Gesetzliches zur Aktenverwaltung
Wohin mit alten Akten?
Rechtliche Grundlagen der Archivierung
Die Archivierung wird durch das Bayerische Archivgesetz (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 in der geänderten Fassung vom 16. Dezember 1999 geregelt. Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten (Art. 2 Abs. 3).
Wie staatliche Behörden archivieren die Universitäten ihre Unterlagen eigenständig (Art. 14).
Alle Einrichtungen haben dem Archiv die Unterlagen zur Übernahme anzubieten, die sie zu Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen. Dies ist in der Regel 30 Jahre nach Entstehung der Unterlagen anzunehmen (Art. 6 Abs. 1).
Unterlagen sind vor allem Akten, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird (Art. 2).
Anzubieten sind auch Unterlagen, die
1. personenbezogene Daten enthalten, einschließlich datenschutzrechtlich gesperrter Daten,
2. unter einem besonderen gesetzliche Geheimschutz stehen oder sonstigen Geheimhaltungsbestimmungen unterliegen (Art. 13).
Das Verfügungsrecht über das Archivgut liegt beim Archiv (Art. 9).
Sie haben Unterlagen die älter sind als 10 Jahre? Scheiben Sie uns! Wir beraten Sie gerne und sehen uns auch vor Ort Ihre Akten an.
Sie sind unsicher, ob Sie Unterlagen noch aufbewahren müssen, obwohl sie noch keine 30 Jahre alt sind? Hierbei handelt es sich oft um Einzelfallentscheidungen. Daher schreiben Sie uns gerne oder rufen Sie uns an!
Im Uninetz: 86032
