Dank der Umstellung können alle erforderlichen Bewerbungsunterlagen nun bequem online eingereicht und anschließend digital in der Campusmanagement-Software WueStudy bearbeitet werden. Dieser optimierte Prozess spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern steigert auch die Flexibilität für Bewerberinnen und Bewerber aus dem Ausland.

Die Digitalisierung der Abläufe ist ein wichtiger Meilenstein im Rahmen der Internationalisierungsstrategie der JMU. Durch die vereinfachten Prozesse können zukünftig englischsprachige sowie kooperative multinationale Studienangebote deutlich leichter zugänglich gemacht werden. Die Universität reagiert damit auf die wachsende Nachfrage nach international ausgerichteten Studiengängen und verstärkt ihre Position im globalen Hochschulnetzwerk.

Bereits mit der Einführung von WueDMS in der Zentralverwaltung hat das Prüfungswesen einen Großteil der Aktenablage aus dem Bestand sowie das laufende Antrags- und Bescheidwesen in das Dokumentenmanagementsystem übertragen können. Damit wurde frühzeitig ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Verwaltung unternommen. Mit der Bereitstellung von WueDiSA wird nun auch im Prüfungswesen die digitale Studierendenakte verwendet, was eine einheitliche, durchgängige und effiziente Bearbeitung der relevanten Dokumente ermöglicht.

Nachhaltigkeit durch Digitalisierung

Die Umstellung auf die digitale Studierendenakte bringt eine erhebliche Reduktion des Papierverbrauchs mit sich, da keine Unterlagen mehr in Papierform eingereicht werden müssen. Dadurch werden eingespart:

• Einschreibung: Einsparung von 6.200 Anträgen bzw. rund 93.000 Blatt Papier pro Jahr.
   
• Fachwechsel/Doppelstudium: Einsparung von ca. 6.000 Anträgen pro Jahr.
   
• Beurlaubung: Einsparung von ca. 650 Anträgen bzw. 1.300 Blättern pro Jahr.
• Exmatrikulation: Einsparung von ca. 2.000 Anträgen pro Jahr.
• Bewerbungen: Einsparung von ca. 3.600 Anträgen mit durchschnittlich zehn Seiten pro Antrag, also insgesamt 36.000 Blatt Papier pro Jahr).

In der Summe ist mit der Umstellung der digitalen Studierendenakte und der digitalen Bearbeitung der Anträge eine Gesamteinsparung an eingehendem Papier in Höhe von etwa 138.000 Blättern pro Jahr zu rechnen.

Die digitale Studierendenakte wird durch die Integration bestehender Systeme realisiert: Die Campus-Management-Plattform "WueStudy" und das Dokumentenmanagementsystem "WueDMS" arbeiten hierbei nahtlos zusammen. Alle eingereichten Bewerbungs- und Einschreibeunterlagen werden automatisch in einer digitalen Bewerbungs- und Studierendenakte innerhalb von WueDMS gespeichert. Das führende System für die Bearbeitung der Immatrikulationen bleibt weiterhin WueStudy.

Mit der Einführung von WueDiSA geht die Universität Würzburg auch einen weiteren Schritt in Richtung moderner und effizienter Verwaltung. Zunächst arbeiten die Referate 2.2 Studierendenkanzlei, 2.3 Prüfungsamt und das Referat 1.3 Incoming federführend mit der Studierendenakte. Das System ersetzt die bislang papierbasierte Studierendenakte und ermöglicht eine zentrale, digitale Ablage aller relevanten Informationen über den gesamten Studienverlauf hinweg.