Berichte

Archivierungsstragegien für Fachanwendungen insbesondere Datenbanken

Gemeinsame Lösungsansätze der verschiedenen Universitätsarchive

16. Arbeitstreffen am 8. Oktober 2009 im Universitätsarchiv Augsburg

Bereits zum vierten Mal war das Universitätsarchiv Augsburg Veranstaltungsort eines Arbeitstreffens. Nach den Berichten aus den beteiligten Archiven, die den Schwerpunkt der Vormittagssitzung bildeten, standen im Rahmen der Nachmittagssitzung die in den Universitätsverwaltungen eingesetzten Fachanwendungen und ihre archivische Problematik im Mittelpunkt der Gespräche. Als Experte für diese Thematik stand den Teilnehmerinnen und Teilnehmern Herr Oliver Beran, der Leiter des für die Verwaltungs-EDV zuständigen Referats der Zentralverwaltung der Universität Augsburg, zur Verfügung. Ein kurzer Überblick über die in den bayerischen Universitätsverwaltungen eingesetzten Fachanwendungen zeigte so weitgehende Gemeinsamkeiten, dass die Chancen für gemeinsame Lösungsansätze für die Frage der adäquaten Archivierungsstrategie positiv beurteilt wurden. Trotz des von einigen Teilnehmern geäußerten Wunsches, wichtige digitale Unterlagen aus den Fachanwendungen bevorzugt auszudrucken und in Papierform zu archivieren, zeigte sich in der Diskussion rasch, dass diese bewährten Archivierungsstrategien bereits mit den heute üblichen Softwareanwendungen kaum mehr greifen, da es sich bei ihnen in der Regel um relationale Datenbanken handelt, deren Inhalte allenfalls in Form zeitlicher Schnitte überliefert werden können. Die lückenlose Abbildung eines Vorgangs, wie man sie aus der papiergebundenen Aktenführung kennt, ist demgegenüber kaum mehr möglich, da bei einer Änderung von Daten die entsprechenden älteren Informationen einfach überschrieben werden. Demgegenüber bietet die Archivierung der Datenbankinhalte im XML-Format insbesondere die Möglichkeit, die für das Verständnis der Zusammenhänge wichtigen Verknüpfungen zu erhalten.
Einmal mehr wurde den Teilnehmerinnen und Teilnehmern bewusst, welchen tiefgreifenden Wandel des archivarischen Berufsbildes der Einzug der elektronischen Vorgangsbearbeitung in den öffentlichen Verwaltungen heraufbeschwört.

 

Probleme der hybriden Aktenführung

Über den Umgang mit digitalisierten Verwaltungsvorgängen

15. Arbeitstreffen am 26. März 2009 im Universitätsarchiv der LMU München

2008 bezog das Universitätsarchiv der LMU München sein Übergangs-Domizil in München-Freimann. Dies war für Prof. Dr. Hans-Michael Körner als Vorstand des Universitätsarchivs und Dr. Wolfgang Smolka als Leiter des Universitätsarchivs einer der Gründe, die Mitglieder des Arbeitskreises nach 2002 und 2004 erneut nach München zu einem Treffen einzuladen. Entsprechend wurde bereits bei der Begrüßung auf die nicht unerheblichen Nachteile des neuen – aber nach der Vorstellung des Universitätsarchivs nur temporären – Standorts eingegangen, wie etwa die problematischen klimatischen Bedingungen in den Magazinräumen. Dem gegenüber steht u.a. eine bedeutende Vergrößerung der dem Archiv zur Verfügung stehende Fläche.

An der Nachmittagssitzung nahm die neue Leiterin der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, Frau Dr. Margit Ksoll-Marcon, teil und stellte sich den Mitgliedern des Arbeitskreises vor. In ihrem Grußwort betonte sie die Bedeutung der digitalen Herausforderung, der sich auch die Universitätsarchive stellen müssten, da gerade in den Universitätsverwaltungen zahlreiche Geschäftsprozesse durch die Fachanwendungen, etwa in der Studenten- und Prüfungsverwaltung, nur mehr digital abgebildet würden. Als besonders problematisch sei jedoch die hybride Überlieferung zu sehen, die sich teilweise noch aus analogen, teilweise aber bereits auch aus digitalen Unterlagen zusammensetze. Demgegenüber weise die rein elektronische Vorgangsbearbeitung durchaus Vorteile auf, weshalb sie als Zielprojektion durchaus auch in die Planungen der Universitätsverwaltungen aufgenommen werden sollte. Den bayerischen Universitätsarchiven sicherte sie zu, dass sie bei der Bewältigung dieser digitalen Herausforderung wie schon bisher auf die Unterstützung der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns bauen könnten.

Die sich daran anschließende rege Diskussion zeigte eindrücklich die Aktualität und Bedeutung der von Frau Dr. Margit Ksoll-Marcon angeschnittenen Fragen. Die Leiterin der Generaldirektion nutzte dieses Gespräch auch noch einmal dazu, den Auftrag der Archive zur Sicherung der archivwürdigen digitalen Daten zu betonen. Zu diesem Zweck müssten den Universitätsarchiven von ihren Trägern aber auch die nötigen Mittel bzw. die nötige technische und personelle Infrastruktur zur Verfügung gestellt werden

Personalpolitik: tarif- und haushaltsrechtliche Vorgaben beachten

Für einen weiteren Tagesordnungspunkt, der sich der Personalpolitik in den Universitätsarchiven widmete, konnte der Personalreferent in der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, Herr Heribert Riegl, gewonnen werden. Nach einer kompakten Übersicht über aktuelle tarif- und haushaltsrechtliche Vorgaben stand er für die zahlreichen Nachfragen aus dem Arbeitskreis als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung.
Das Treffen beschloss ein Rundgang durch die Räumlichkeiten des Universitätsarchivs.

 

Universitätsarchiv Passau

Neues Mitglied des Arbeitskreises stellt sich vor

14. Arbeitstreffen am 13. November 2008 in der Universität Passau

Da sich der Arbeitskreis zum ersten Mal an der Universität Passau traf und auch das dortige Universitätsarchiv erst seit kurzem mit Herrn Mario Puhane M.A. über einen hauptamtlichen Universitätsarchivar verfügte, diente dieses Arbeitstreffen in erster Linie dazu, das neue Universitätsarchiv und seine Arbeitsbedingungen kennenzulernen. Entsprechend stand nach der Vormittagssitzung, in der noch einmal kurz der aktuelle Stand der DMS-Pilotprojekte resümiert wurde, die Besichtigung der Räumlichkeiten des Universitätsarchivs auf dem Programm, bei der sich immer wieder an einzelnen Punkten intensive fachliche Diskussionen entwickelten. Bestandteil des abschließenden Rundgangs über den Campus, der sicherlich nicht zu Unrecht als einer der schönsten in Deutschland gilt, war schließlich auch eine Führung durch eine kleine Ausstellung zum 30-jährigen Jubiläum der Universität Passau durch Universitätsarchivar Mario Puhane, der für die Konzeption und Gestaltung dieser Ausstellung verantwortlich zeichnete.

 

Ausstellungen in und von Universitäten

Anregungen und Tipps für universitätsgeschichtliche Ausstellungen

13. Arbeitstreffen am 13. März 2008 in der Universität Regensburg

Das nach 2005 zum zweiten Mal in Regensburg stattfindende Treffen hatte – neben den üblichen Berichten aus den beteiligten Universitätsarchiven – zwei thematische Schwerpunkte. So standen im Rahmen der Vormittagssitzung erneut die Pilotprojekte zur DMS-Einführung an den Universitäten Augsburg, Bamberg und Bayreuth sowie an der TU München im Blickpunkt. In mehreren Workshops wurden inzwischen die lokalen Anforderungen spezifiziert, die schließlich in Konzepte mündeten, die wiederum als Grundlage für die Pilotprojekte dienen sollten. Der Sprecher des Arbeitskreises, Herr Dr. Lengger vermittelte in einem kurzen Überblick den aktuellen Stand dieser Pilotprojekte.
Die Nachmittagssitzung war dem Thema „Ausstellungen in und von Universitäten“ gewidmet. Zunächst führte Herr Dr. Dallmeier durch die von ihm mit-konzipierte und auch mit zahlreichen Exponaten aus dem Regensburger Universitätsarchiv bestückte Ausstellung „40 Jahre Lehre und Forschung an der Universität Regensburg“. Bereits beim Rundgang durch die Ausstellung erfuhren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Herrn Dr. Dallmeier viele hilfreiche Anregungen und Tipps zur Vorbereitung und Gestaltung einer universitätsgeschichtlichen Ausstellung, die in der abschließenden Diskussion noch einmal vertieft werden konnten.

 

Diskutiert

Über die Anforderungen an die Software des Dokumentenmanagementsystems (DMS)

12. Arbeitstrffen am 30. November 2007 in der Otto-Friedrich-Universität Bamberg

Die Tagesordnung des 12. Arbeitstreffens in der Otto-Friedrich-Universität Bamberg sah die abschließende Beratung über den im Juli in Augsburg formulierten Entwurf des Bewertungskatalogs vor, der schließlich die Zustimmung aller Mitglieder fand.
Mit dem Start der Pilotprojekte zur DMS-Einführung an den Universitäten Augsburg, Bamberg und Bayreuth, der Technischen Universität München sowie der Fachhochschule Amberg-Weiden im Frühjahr 2008, dem etliche vorbereitende Workshops und Veranstaltungen im Herbst und Winter 2007 vorausgingen, werden auch die Archive der beteiligten Hochschulen ganz unmittelbar mit den sich daraus ergebenden Konsequenzen für die Archivierung der elektronischen Unterlagen konfrontiert. In dieser Situation stellte der Arbeitskreis einmal mehr seinen Nutzen als Netzwerk der beteiligten Universitätsarchive unter Beweis, als es galt, die Interessen der jeweiligen Archive zu formulieren und in die anfänglich vorwiegend vom Gedanken der technischen Machbarkeit geprägten Planungen zur DMS-Einführung einzubringen. So gelang es, die Verantwortlichen aus den Universitätsarchiven in die jeweiligen Projektgruppen in den Pilothochschulen zu integrieren. Im Rahmen des Arbeitstreffens in Bamberg berichteten Frau Dr. Amtmann (Bamberg) und Herr Dr. Lengger (Augsburg) von ihren bisherigen Erfahrungen aus der Mitwirkung in den Projektgruppen. Daraus ergab sich eine intensive Diskussion, die sowohl grundsätzliche Fragen der Haltung der Universitätsarchive gegenüber den neuen digitalen Herausforderungen, als auch die aus der Sicht der Archive zu benennenden Anforderungen an die DMS-Software zum Inhalt hatte. Trotz einiger nach wie vor vorhandener Bedenken wuchs im Laufe der Diskussion bei den Mitgliedern des Arbeitskreises die Überzeugung, dass die geplante DMS-Einführung die Universitätsarchive nicht nur vor neue Herausforderungen stellt, sondern ihnen auch die Möglichkeit eröffnet, sich gegenüber Universitätsverwaltung und Hochschulleitung als kompetente Ansprechpartner in allen Fragen der Schriftgutverwaltung zu profilieren.

 

Entwicklung eines Muster-Aktenplans startet

10. Arbeitstreffen am 12. Oktober 2006 im Universitätsarchiv Augsburg

Nach dem guten Erfolg des außerordentlichen Treffens in Bamberg im Februar 2006 konnten im Rahmen des Treffens in den Räumen des Universitätsarchivs Augsburg die dort begonnenen Arbeiten zur Erstellung eines Bewertungskataloges konzentriert fortgesetzt werden. Als Grundlage dient dabei ein parallel neu zu entwickelnder Muster-Aktenplan für Universitätsverwaltungen.

 

Einheitliche Gebührenordnung für bayerische Uni-Archive

9. Arbeitstreffen am 6. April 2006 in der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt

Im Senatssaal der Katholischen Universität-Ingolstadt in Eichstätt konnte der Leiter des Universitätsarchivs, Herr Priv.-Doz. Dr. Zschaler Kolleginnen und Kollegen aus 8 bayerischen Universitätsarchiven begrüßen. Auch der Vizepräsident der Universität, Herr Prof. Dr. Schieren sowie der Kanzler, Herr Dr. Freiherr von der Heydte, ließen es sich nicht nehmen, Grußworte an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Treffens zu richten, in denen sie ihre Unterstützung für den weiteren Aufbau des Universitätsarchivs zusagten.

Nach den Berichten aus den Universitätsarchiven standen die Satzungen und Ordnungen der Universitätsarchive im Mittelpunkt der Vormittagssitzung. Als Experte für Fragen des Archivrechts konnte hierzu wiederum Herr Prof. Dr. Heydenreuter (Bayerisches Hauptstaatsarchiv) gewonnen werden, der die Diskussion mit fachkundigen Beiträgen wesentlich bereicherte. Einen besonderen Schwerpunkt bildete dabei die Frage der Schutzfristen und die Möglichkeiten ihrer Verkürzung. In diesem Zusammenhang berichtete Herr Dr. Lengger (Universitätsarchiv Augsburg), dass im Zuge der Neufassung der Benützungsordnung im Universitätsarchiv die Schutzfrist für nicht personenbezogene Unterlagen auf 10 Jahre verkürzt wurde.

Im Rahmen der Nachmittagssitzung standen zunächst die Gebührenordnungen auf der Tagesordnung. Intensiv diskutiert wurde dabei die Frage, inwieweit durch die Höhe der Gebühren die Nachfrage gesteuert werden solle. Es konnte relativ rasch Einigkeit darüber erzielt werden, dass die Vervielfältigung ganzer Akten oder Bestände möglichst zu vermeiden ist. Auch sollten Kopien oder Fotografien ausschließlich durch das Archiv angefertigt werden dürfen. Nicht aus den Augen zu verlieren ist allerdings auch die Möglichkeit, durch Gebühren nicht unbeträchtliche Einnahmen zu erzielen.
Zu durchaus kontroversen Debatten führte schließlich die Frage der Benützung von universitären Prüfungsarbeiten in den Universitätsarchiven. Hier sind sowohl archivrechtliche als auch urheberrechtliche Aspekte zu berücksichtigen.
Das Arbeitstreffen schloss ein Rundgang durch die Altstadt Eichstätts sowie die Besichtigung des provisorisch in einer ehemaligen Lagerhalle untergebrachten Magazins des Universitätsarchivs ab.

 

Ordnung in die Schriftgutverwaltung bringen:

Aktenplanwesen und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Außerordentlilches Arbeitstreffen am 16. Februar 2006 in der Otto-Friedrich-Universität Bamberg

Die auch in den bayerischen Universitätsverwaltungen anvisierte Umstellung auf eine elektronische Vorgangsbearbeitung mittels eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), die sich ganz unmittelbar auf die Arbeit der Universitätsarchive auswirken wird, führte im Arbeitskreis zu der Überlegung, bereits im Vorfeld der geplanten DMS-Einführung von archivischer Seite wichtige Vorarbeiten zu leisten. Die Tätigkeit der Universitätsarchive setzt dabei allerdings nicht erst mit der Übernahme der digitalen Unterlagen ein, sondern erstreckt sich auch auf die Unterstützung der Schriftgutverwaltung bei den verschiedenen Registraturbildnern. Die Umstellung auf eine elektronische Vorgangsbearbeitung setzt nicht nur einen funktionalen Aktenplan voraus, sondern profitiert auch ganz wesentlich von weiteren Hilfsmitteln wie etwa Fristen- und Bewertungskatalogen, die eine transparente, zügige und effektive Aussonderung der elektronischen Unterlagen möglich machen. Diesem Themenkreis war ein außerordentliches Treffen am 16. Februar 2006 gewidmet, zu dem die Universitätsarchivarin der Universität Bamberg, Frau Dr. Karin Amtmann, eingeladen hatte. Nach der Begrüßung durch ein Mitglied der Hochschulleitung standen in der Vormittagssitzung grundsätzliche Überlegungen zu den Bereichen Schriftgutverwaltung, Aktenplanwesen und DMS im Mittelpunkt, wobei auch die bisherigen Erfahrungen aus den einzelnen Universitäten in die Diskussion einflossen. Den zeitlichen und thematischen Schwerpunkt des Bamberger Treffens bildeten dann erste konkrete Überlegungen zur Formulierung eines Bewertungskatalogs, die auf der Grundlage des Aktenplans der Universitätsverwaltung Regensburg angestellt wurden.

 

5 neue Mitglieder des Arbeitskreises der bayrischen Universitätsarchive

8. Arbeitstreffen am 13. Oktober in der Universität Regensburg

Zum 8. Treffen des Arbeitskreises konnte der Leiter des Universitätsarchivs Regensburg, Herr Dr. Dallmeier, erstmals Kolleginnen und Kollegen aus allen bayerischen Universitäten begrüßen. Erstmals nahmen Frau Dr. Amtmann (Universitätsarchiv Bamberg), Frau Eberle (Universität Passau), Frau Dr. Jooss (Archiv der Akademie der bildenden Künste München) und Herr Schlegel (Universität Bayreuth) an einem Arbeitstreffen teil. Die relativ große Zahl der neuen Mitglieder ließ es ratsam erscheinen, die Tagesordnung zu erweitern, um ihnen die Möglichkeit zu geben, sich selbst und die von Ihnen vertretenen Archive vorzustellen, aber auch die übrigen im Arbeitskreis vertretenen Archive kennen zu lernen. Da der Arbeitskreis sich nicht zuletzt auch als Plattform für den fachlichen Austausch im Kollegenkreis versteht, wurde den neuen Mitgliedern auch die Gelegenheit gegeben, aktuelle und grundsätzliche Fragen innerhalb des Arbeitskreises zur Diskussion zu stellen.

Die Vormittagssitzung beschlossen ein Rundgang durch den Magazinraum des Universitätsarchivs, bei dem Herr Dr. Dallmeier die bereits übernommenen und zur Erschließung anstehenden Bestände kurz vorstellte, und ein Gespräch mit dem Kanzler der Universität Regensburg, Herrn Dr. Blomeyer, der noch einmal kurz auf die Vorgeschichte der Errichtung des Universitätsarchivs einging.

Die Nachmittagssitzung stand weiterhin im Zeichen einer intensiven fachlichen Diskussion, wobei nun auch das Hauptthema des Arbeitstreffens, die Statuten, Benützungs- und Gebührenordnungen verstärkt in den Mittelpunkt rückten.

Das Arbeitstreffen in Regensburg beschloss eine Führung durch das Thurn und Taxis Zentralarchiv und Hofbibliothek, bei der die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einen Eindruck von den großartigen Schätzen erhielten, die dort verwahrt und für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

 

Das Bayerische Archivgesetz (BayArchivG)

Grundlage für Aufgaben und Kompetenzen von Universitätsarchiven

7. Arbeitstreffen am 7. April 2005 in der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg

Neben Berichten über Neuigkeiten und aktuelle Entwicklungen in den Universitätsarchiven stand die Fortsetzung der Diskussion um rechtliche Fragen von Satzungen, Benützungs- und Gebührenordnungen im Mittelpunkt des Arbeitstreffens, zu dem der Leiter des Universitätsarchivs, Herr Dr. Wachter, nun schon zum zweiten Mal nach Erlangen einladen konnte. Aus dem Arbeitskreis ausgeschieden sind Frau Wittkampf vom Universitätsarchiv Bamberg und Herr Bär, der als Leiter des Hauptbüros bislang für den Aufbau eines Universitätsarchivs an der Universität Bayreuth verantwortlich war.

Als Experte für Fragen des Archivrechts stand Archivdirektor Dr. Reinhard Heydenreuter vom Bayerischen Hauptstaatsarchiv München den Teilnehmerinnen und Teilnehmern in der Vormittagssitzung für Fragen zur Verfügung. In einem einleitenden Statement wies er insbesondere daraufhin, dass die Primäraufgabe der Universitätsarchive hoheitlicher Natur sei und nicht in erster Linie in historischer Forschung bestehe, weshalb auch die Eingliederung des Archivs in ein akademisches Institut rechtlich unzulässig sei. Für die Formulierung von Archivsatzungen bzw. -ordnungen und Benützungsordnungen empfahl er den ausdrücklichen Bezug auf das Bayerische Archivgesetz, hinsichtlich der Benützung personenbezogenen Archivguts sogar die wörtliche Übernahme der einschlägigen Passagen aus § 10 BayArchivG. Bezüglich der Verkürzung von Schutzfristen könne das Archiv – so Dr. Heydenreuter – nicht eigenmächtig entscheiden, vielmehr müsse in jedem Fall die Zustimmung der abgebenden Stelle eingeholt werden. Im Übrigen liege die Verantwortung für die Einhaltung der Schutzfristen allein beim Archiv und könne nicht an den Benützer delegiert werden. Auch wenn von den Universitätsarchiven auf der Grundlage einer entsprechenden Ermächtigung durch das Statut bzw. die Benützungsordnung Gebühren für die Archivbenützung erhoben werden können, so sprach sich Dr. Heydenreuter doch dafür aus, dass wissenschaftliche Forschung in jedem Fall gebührenfrei sein solle. Solle ein Benützungsgesuch abgelehnt werden, müsse diese Ablehnung begründet werden, da es sich um einen Verwaltungsakt handle.

In der Nachmittagssitzung diskutierten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die von Herrn Dr. Heydenreuter angesprochenen Punkte noch einmal ausführlich. Insbesondere kreisten die Gespräche um die wichtigsten Inhalte einer Archivsatzung. Dazu gehören die Stellung des Archivs innerhalb der Universität, eine konkrete Beschreibung der Aufgaben und Kompetenzen des Archivs, dessen Leitung, die Verpflichtung aller universitärer Registraturbildner zur Anbietung archivreifer Unterlagen an das Archiv, die alleinige Bewertungskompetenz des Archivs und sein Auftrag zur Erschließung und Nutzbarmachung des Archivguts.

 

Anforderungen an und Bedürfnisse der Archivbenutzer:

Fragen und Umsetzungsmöglichkeiten

6. Arbeitstreffen am 14. Oktober 2004 in der Technischen Universität München (Vormittag) und der Ludwig-Maximilians-Universität München (Nachmittag)

Die jüngst erfolgte organisatorische Anbindung des Historischen Archivs an die Abteilung Presse und Kommunikation der TU München sowie die Vorstellung der Räumlichkeiten des Archivs, die auch gemeinsam besichtigt wurden, standen im Mittelpunkt der Vormittagssitzung des Arbeitstreffens, zu dem die Leiterin des Historischen Archivs, Frau Dr. Fuchs, und der Leiter der Abteilung Presse und Kommunikation, Herr Heinrichsen, Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus 9 bayerischen Universitätsarchiven begrüßen konnten. 
Am Beginn der Nachmittagssitzung standen zunächst Kurzberichte aus den teilnehmenden Archiven. Privatdozent Dr. Frank Zschaler stellte sich als neuer Leiter des Universitätsarchivs der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt vor. Im Mittelpunkt seiner Aufgabe, die er von Prof. Dr. Heinz Hürten übernahm, steht die Schaffung einer adäquaten Infrastruktur für das Archiv. Herr Sporn konnte über erfreuliche Fortschritte im Universitätsarchiv Würzburg berichten, so etwa die Verlegung der Diensträume des Archivs in das Zentralgebäude am Sanderring.

Im Mittelpunkt der Sitzung standen wichtige rechtliche Grundlagen der Universitätsarchive, insbesondere die Benützungs- und Gebührenordnungen. Einigkeit herrschte darüber, dass eine Verankerung im Statut bzw. in der Satzung eines Archivs wünschenswert sei. Diskutiert wurde in diesem Zusammenhang auch die Frage nach den rechtlichen Befugnissen zum Erlass von Benützungs- und Gebührenordnungen. Man kam schließlich zu dem Ergebnis, dass ein Erlass durch die Hochschulleitung bzw. die Zentralverwaltung sicherlich die größte Rechtssicherheit bieten und den Normen eine entsprechende Autorität verschaffen werde. Im Besonderen die Höhe der Gebührensätze sollte sich dabei jedoch primär an den Möglichkeiten und Erfordernissen des Archivs orientieren.
Die weiteren Diskussionen drehten sich um einzelne Fragen und rechtliche Probleme aus der Benützungspraxis, so etwa das Angebot von digitalen Abbildungen von Archivalien, das sich als nicht unumstritten erwies. Letztlich überwog allerdings die Überzeugung, dass sich die Universitätsarchive den Bedürfnissen und Anforderungen der Benützer, insbesondere der wissenschaftlichen Forschung, die sich eben zunehmend auch auf Digitalisate richte, nicht verschließen könnten. Gerade durch die Abgabe von Fotografien und anderen Abbildungen zu Reproduktionszwecken seien auch nicht unbeträchtliche Einnahmen zu erzielen.
Kontrovers diskutiert wurde schließlich auch die Frage, inwieweit die Kompetenz über Verkürzungen von Schutz- und Sperrfristen beim Universitätsarchiv liegen bzw. die Hochschulleitung als letzte Instanz eingeschaltet werden solle.

Den Schlusspunkt des Arbeitstreffens bildete ein etwa einstündiges Gespräch mit dem Generaldirektor der Staatlichen Archive Bayerns, Herrn Prof. Dr. Hermann Rumschöttel. In dessen Mittelpunkt standen mögliche Bereiche der Kooperation bzw. der gegenseitigen Unterstützung. Spontan erklärte sich Herr Prof. Dr. Rumschöttel bereit, bei einer der nächsten Dienstbesprechungen der bayerischen Universitäts-Kanzler für die Interessen der Universitätsarchive zu werben und als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.

 

Der Umgang mit Prüfungsakten und -arbeiten:

Abschlussarbeiten archivieren, Volumen reduzieren und Klausuren kassieren

5. Arbeitstreffen am 21. April 2004 in der Julius-Maximilians-Universität Würzburg

Zum 5. Arbeitstreffen konnten der Kanzler der Universität Würzburg, Herr Bruno Forster, und für das Universitätsarchiv Würzburg Herr Marcus Sporn M.A. Archivarinnen und Archivare aus acht in Bayern gelegenen Universitäten begrüßen. Da die Universität Regensburg und die Universität der Bundeswehr München erstmals mit den für das jeweilige Archiv zuständigen Mitarbeitern vertreten waren, bot sich eine neuerliche Vorstellungsrunde an, in dem die Teilnehmerinnen und Teilnehmer kurz über die von ihnen vertretenen Archive referierten. Gemäß der Tagesordnung schloss sich daran der Bericht des Sprechers des Arbeitskreises an. Er konnte das Erscheinen kurzer Beiträge über den Arbeitskreis im „Archivar“ und der Zeitschrift „Archive in Bayern“ vermelden. Ferner berichtete er kurz von der Frühjahrstagung der Fachgruppe 8 des VdA in Frankfurt am Main.

Den Abschluss der Vormittagssitzung bildete der Bericht von Herrn Sporn über den aktuellen Stand der Entwicklung des Universitätsarchivs in Würzburg. Nach der Mittagspause schloss sich eine Führung durch die Magazinräume des Universitätsarchivs an.
Den thematischen Schwerpunkt der Nachmittagssitzung bildeten Probleme der Archivierung von Prüfungsakten und -arbeiten. Herr Dr. Lengger teilte dazu ein Arbeitspapier aus und referierte einleitend einige Überlegungen. Sehr schnell wurde in der Diskussion Einigkeit darüber erzielt, dass die Einzelfallakten über Habilitationen und Promotionen, aber auch über die anderen universitären Abschlussprüfungen, Magister, Diplom und Staatsexamen sowie zukünftig Master und Bachelor grundsätzlich als archivwürdig einzustufen sind. Eine mögliche Lösung für das daraus resultierende Problem, ausreichend Lagerkapazitäten für diese Massenakten vorzuhalten, könnte in dem vom Universitätsarchiv der Ludwig-Maximilians-Universität München erfolgreich praktizierten Verfahren liegen: Bevor die Akten vom Archiv übernommen werden, erfolgt eine Ausdünnung jeder Akte durch die abgebende Stelle nach einem vom Archiv vorgegebenen Kriterienkatalog. Durch diese Maßnahme lässt sich eine Reduktion auf ca. 25% des ursprünglichen Volumens erreichen.
Im Gegensatz zu den Prüfungsakten können die Klausuren in der Regel bedenkenlos kassiert werden; allenfalls bietet sich die Überlieferung einzelner Exemplare zu Dokumentationszwecken an. Ebenfalls nicht aufbewahrt werden müssen die Dissertationen, da sie aufgrund der Publikationspflicht in den Universitätsbibliotheken greifbar sind.
Als problematisch erweisen sich insbesondere die Prüfungsarbeiten, die trotz ihres unbestreitbaren Informations- und Evidenzwertes vielfach nicht oder nur in sehr begrenzter thematischer Auswahl den Weg in die Archive finden. Überdies ergeben sich bei der Bereitstellung der Arbeiten für die Benützung Probleme aus archivrechtlicher Sicht, für die kaum einfache Lösungsmöglichkeiten angeboten werden können.

Das Arbeitstreffen rundete ein Gespräch mit dem Präsidenten der Universität Würzburg, Prof. Dr. Axel Haase, ab, in dem die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Verantwortlichen vor Ort ausdrücklich zur konsequenten Fortsetzung der begonnenen Bemühungen um die Errichtung eines funktionsfähigen Universitätsarchivs an Bayerns zweitältester Universität aufriefen.

Überlegungen für die Archivierung von Prüfungsakten von Herrn Dr. Lengger finden Sie hier. 

 

Kombination aus Vollarchivierung und Stichproben

Empfehlungen für die Archivierung von Patienten- und Personalakten

4. Arbeitstreffen am 15. Oktober 2003 im Universitätsarchiv Augsburg

Das 4. Arbeitstreffen musste aufgrund verschiedener Umstände von Würzburg nach Augsburg verlegt werden. Da mit dem Kanzler der Universität Regensburg, Herrn Dr. Blomeyer, ein neues Mitglied des Arbeitskreises begrüßt werden konnte, stand am Beginn des Arbeitstreffens eine erneute kurze Vorstellung der Mitglieder sowie Berichte über Neuigkeiten und Aktuelles aus den beteiligten Archiven. In seiner Funktion als Sprecher des Arbeitskreises berichtete Herr Dr. Lengger über die Öffentlichkeitsarbeit des Arbeitskreises, zu der die Erstellung einer Internetpräsentation und Beiträge in einschlägigen Fachzeitschriften (Der Archivar, Archive in Bayern) zählen. Daran schlossen sich kurze Berichte über den Deutschen Archivtag in Chemnitz und den Bayerischen Archivtag in Straubing an.

Im Mittelpunkt der Nachmittagssitzung standen Fragen der Archivierung von Massenakten in den Universitätsarchiven. Während der Bereich der Patientenakten der Universitätskliniken mit Verweis auf die einschlägigen Bewertungs- und Erschließungsempfehlungen rasch abgeschlossen werden konnte, entzündete sich am Komplex der Personalakten eine intensive Diskussion. Grundlage der Gespräche war ein von Herrn Dr. Smolka vorbereitetes Arbeitspapier, in dem er die rechtlichen Grundlagen und archivischen Empfehlungen vorstellte und von Praxiserfahrungen ausgehend weitergehende Fragen und Überlegungen formulierte. Die an den bayerischen Universitäten ganz unterschiedlichen Voraussetzungen hinsichtlich der Quantität der Personalakten, aber auch der Art der Ablage (alphabetisch, chronologisch, funktionsbezogen etc.) ließen im Zuge der Diskussion die Idee entstehen, nicht auf eine einheitliche Archivierungsstrategie zu setzen, die in allen Archiven zu einer ähnlichen Überlieferung führen würde, sondern vielmehr durch individuelle, an den jeweiligen örtlichen Voraussetzungen orientierte Modelle eine wesentlich differenziertere und damit offenere Überlieferungssituation hinsichtlich der Personalakten für die bayerischen Universitäten zu schaffen. Während im Bereich des wissenschaftsstützenden Personals die Personalakten der leitenden Beamten und Angestellten weitgehend vollständig archiviert werden sollen, kommt für die Laufbahnen des gehobenen, mittleren und einfachen Dienstes sowie für die entsprechenden Besoldungsgruppen nach BAT und die Arbeiter nur eine Auswahlarchivierung in Frage. Auch für die Personalakten der Angehörigen des Mittelbaus ist eine stichprobenartige Überlieferung ratsam, während die Professoren relativ dicht dokumentiert werden sollten.

Der aus dem Komplex der Massenakten noch ausstehende Bereich der Prüfungsakten und -arbeiten wurde auf das nächste Arbeitstreffen im Frühjahr 2004 in Würzburg vertagt.

 

To top

Archivierung von Massenakten

Herausforderungen im Universitätsarchiv-Alltag

3. Arbeitstreffen am 2. April 2003 im Archiv der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg

Neben dem obligatorischen kleinen Besichtigungsprogramm, das neben dem Archiv unter anderem auch den ehemaligen Universitätskarzer umfasste, hatte der Leiter des Universitätsarchivs, Dr. Wachter, auch kurze Begegnungen mit dem Rektor und dem Kanzler der Friedrich-Alexander-Universität organisiert. Dass sich beide für die Begrüßung des Arbeitskreises an ihrer Universität Zeit nahmen, wurde von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern als Ausdruck der Wertschätzung für die Belange des universitären Archivwesens sehr positiv registriert. Der nicht zuletzt an die "jungen" Universitäten gerichtete Appell des Kanzlers, Herrn Schöck, möglichst frühzeitig mit der Errichtung eines funktionsfähigen Universitätsarchivs zu beginnen, um Aktenverlusten von Anfang an entgegenzuwirken, sei an dieser Stelle besonders hervorgehoben.

Die Arbeitssitzung widmete sich wie üblich zunächst aktuellen Themen, wie etwa der vorangegangenen Frühjahrstagung der Fachgruppe 8 des Verbandes deutscher Archivarinnen und Archivare. Ausgehend von den Plänen für die Verabschiedung eines Statuts für das Archiv der Julius-Maximilians-Universität Würzburg entstand eine kurze Diskussion über die Frage der rechtlichen Grundlagen, die als Tagesordnungspunkt für das nächste Arbeitstreffen festgelegt wurde.

Auf der Grundlage einer vergleichenden Übersicht über die Praxis der Archivierung von Massenakten, die Herr Dr. Wachter aus den ihm zugeleiteten Informationen der teilnehmenden Archive zusammengestellt hatte, konnte die auf dem 2. Arbeitstreffen begonnene Diskussion fortgeführt werden. Als besonders problematisch stellten sich dabei Patientenakten der Universitätskliniken, sowie Personalakten und Prüfungsakten bzw. -arbeiten heraus, die im Rahmen des 4. Arbeitstreffens in Würzburg gezielt weiter besprochen werden sollen.

 

In der Diskussion

Die Wahrnehmung und Stellung der Uni-Archive innerhalb der Universitäten verbessern

2. Arbeitstreffen am 27. November 2002 im Universitätsarchiv der Ludwig-Maximilians-Universität München

Mit der Aufgabe, Kontakte u. a. zur Fachgruppe 8 des Verbands deutscher Archivarinnen und Archivare zu halten, in gewissem Rahmen Öffentlichkeitsarbeit zu betreiben und als Ansprechpartner den Arbeitskreis nach außen zu vertreten, wurde Dr. Werner Lengger (Universitätsarchiv Augsburg) zum Sprecher des Arbeitskreises gewählt.

Der Umstand, dass auch in München zunächst wiederum zentrale Fragen, wie etwa die Stellung und Wahrnehmung der Archive innerhalb der Universitäten, im Mittelpunkt der Diskussion standen, verdeutlichte noch einmal den unter den Teilnehmerinnen und Teilnehmern vorhandenen Bedarf an einem derartigen Informationsaustausch, der in der Konsequenz zu konkreten Verbesserungen und Arbeitserleichterungen im beruflichen Alltag führen soll. Dabei waren sich die Anwesenden in ihrem Urteil einig, dass die Archive innerhalb ihrer Universitäten noch immer zu wenig bekannt seien. Insbesondere den Hochschulleitungen sind die archivischen Kernaufgaben, die Funktion als Dienstleistungseinrichtung inner- und außerhalb der Universität nicht immer hinreichend gewärtig. Um diesen Defiziten entgegenzuwirken, bemühen sich die Universitätsarchive um eine stärkere Präsenz gerade innerhalb der Universität, nicht zuletzt auch im Hinblick auf eine starke Position im immer härter werdenden Kampf um Ressourcen.

Eingehend diskutiert wurden ferner die möglichen Strategien zum weiteren Ausbau des universitären Archivwesens, d.h. insbesondere die Motivierung der noch "archivlosen" Universitäten für die Errichtung adäquat ausgestatteter und funktionsfähiger Universitätsarchive.

Nach einer Besichtigung der Räumlichkeiten des Archivs der Ludwig-Maximilians-Universität stand wie vereinbart die Frage der Archivierung, insbesondere der Bewertung von Massenakten zur Diskussion. Diese komplexe Problematik konnte im Rahmen des Arbeitstreffens jedoch nur andiskutiert werden. Für das nächste Arbeitstreffen in Erlangen wurde die Erstellung einer Übersicht über die bisherige Praxis bei der Archivierung von Massenakten in den beteiligten Archiven vereinbart.

 

Über die Charakteristika von Universitätsarchiven

Bestehende Infrastrukturen, Personalressourcen und Finanzmittel

1. Arbeitstreffen am 26. Mai 2002 im Universitätsarchiv Augsburg

Am Beginn des ersten Arbeitstreffens stand eine kurze Vorstellung der vertretenen Archive. Dabei wurde insbesondere deutlich, dass mit Ausnahme des Archivs der Ludwig-Maximilians-Universität München die Personalausstattung im Wesentlichen auf die Person der Archivarin bzw. des Archivars beschränkt ist. Die Universitätsarchive zählen daher zu den kleinen Archiven, obwohl sie Aufgaben zu erfüllen haben, die denen Archiven anderer Archivträger, die hinsichtlich des Personals, der Infrastruktur sowie der zur Verfügung stehenden Finanzmittel oft besser ausgestattet sind, in nichts nachstehen. An diese Vorstellung schloss sich eine Führung durch das 2001 offiziell eröffnete Universitätsarchiv Augsburg an.

Rechtsfragen: Benutzung von personenbezogenem Archivgut & Erfahrungen mit Aktenaussonderungen

Da es sich um die erste Zusammenkunft dieser Art handelte, widmete sich die Diskussion zunächst vor allem grundsätzlichen Fragen, wie etwa der Positionierung und des Stellenwerts der Archive innerhalb der Universitäten. Daneben tauschten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch ihre Erfahrungen mit der Aktenaussonderung durch die universitären Dienststellen, Einrichtungen und Gremien aus. Ein weiterer Diskussionsschwerpunkt waren schließlich rechtliche Fragen der Benützung, insbesondere von personenbezogenem Archivgut. Angesichts der allen Beteiligten gemeinsamen Rechtsgrundlage des Bayerischen Archivgesetzes sollte gerade auf diesem Gebiet eine verstärkte Kooperation angestrebt werden.

Zu den wichtigsten Ergebnissen dieses ersten Arbeitstreffens zählt die Konstituierung eines Arbeitskreises der bayerischen Universitätsarchive. Vereinbart wurden halbjährliche Treffen, die möglichst im Wechsel von den beteiligten Archiven auszurichten sind.