Start des Standardprozesses "Kanzler- und Präsidentenpost" mit WueDMS

Mit dem neu eingeführten Verfahren, der „Behandlung von Eingangspost externer Absender mit Kenntnisnahme durch den Kanzler und den Präsidenten: Posteingang, Ablage und Verteilung mit WueDMS“, werden ab sofort diejenigen Dokumente, die über den Präsidenten oder den Kanzler in die Zentralverwaltung gehen, nun mittels eines digitalen Prozesses in WueDMS abgelegt, bearbeitet und in die Abteilungen zugestellt werden.

Schreiben, welche in Papierform eingehen, versehen Mitarbeitende in der Registratur mit Barcodes und scannen diese ein. Gemeinsam mit den bereits per E-Mail eingehenden Schreiben werden diese in Posteingangsakten abgelegt.

Mittels eines Workflows wird die Verfügung und Kenntnisnahme von Präsident bzw. Kanzler revisionssicher am Dokument gespeichert. Anschließend informiert die Registratur die zuständige Fachabteilung in WueDMS über das Schreiben und die Verfügung.

Bis zur Jahresmitte erhalten diejenigen Abteilungen der ZV, die WueDMS noch einführen, eine Kopie der Schreiben per E-Mail. Diese Übergangslösung ermöglicht es, mit dem Standardprozess bereits jetzt zu starten und nicht auf das Ende der Einführungsprojektphase warten zu müssen.

Das neue Verfahren soll die folgenden Vorteile bieten:

• frühestmögliche Ablage im revisionssicheren DMS
• schneller Zugriff der zuständigen Fachabteilung auf die Dokumente – dies wird künftig bereits vor der Beendigung des Workflows möglich sein
• Beschleunigung des Ablaufs durch die Digitalisierung, denn Präsident und Kanzler können die Workflows ortsunabhängig bearbeiten und die Laufzeiten der Hauspost fallen weg

Die Einführung des Prozesses wird eng begleitet von der WueDMS-Projektgruppe. Insbesondere mit Präsidial- und Kanzlerbüro sowie der Registratur wurden im Vorfeld viele Abstimmungen und Schulungen durchgeführt. Informationen für die Abteilungsleitungen und die ZV erfolgten. Außerdem wurde eine Webseite für den Prozess eingerichtet.

In den folgenden Tagen und Wochen wird das Feedback der beteiligten Organisationseinheiten eingeholt und eine Evaluierung der Praxiserfahrungen mit dem neuen Verfahren durchgeführt. Auf diese Weise können nötige oder sinnvolle Anpassungen schnell identifiziert und umgesetzt werden.

Die Erfahrungen aus diesem Prozessstart werden auch bei den nächsten Standardprozessen einbezogen, die von der WueDMS-Projektgruppe vorbereitet werden. Dort werden aktuell bereits Verfahren für den allgemeinen elektronischen Posteingang und Postausgang vorbereitet. Weitere Themen werden in den nächsten Wochen präzisiert, wenn der Abschluss der Einführungsprojekte in der ZV die Möglichkeit bietet, alle Organisationseinheiten in WueDMS zu erreichen und einzubinden.