WueStudy erfolgreich gestartet

05.03.2019

Seit Anfang des Jahres ist das Campus-Management-System WueStudy in Betrieb. Die Erfahrungen aus den ersten Wochen sind überwiegend positiv. Trotzdem gibt es auch weiterhin viel zu tun an dem neuen Programm.

Seit gut zwei Monaten läuft WueStudy; technische Probleme nach dem Wechsel sind ausgeblieben. (Bild: Pressestelle / Universität Würzburg)

Ein vergleichbares Projekt dürfte es in der Geschichte der Julius-Maximilians-Universität Würzburg (JMU) noch nicht gegeben haben: Über gut neun Jahre haben sich die Vorarbeiten erstreckt, unzählige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus Fakultäten und Verwaltung waren darin involviert; drei Wochen Stillstand waren nötig, damit rund 14 Millionen Datensätze störungsfrei kopiert werden konnten; intensive Schulungen hatten zur Vorbereitung stattgefunden, und jede Menge Info-Material stand parat: Der Umstieg vom bisherigen Campus-Management-System auf WueStudy war ein Kraftakt.

Jetzt – gut zwei Monate nach dem Start von WueStudy – steht fest: Der Wechsel ist geglückt. „Es gab keine technischen Probleme, wir sind von Katastrophen verschont geblieben“, berichtet Projektleiter Dr. Richard Greiner. Der Mathematiker hatte sich im Juni 2010 dazu bereit erklärt, die Projektleitung für die Einführung des neuen Campus-Managements zu übernehmen; nur wenige Monate später fand das erste Treffen der neu gegründeten Projektgruppe statt.

Klassischer Support in der Hotline

Sich für Prüfungen anmelden, für das Sommersemester zurückmelden, neue Kurse belegen: Sämtliche, für die vergangenen Wochen typische Aktionen funktionieren bislang reibungslos, so Richard Greiner. Trotzdem sei die Zahl der Anrufe bei der eigens eingerichteten WueStudy-Hotline immer noch hoch, so dass dort immer zwischen fünf und acht Beraterinnen und Berater pro Schicht arbeiten und die Fragen der Nutzerinnen und Nutzer beantworten.

„In der Regel geht es dabei um klassischen Support“, sagt Greiner. Soll heißen: Hilfe, wenn jemand nicht weiter weiß. Nicht selten wenden sich Studierende auch an die Hotline, weil sie ihr Passwort und im schlimmsten Fall sogar ihren Nutzernamen vergessen haben und sich nun nicht anmelden können. Bei all diesen Problemen kann das Team helfen oder auf eines der 50 Erklärvideos verweisen

Feintuning in den ersten Tagen

Ein weitestgehend reibungsloser Umstieg bedeutet natürlich nicht, dass WueStudy schon jetzt perfekt funktioniert. Greiner vergleicht den Systemwechsel mit einem Umzug in ein neues Haus: Ein Umzug bedeutet zwar einen Komfortsprung, trotzdem müssen erst noch Umzugskisten ausgeräumt werden, Möbelstücke aufgestellt und Bilder aufgehängt werden bevor das neue Haus wirklich wohnlich ist. Und vielleicht zeige sich dabei sogar, dass die Esstischlampe doch an einer anderen Stelle aufgehängt werden sollte als zuerst geplant.

Weniger bildlich gesprochen heißt dies beispielsweise: „Es hat sich unter anderem gezeigt, dass Exmatrikulierte in WueStudy Login-Probleme hatten und deshalb ihre Daten nicht mehr abrufen konnten“, berichtet Greiner. Auch hätten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für Prüfungen zuständig sind, die entsprechenden Prüfungszeiträume nicht mehr gesehen. Das allerdings seien Probleme gewesen, die innerhalb weniger Tage gelöst wurden.

Ein ordentliches System ist wichtiger als der Zeitplan

Ursprünglich war der Umstieg von SB@Home auf WueStudy bereits für den Jahreswechsel 2017/18 geplant gewesen. Auch damals war das Campus-Management-System Mitte Dezember abgeschaltet worden. Dann hatten die Verantwortlichen allerdings kurz vor dem Neustart die Reißleine ziehen und den Wechsel abbrechen müssen. „Wir haben in der abschließenden Qualitätssicherung Mängel festgestellt, die wir nach dem Betriebsstart nicht ohne Weiteres hätten beheben können“, erklärt Greiner. Nach den jahrelangen Vorbereitungen sei es nicht leicht gewesen, die Entscheidung zur Verschiebung zu treffen. Jetzt aber ist sich Greiner sicher: „Es war wichtiger, ein ordentliches System abzuliefern als den Zeitplan auf Biegen und Brechen einzuhalten“.

Natürlich sei dadurch der Druck beim zweiten Versuch zum Jahreswechsel 2018/19 deutlich höher gewesen. „Uns war klar: Diesmal muss es funktionieren!“ Gleichzeitig habe die Erfahrung aus den Monaten zuvor gezeigt: „Wir kriegen das hin.“ Denn in der Zwischenzeit hatte das Projektteam in drei Phasen die Mängel behoben, ein Update eingespielt und das umfassende Informations- und Schulungsangebot für alle Nutzer auf den neuesten Stand gebracht.

Rücken frei für Verbesserungen

Der Wechsel zu einem neuen Campus-Management-System in dieser Art und Größenordnung war quasi eine Pioniertat: Während viele andere Hochschulen in Deutschland einen vergleichbaren Systemwechsel teilweise über mehrere Jahre hinweg schrittweise und im laufenden Betrieb durchführen, haben sich die Verantwortlichen an der JMU zu einem Komplettumstieg entschieden – ohne Übergangslösungen, ohne paralleles Arbeiten in zwei Systemen. „Ein gestufter Umstieg über Jahre hinweg frisst viele Ressourcen, die man besser nutzen kann“, sagt Richard Greiner. Die JMU habe dafür jetzt „den Rücken frei für Weiterentwicklungen und Verbesserungen.“

Denn mit dem erfolgreichen Umstieg auf WueStudy ist die Arbeit nicht beendet. Nun geht es darum, das Programm den Erfordernissen der JMU weiter anzupassen. Bereits jetzt liege eine rund 100 Punkte umfassende „Wunschliste“ vor, die nach und nach abgearbeitet werden wird; ein weiteres Update steht ebenfalls demnächst schon an. Richard Greiner jedenfalls ist sich sicher: Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung im Hintergrund wird WueStudy in der Lage sein, der Universität Würzburg in den kommenden Jahrzehnten als leistungsfähiges Campus-Management-System zu dienen.

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