Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Hinweise zum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Aufzunehmen sind alle ganz oder teilweise automatisierten Verarbeitungstätigkeiten – also alle Verarbeitungstätigkeiten, die ganz oder teilweise mit Hilfe von IT-Systemen erfolgen und personenbezogene bzw. –beziehbare Daten verarbeiten.

Nichtautomatisierte Verarbeitungstätigkeiten sind aufzunehmen, soweit die personenbezogenen Daten in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen (Art. 2 Abs. 1 DSGVO, Art. 2 Satz 2 BayDSG-E 2018).

„Dateisystem“ ist nach Art. 4 Nr. 6 DSGVO jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich ist. Diese Voraussetzung wird regelmäßig vorliegen, wenn eine strukturierte Verarbeitungstätigkeit schriftlich oder elektronisch dokumentiert und in einer Registratur gespeichert wird, wie dies bei Behörden üblich ist (vgl. z.B. § 12 ff. der Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern – AGO). Insbesondere die Verwendung von Vordrucken für die Erhebung von Daten oder den Verwaltungsablauf ist ein Anhaltspunkt für die Pflicht zur Aufnahme in das Verarbeitungsverzeichnis.

Das Verarbeitungsverzeichnis soll einerseits alle Verarbeitungstätigkeiten ausreichend konkret darstellen, anderseits nicht zu kleinteilig sein. Der Begriff der „Verarbeitungstätigkeit“ umfasst alle Verarbeitungsschritte, Vorgänge und Vorgangsreihen, die einem gemeinsamen Zweck dienen. Es ist daher nicht zu jedem einzelnen Verarbeitungsschritt bzw. Vorgang oder zu einer Vorgangsreihe ein eigener Verzeichniseintrag zu erstellen. Vielmehr ist ein zusammenfassender Verzeichniseintrag für die durch den Zweck gleichsam „verklammerte“ Verarbeitungstätigkeit ausreichend. Insbesondere müssen Verarbeitungsschritte, die nur untergeordnete Hilfsfunktion haben und damit keinem eigenen neuen Zwecken, sondern letztlich nur dem Zweck der eigentlichen Verarbeitungstätigkeit dienen, nicht gesondert aufgeführt werden.

Beispiele für aufzunehmende Verarbeitungstätigkeiten: