WueStudy: Einrichten im neuen System

Exakt 3.333 Tage umfasste die Einführung des neuen „Betriebssystems“ der Julius-Maximilians-Universität (JMU) Würzburg – vom ersten Projekttreffen bis hin zur Inbetriebnahme im Januar 2019. „Das mag sich zunächst lange anhören“, gibt Dr. Richard Greiner vom Institut für Mathematik zu. „Eine Komplettumstellung des gesamten Campusmanagements auf einmal erfordert aber sorgfältige Vorbereitungen und wir haben auch in der ersten Projekthälfte bewusst viel Zeit investiert, um zusammen mit den Fakultäten und der Verwaltung den Verbesserungsbedarf zu analysieren und die Unterstützung durch das neue Campus-Management-System gemeinsam zu planen.“

Greiner hat das Projekt zur Einführung des neuen Campus-Management-Systems (CMS) von Beginn an bis zum erfolgreichen Start geleitet. Nun blickt er überwiegend zufrieden zurück: „Im Laufe der WueStudy-Einführung haben wir uns in Würzburg viel Knowhow und auch eine Vorreiterrolle erarbeitet“, freut sich der Projektleiter. „Andere Universitäten, die ungefähr zur gleichen Zeit angefangen haben, sind jetzt noch nicht fertig und trauen sich auch nur eine schrittweise Umstellung zu. Man interessiert sich sehr dafür, wie wir das geschafft haben.“

Vom Plan zum fertigen Heim

Von den Erfahrungen anderer zu profitieren, ist in einem Projekt dieser Größenordnung durchaus sinnvoll. Denn die Durchführung erfordert einiges an Personal, Ressourcen und Planungsgeschick.

„Stellen Sie sich das ganze Verfahren wie den Bau eines Hauses vor“, rät Greiner. Zunächst macht man sich Gedanken über Funktion und Form des Hauses, trägt die Wünsche der zukünftigen Bewohner zusammen, zeichnet dann Pläne, kalkuliert Aufwand und Kosten. „Dieser Teil unseres Projekts, die sogenannte Organisationsentwicklung, hat fünf der insgesamt neun Jahre beansprucht.“

Dann wird das Fundament gelegt – auf dem anschließend der Rohbau und später der Innenausbau basieren. „Für unser Projekt war dieses die vierjährige Entwicklung der Software und letztlich der Umzug aller Daten.“

Und erst ganz am Ende, wenn alles steht, kommt die Deko. „Und in genau dieser Phase befinden wir uns gerade“, beschreibt Greiner: „Man kann bereits im ‚neuen Heim‘ wohnen. Jetzt hängen wir die Bilder auf und schleifen Ecken und Kanten ab, sodass sich unsere Nutzerinnen und Nutzer auch wohlfühlen“.

Der Vergleich mit dem Hausbau verdeutlicht auch die grundlegende Idee des CMS-Projekts: „Wir wollten unseren Neubau ‚schlüsselfertig‘ übergeben. Andere Universitäten haben ihr neues System Schritt für Schritt, quasi Etage für Etage, eröffnet. Dadurch mussten sich die Nutzenden immer wieder an neue Programmfunktionen und wechselndes Aussehen gewöhnen“, weiß Greiner. „Das wollten wir den Studierenden und Beschäftigten in Würzburg ersparen. Daher haben wir WueStudy erst freigeschaltet, als alle wichtigen Funktionen vollständig vorhanden und geprüft waren.“

Neun Jahre für die heiße Phase

Die heiße Phase der Einführung, also das Kopieren und Verankern der Daten des Vorgängersystems SB@Home in WueStudy, fand in der vorlesungsfreien Zeit über den Jahreswechsel von 2018 auf 2019 statt. Wie bei einem Raketenstart wurden in drei Wochen die einzelnen Arbeitsschritte in einem vorab genau festgelegten Takt nach und nach abgearbeitet – bis WueStudy am 7. Januar 2019 morgens gestartet wurde. „Auf diesen Moment haben wir jahrelang hingearbeitet“, erläutert Greiner, „und die akribischen Vorbereitungen haben sich ausgezahlt: Ohne größere Probleme fanden die Daten ihren Weg in das neue System und waren hinterher korrekt nutzbar“.

„Das war für alle Beteiligten ein großartiger Moment“, erinnert er sich. Allerdings konnten die Projektmitarbeitenden danach die Hände noch nicht in den Schoß legen. Denn nach dem glatten Start folgt nun die Phase der Eingewöhnung der Nutzerinnen und Nutzer. Und hier hakt es hin und wieder noch.

„Einige Geschäftsprozesse wurden zeitgleich mit der WueStudy-Einführung geändert. Das hat dazu geführt, dass sich Studierende und andere Nutzer mitunter an neue Vorgaben und Abläufe gewöhnen müssen. Diese haben zwar ursächlich nichts mit WueStudy zu tun, werden dort aber zuerst sichtbar“, beschreibt Greiner eine mögliche Stolperfalle bei der Benutzung.

Lernen und informieren – der WueStudy-Tag

Um den Nutzerinnen und Nutzern den Umstieg zu erleichtern, hat die Uni Würzburg viele Wege gefunden: Erklärvideos, Telefon- und Mailsupport sowie Schulungen helfen bei Fragen und Problemen. Wer die WueStudy-Mailing-Liste abonniert, erhält per E-Mail Neuigkeiten und wichtige Termine rund um WueStudy. Wer mehr mit WueStudy zu tun hat, sollte sich in die Mailingliste eintragen.

Ganz besonders liegt Greiner der WueStudy-Tag am Herzen. Hier können sich die Kolleginnen und Kollegen, die WueStudy im Unialltag nutzen, untereinander austauschen, Tipps weitergeben, Verbesserungsvorschläge diskutieren und „Best Practices“ im Umgang mit dem neuen System lernen. Beim ersten WueStudy-Tag am 27. Juni hat das auf jeden Fall schon gut geklappt – für den nächsten WueStudy-Tag, der im März 2020 stattfinden soll, wünschen sich die Macher allerdings noch eine größere Beteiligung. Per Rundmail an die WueStudy-Mailingliste werden dazu alle Interessierten eingeladen, sich in lockerer Atmosphäre zu treffen und sich über Neuigkeiten und Hilfestellungen rund um WueStudy zu informieren.

Ein Gemeinschaftserfolg muss gefeiert werden

„Ohne das Engagement und die Zusammenarbeit von vielen Personen quer über die ganze Universität hinweg hätten wir das nicht geschafft“, dessen ist sich Richard Greiner sicher. „Ganz besonders möchte ich mich bei den über 200 Kolleginnen und Kollegen bedanken, die im Projektverlauf mehrfach oder über eine längere Zeit hinweg beteiligt waren. Auf der Abschlussveranstaltung am 17. Juli haben wir das auch gemeinsam gefeiert.“

Auch wenn das CMS-Projekt nun beendet ist, gibt es für das WueStudy-Team unter Leitung von Dr. Daniel Hartmann auch in Zukunft genug zu tun, zum Beispiel bei Software-Updates oder eben beim „Einrichten im neuen Heim“. Das WueStudy-Team hat schon diverse kleinere oder größere Erweiterungswünsche aus den Support-Anfragen herausgelesen und in eine Liste überführt, die jetzt überprüft und abgearbeitet wird.

Aller guten Dinge sind 3(.333)

„Drei Dinge waren es, die die erfolgreiche Einführung von WueStudy erst möglich gemacht haben“, unterstreicht Greiner: „Gemeinsam arbeiten: Die gemeinsame Zusammenarbeit von Fakultäten und Verwaltung hat die Basis für die Umsetzung gelegt. Richtig wünschen: Wir haben klar gemacht, was wir von der neuen Software erwarten – dabei mussten alle betroffenen Gruppen beteiligt werden und sich einigen. Und zuletzt war das Projekt von dem Geist des ‚Wir schaffen das!‘ beflügelt.“

„Zwar wissen wir heute noch nicht, wie die Studienlandschaft in 3.333 Tagen aussehen wird“, bemerkt Greiner abschließend. „aber mit WueStudy haben wir ein Campusmanagement, das den Studien- und Arbeitsalltag an der JMU ganz selbstverständlich in seinem Wandel begleiten wird!“