FAQ Records Management
Was ist was - häufige Fragen im Kontext des Records Managements
Je tiefer sich Mitarbeitende in den Verwaltungsdschungel begeben, desto häufiger werden sie mit unterschiedlichsten Fachtermini konfrontiert, hinter denen sich mitunter andere Inhalte verbergen als erwartet. Nachfolgend wurde daher ein kleiner FAQ-Bereich mit den wichtigesten Begriffen des Records Managements angelegt. Dieser Bereich wird ständig fortgeschrieben. Weiterführende Fragen immer und jederzeit gerne an das Universitätsarchiv senden!
Was genau ist ein Dokument?
- Grundlage der Bearbeitung von Geschäftsvorfällen sind Dokumente. Sie sind der wichtigste Träger des Inhalts (Primärinformation). Folglich bilden Dokumente auch bei der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung die Grundeinheit zur Speicherung von Primärinformationen.
- Dokumente umfassen alle Schriftstücke, die der Nachvollziehbarkeit dienen und den Geschäftsprozess belegen.
- Das Dokument stellt die kleinste logische Einheit eines Vorgangs dar und kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten (Schriftstücke, z.B. PDF- oder Office-Dateien, Bilder) bestehen. Das Dokument ist die logische „Hülle“ der Einzelobjekte und beschreibt diese mit Metadaten, z. B. Dokumentennummer, Absender, Betreff, Aktenzeichen, Laufzeit usw.
Was genau ist ein Vorgang?
- Dokumente werden in Vorgängen bearbeitet. Vorgänge fassen die Unterlagen zu einem Geschäftsvorfall zusammen, der aus Sicht der Aufgabenerledigung die elementare Handlungseinheit bildet.
- Ein Vorgang kann aus einem einzelnen Schriftstück oder aus mehreren Ordnern bestehen, je nach Bearbeitungsdauer und Umfang.
- Meist beginnt er mit einem Eingang, wird durch Folgeschriftstücke ergänzt und durch eine Büroverfügung beendet, die den Geschäftsvorfall abschließt.
- Es können sowohl interne als auch externe Schreiben dem Vorgang hinzugefügt werden.
- Ein einzelner Vorgang kann auch mehrere Abteilungen beschäftigen.
- Dem Vorgang müssen alle Dokumente und Schriftstücke in chronologischer Reihenfolge beigefügt werden, die der Nachvollziehbarkeit dienen und den Geschäftsprozess belegen.
Was genau ist eine Akte?
Zu einzelnen Sachthemen werden Akten gebildet
- Akten sind „aufgezeichnete Informationen, die zu Beginn, während oder bei Beendigung einer Tätigkeit erzeugt, erfasst oder empfangen wurden und deren Inhalt, Kontext und Struktur zum Beweis oder Nachweis dieser Tätigkeit ausreichen.“ (INSAR-Leitlinien)
- Akten bilden den übergeordneten sach- und organisationsbezogenen Rahmen für die Bearbeitung des Schriftguts. Deshalb gilt auch bei der IT-gestützten Vorgangsbearbeitung, dass sämtliche Dokumente und Vorgänge die zum Nachweis des Verwaltungshandeln benötigt werden, im Verlauf der Bearbeitung Bestandteil der Akte werden (z.B. auch E-Mails, Protokolle, Entwürfe mit Korrekturen etc.).
- Akten sind auch bei elektronischer Speicherung und Verwaltung von Schriftgut das primäre, benutzerunabhängige, sachsystematische Ordnungskriterium.
Welche Aktentypen gibt es?
Man unterscheidet zwischen verschiedenen Aktentypen. Die wichtigsten seien hier genannt:
- Hauptakten
dienen der Bearbeitung von Vorgängen und bilden Entscheidungsprozesse ab. Hauptakten dokumentieren in der Regel und im Gegensatz zu Einzelfallakten Vorgänge von allgemeiner und grundsätzlicher Bedeutung.
- Beiakten
bestehen aus großformatigen, sperrigen Gegenständen oder umfangreichen Unterlagen (z.B. Pläne). Die Stelle, an der Beiakten verwahrt werden, ist in der zugehörigen Hauptakte zu dokumentieren.
- Handakten
dienen als Arbeitshilfe zum persönlichen Gebrauch der Sachbearbeiterinnen. Handakten dürfen keine Originale enthalten, sondern ausschließlich Kopien, Doppelstücke, Abschriften, Arbeitshilfen und dergleichen. Handakten dürfen nicht vom Arbeitsplatz entfernt werden und sind beim Ausscheiden einer beschäftigten Person datenschutzgerecht zu vernichten.
Sachakte oder Fallakte?
Sachakten
werden gebildet, indem Unterlagen zu einem bestimmen Sachbetreff zusammengeführt werden. Dieser kann durch einen Aktenplan vorgegeben sein oder nach Bedarf formuliert werden. Ziel dabei ist, alle anfallenden Unterlagen zur Wahrnehmung einer bestimmten Aufgabe, zu einem bestimmen Vorgang oder auch zu einem bestimmten Thema für den gezielten Zugriff systematisch in einer Akteneinheit abzulegen, deren entsprechender Entstehungszweck möglichst zutreffend im Sachbetreff benannt ist.
Aufbau und Inhalt von Sachakten sind im Einzelfall präzise zu analysieren. Hier ist insbesondere auch auf Verbindungen zu andere Akteneinheiten zu achten, die für vorangegangene oder spätere Zeiträume zu demselben Betreff angelegt wurden, sowie auf Querverbindungen zu weiteren Einheiten, die sich aus dem Betreff ergeben. Entsprechende Strukturen, die häufig in Gestalt von Haupt- und Neben- oder Bei-Akten anzutreffen sind, können auf Vorgaben durch Aktenpläne zurückgehen, aber auch in der aktenbildenden Stelle nach Bedarf dynamisch entstanden sein.
Fallakten
werden parallel und gleichförmig für bestimmte Verwaltungsvorgänge und idealtypisch nach Personen oder Gegenständen/Objekten angelegt. Beispiele sind Personalakten, Steuerakten, Bauakten einzelner Gebäude, Gerichtsakten, Studierendenakten, Berufungsakten. Der Entstehung liegt in der Regel ein normiertes Verwaltungsverfahren zugrunde. Entsprechende Akten treten in großen Serien auf und werden als „Fälle“ nach einem festen Ordnungssystem abgelegt. Diesem liegt häufig das Alphabet zugrunde und sieht eine Reihung nach den Namen der betroffenen Personen oder Objekte vor, gerne auch mit Ergänzung durch eine spezifische Nummer, zB. die Matrikel- oder Personalnummer, das Geburtsdatum etc.. Die innere Struktur der Akten ist gleichförmig; bei Bedarf erhalten „Fallakten“ eine Untergliederung in Teilfallakten. Aufgrund all dieser Merkmale werden Fallakten auch als Einzelfallakten, Parallelakten und Massenakten bezeichnet; gerne wird auch der Begriff „massenhaft gleichförmige Einzelfallakten“ gewählt.
Fallakten sind in WueDMS bislang nur für die Verwaltung von Studierendenakten vorgesehen.
Was ist eine Hybridakte?
Als Hybridakte bezeichnet man eine Akte die aus mehreren Bestandteilen in digitaler und in analoger Form besteht.
Beispielsweise wenn ein Teil der Akte, z.B. in Form von Emails und Email-Anhängen im E-Mail Postfach abgelegt, ein anderer in WueDMS veraktet und ein weiterer Teil, etwa Baupläne und in Papierform eingegangene Anträge/Unterlagen/Angebote und dergleichen in Aktenordnern abgeheftet wird.
Wann immer es möglich ist, sind Hybridakten zu vermeiden! Aktenrelevante E-Mails und alle digitalen Dokumente werden zu den betreffenden Vorgängen (idealerweise in WueDMS) abgelegt, papiergebundene Schriftstücke werden nach Möglichkeit eingescannt (Schriftformerfordernis beachten!).
Falls eine digitale Zusammenführung nicht möglich ist, drucken Sie die Schriftstücke aus und nehmen diese zu den analogen Akten.
Falls weder eine vollständige digitale, noch eine vollständige analoge Aktenführung möglich ist, so müssen Verknüpfungen erstellt werden!
- Hinweise in der Papierakt mit Akten- oder Vorgangsnummer (z.B. einen Hinweis auf dem Ordnerrücken anbringen oder ein entsprechendes Deckblatt mit abheften)
- Hinweise im digitalen Ordner auf die Papierakte mit Akten- oder Vorgangsnummer (z.B. ein Textdokument im Ordner abspeichern oder die Bemerkungsfelder in WueDMS nutzen)
E-Mail-Konten sind für die Ablage aktenrelevanter Schriftstücke grundsätzlich nicht geeignet!
Wie geht man mit einer Akte um?
- Akten werden nach Aktenplan verwaltet und aufbewahrt
- Auf der Akte steht ein sprechender Aktentitel und die entsprechende Aktenplannummer, In WueDMS werden sprechende Akten- und Vorgangstitel vergeben
- Außerdem kann die Laufzeit angegeben werden
- In der klassischen papiergebundenen Ablage sollten Bandnummern angegeben werden (dies entfällt in der elektronischen Aktenführung)
- Alle Akten können in einem Aktenverzeichnis aufgelistet werden
- Alle Sachbearbeitenden entscheiden über die Aktenwürdigkeit der einzelnen Vorgänge und Dokumente, vergleiche "Aktenrelevanz"
- Abgeschlossene Akten werden zA-verfügt
- Nach einer Aufbewahrungsfrist von maximal 30 Jahren werden die Akten dem Archiv angeboten.
Was genau ist Aktenbildung?
Die Aktenbildung beschreibt die Art und Weise der Zusammenfassung von Dokumenten zu Akten und Vorgängen. Die Aktenbildung erfolgt entweder nach inhaltlichen (sachlichen) oder formalen Kriterien.
Wer legt die Akte an?
Die Geschäftsführende Stelle legt die Akte unter der entsprechenden Betreffseinheit im Aktenplan an
Wer legt den Vorgang an?
Alle Sachbearbeitende sind grundsätzlich berechtigt Vorgänge anzulegen, wenn sie als federführende Stelle eine neue Anfrage bearbeiten, ein neues (Teil)Projekt starten oder einen neuen Arbeitsauftrag erhalten und diesen bearbeiten. Ob es sich um einen neuen Vorgang oder eine Ergänzung zu einem alten Vorgang handelt, ist zumeist aus dem inhaltlichen Zusammenhang ersichtlich (eine Rückfrage würde z.B. zu einem alten Vorgang gehören).
Auch bei großen zeitlichen Abständen zwischen einzelnen Anfragen derselben Person kann es sinnvoll sein, einen neuen Vorgang anzulegen, wenn beispielsweise die jährliche Abfolge eingehender Anfragen eine Rolle spielt.
Was genau ist Aktenmäßigkeit?
Das Prinzip der Aktenmäßigkeit besagt u.a., dass alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Geschäftsvorfalls in der Akte zu führen und für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Daraus folgt, dass nicht sämtliches anfallendes Schriftgut zu verakten ist, sondern in jedem Einzelfall über die Aktenrelevanz des Schriftguts zu entscheiden ist.
Was genau ist Aktenrelevanz?
- Aktenrelevanz bezeichnet die Eigenschaft von Dokumenten sowie der zugehörigen Bearbeitungsschritte, dem späteren Nachweis der Vollständigkeit sowie der Dokumentation behördlicher Entscheidungsprozesse und der Transparenz des Verwaltungshandelns zu dienen und aus diesen Gründen einer Akte bzw. einem Vorgang zugeordnet und darin aufbewahrt zu werden.
- Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten können sich aus Rechtsvorschriften ergeben (z.B. §§ 99 VwGO, 623 BGB, 33 HGrG)
Wie kann ich über die Aktenrelevanz entscheiden?
Nicht jeder Zettel muss abgeheftet, nicht jede E-Mail abgelegt werden. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Erfolgen mit dem Inhalt des Schriftstücks Eingriffe in die Rechte Dritter?
- Besteht das Risiko, dass das Schriftstück als Beweisstück in einem Gerichtsverfahren benötigt wird oder aus dem bearbeiteten Geschäftsvorfall sich potentiell ein Gerichtsverfahren ergeben kann?
- Handelt es sich bei dem betreffenden Geschäftsvorfall um finanziell wirksame Maßnahmen?
- Ist der Nachweis des Verwaltungshandelns / der Geschäftstätigkeit notwendig?
- Ist der Nachweis für eine Entscheidung notwendig?
- Besteht eine Pflicht zur Dokumentation und Rechtfertigung des Handelns / der Geschäftstätigkeit gegenüber Vorgesetzten und Dritten?
Was ist nicht aktenrelevant?
Als nicht aktenrelevant gelten zum Beispiel:
- Unaufgefordert eingesandte Angebote
- Bücher
- Werbesendungen
- Amtsblätter und Ähnliches
- Zeitungsausschnitte und
- Statistische Berichte allgemeiner Art
Wie verhalten sich Vorgang und Akte zueinander?
- Sachlich zusammengehörige Dokumente werden innerhalb des Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abgelegt
- Einzelne Vorgänge werden in Akten zusammengefasst
- Akten werden nach Aktenplan verwaltet und aufbewahrt
- Vorgänge und Akten sind nach Abschluss der Bearbeitung bis zu ihrer Aussonderung so aufzubewahren, dass die datenschutzrechtlichen Anforderungen gewahrt werden, sie nicht verändert werden können, sie jederzeit wiederherstellbar sind und Berechtigte stets darauf zugreifen können
- Nach Ablauf der entsprechenden Aufbewahrungsfristen sind die Akten in die Registratur abzugeben und/oder dem Archiv anzubieten
Was ist der Aktenplan und wofür wird er benötigt?
- Der Aktenplan stellt das zentrale Ordnungsmittel für die Schriftgutverwaltung einer Behörde dar und bildet die Grundlage für die Vorgangsbildung
- Der Einsatz eines Vorgangsbearbeitungssystems macht den Aktenplan nicht obsolet
- Das anfallende Schriftgut wird einfach und nachvollziehbar zu Vorgängen zusammengefasst und einer Betreffseinheit zugeordnet
- Die Bearbeitenden können von einem Aktenzeichen auf die Inhalte einer Akte schließen (die Aktenzeichen sind „sprechend“)
- Der Aktenplan ist oftmals auf die Papieraktenführung ausgelegt, Indikator hierfür sind beispielsweise die häufige Verwendung von Ableitungen, welche in der elektronischen Aktenführung durch Metadatenfelder ersetzt werden können.
Welche Regelungen gelten für den Geschäftsgang?
Wie alle Behörden des Freistaates muss sich auch die Universität nach den Vorgaben der Allgemeinen Geschäftsordnung des Freistaates Bayern (AGO) richten. Hier sind in Abschnitt II, §12 bis §27 sämtliche Details zu einem klassischen Geschäftsgang umfassend dargelegt.
§13 Weitergabe in den Geschäftsgang
§14 Weiterleitung bei Unzuständigkeit
§15 Allgemeine Grundsätze für die Sachbearbeitung
§16 Abstimmung, Federführung, Beteiligung
§17 Bearbeitung besonderer Fälle
§18 Förmliche Bearbeitung der Vorgänge
§20 Vordrucke und Arbeitshilfen für standardisierte Arbeitsvorgänge
hier insbesondere Anlage 1 (Briefvorlage) und Anlage 2 (Erläuterung zur Briefvorlage) und die entsprechenden CI-Vorgaben der JMU beachten
§22 Sprachliche Gestaltungsregeln
Was passiert, wenn ich Vorgänge oder Akten "zA"-verfüge?
Ein Vorgang gilt als abgeschlossen, wenn z.B.
1. eine Antwort auf eine gestellte Frage gefunden wurde, oder
2. keine Rückantwort mehr zu erwarten ist, oder
3. eine Entscheidung gefällt und dokumentiert wurde, oder
4. keine ergänzenden Dokumente zu erwarten sind, oder
5. das Projekt abgeschlossen ist.
Diese Liste lässt sich je nach Fachbereich beliebig ergänzen. In der Regel entscheidet die jeweilige Sachbearbeitung, ob ein Vorgang abgeschlossen ist oder nicht. Trifft dies zu, so wird der Vorgang "zum Akt verfügt", d.h. er bekommt einen "z.A" oder "z.d.A."-Vermerk. In Papierform bedeutet dies, dass die Mappe in den Ordner geheftet und der Ordner in den Schrank gestellt wird.
In WueDMS bedeutet dies, dass der Vorgang als abgeschlossen gekennzeichnet ist. Hier beginnt nun im Hintergrund eine einjährige Frist, in welcher der Vorgang jederzeit wieder aufleben kann, sollten doch Dokumente hinzu gefügt werden müssen. Mit jedem zA-Vermerk startet die einjährige Frist erneut. Erweist sich der Vorgang nach nach Ablauf des Jahres als abgeschlossen, so beginnt automatisch die in WueDMS hinterlegte, gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist. Diese kann sehr unterschiedlich lang sein und beträgt in vielen Fällen 5-10, manchmal auch bis zu 30 Jahre. Innerhalb dieser Frist kann der Vorgang nur noch GELESEN, aber nicht mehr BEARBEITET werden. D.h. es ist JEDERZEIT möglich, Informationen zu entnehmen, nachzuschlagen usw.
Erst NACH Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist wird der Vorgang bewertet und entweder archiviert oder gelöscht. Diese Entscheidung fällt das Universitätsarchiv im Benehmen mit der abgebenden Stelle. Wird der Vorgang archiviert, so kann er nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Schutzfristen bei berechtigtem Interesse im Archiv zu Recherche- und Forschungszwecken eingesehen werden.
So ist sichergestellt, dass wichtige, entscheidungstragende Unterlagen der JMU nicht verloren gehen, nicht versehentlich gelöscht werden und auch in Zukunft zur Verfügung stehen.
Die Aufbewahrungsfristen basieren zumeist auf gesetzlichen Grundlagen, die sich von Abteilung zu Abteilung unterscheiden.
Das Universitätsarchiv erstellt derzeit einen Fristenkatalog, welcher an dieser Stelle einsehbar sein wird.
