Projektdurchführung

Die Projektarbeit beginnt offiziell mit einer Auftaktveranstaltung (z. B. in Form eines Workshops) , zu dem die Projektleitung einlädt und bei der sich das Projektteam erstmals trifft. Die Hauptaufgaben des Auftaktermins sind

• Kennenlernen der Projektmitarbeitenden
• Gemeinsamen Verständnis der Ziele des Projektes
• Verteilung der Aufgaben
• Festlegen von Regeln für die Zusammenarbeit im Projekt.

Projektsitzungen

Die Hauptarbeit im Projekt findet während und zwischen den regelmäßigen Projekttreffen des Projektteams statt. Es empfiehlt sich, neben der Vorbereitung mit einer Agenda, die Ergebnisse des Projektsitzung festzuhalten, um die getroffenen Entscheidungen festzuhalten und Aufgaben zuzuordnen. Dazu eignet sich ein Ergebnisprotokoll, das festhält welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Aufgaben von wem bis wann erledigt werden sollten.

Vorlage: Protokoll

Koordinationsgruppenmeetings

Neben den internen Projekttreffen, berichtet die Projektleitung bzw. die Teilprojektleitungen den Projektfortschritt regelmäßig an die Koordinationsgruppe. Die Hauptfunktionen des Koordinationsgruppenmeetings sind

• Monitoring des Projektfortschritts
• Zuteilung von Projektressourcen
• Koordination zwischen Projekten und Abteilungen/Stabsstellen

Reflexionssitzungen

Reflexionssitzungen dienen dazu, die eigene Projektarbeit zu reflektieren und bei Bedarf nachzusteuern. Da man sich in der Projektarbeit gerne in den Details des Projektes verliert, eignet sich dafür eine separate Sitzung gut, in der nur die Zusammenarbeit im Projekt diskutiert und reflektiert wird. Die Sitzungen finden je nach Bedarf etwa einmal jährlich und am Ende des Projektes statt. Hierbei können u. a. folgende Fragen gemeinsam diskutiert werden:

• Sind Zuständigkeiten im Projekt klar?
• Funktioniert die Kommunikation innerhalb des Projektes?
• Funktioniert die Kommunikation außerhalb des Projektes?
• Was lief gut im letzten (Halb-)Jahr?
• Was sollte besser werden?

Ein Projekt wird nur selten wie anfangs geplant ablaufen. Darum eignet sich eine rollierende Planung gut zur Feststellung des Projektfortschritts und zur kontinuierlichen Fortführung und Anpassung der Planung sowie zur Reaktion auf eventuelle Projektänderungen. Grundlage der rollierenden Planung ist ein regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich des Projektfortschritts, der sich im Groben an den Meilensteinen des Projektplans orientiert. Zu beachten sind dabei insbesondere die inhaltliche bzw. zeitliche Abhängigkeit zwischen Arbeitspaketen bzw. Teilprojekten, z.B. ein Arbeitspaket kann erst begonnen werden, wenn ein anderes beendet wurde, und eventuelle externe Abhängigkeiten, die nicht im Einfluss der Projektbeteiligten liegen.

Im Rahmen der rollierenden Planung ist auch eine kontinuierliche Aktualisierung des Risikomanagements sinnvoll, um etwaigen sich ändernden Risiken adäquat begegnen zu können. Verändern können sich beispielsweise:

• die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos
• der zu erwartende Schaden
• ein Risiko kann wegfallen
• ein Risiko kann neu auftreten
• Maßnahmen zur Risikoprävention können sich ändern

Durch die rollierende Planung wird der Projektplan neben einem Planungsdokument auch zu einem Arbeitsdokument, an dem sich der aktuelle Projektstand und die zu erledigenden Aufgaben ablesen lassen. Im Zuge der rollierenden Planung wird regelmäßig die Einhaltung des Budgets überwacht. Auch die Verfügbarkeit von Personalressourcen und der Zeitpunkt ihres Einsatzes wird ebenfalls regelmäßig überprüft und an den aktuellen Plan angepasst werden.

Vorlage: Arbeitspakete

Vorlage: Balkendiagramm und Gantt-Diagramm

Sollte es im Verlauf des Projekts zu einer wesentlichen Änderung kommen, die die Aktivitäten, die Ergebnisse, den Zeitrahmen oder die Kosten des Projektes betrifft, sollte diese Änderung mit der Koordinierungsgruppe abgestimmt werden.

Auch während der Durchführung des Projektes steht das Projektbüro als Ansprechpartner zur Verfügung.

Meilensteine werden häufig vom Auftraggeber abgenommen, sie sind also auch wichtige Ereignisse für das Berichtswesen in der Projektdurchführung. Die Meilensteine strukturieren also das Projekt inhaltlich über die zu erreichenden Zwischenschritte und zeitlich über die festgelegten Termine und dienen somit auch zur internen Projektplanung für die Projektleitung und das Projektteam. Ein erfolgreich erreichter Meilenstein schafft somit Motivation für das Projektteam und ist auch ein Grund zum Feiern!

Eine wesentliche Voraussetzung für eine funtionierende rollierende Planung und eine erfolgreiche Durchführung eines Projektes in einer sich ändernen Umgebung ist das Projektmonitoring. Das Monitoring hilft einzuschätzen inwieweit der Projektplan umgesetzt wurde und in der Zukunft in der geplanten Form umsetzbar ist oder ob Anpassungen notwendig erscheinen. Es umfasst die Zieldimensionen Leistungs-, Termin-, und Kostenkontrolle.

Die Leistungskontrolle kann entweder über eine subjektive Leistungsschätzung der Projektmitarbeitenden erfolgen, was jedoch die Gefahr einer chronischen Überschätzung mit sich bringt oder mit Hilfe der 0/50/100 %-Methode. Bei dieser Methode wird der Fortschritt der einzelnen Arbeitspakete grob geschätzt. 100 % entspricht hierbei einem abgeschlossenen Arbeitspaket, 50% einem bereits begonnen und 0% einem noch nicht begonnenen Arbeitspaket.

Zur Termin- und Kostenkontrolle empfiehlt es  sich (bestenfalls zu den Meilensteinterminen) einen Plan-Ist-Vergleich durchzuführen.

Ein wichtiges Instrument im Projektcontrolling ist das Berichtswesen. Mit Hilfe der durch die Dokumentation geschaffenen Transparenz innerhalb des Projektes und gegenüber der Koordinationsgruppe, lässt sich am besten feststellen inwieweit sich die Ziele bzgl. Leistung, Termin und Kosten mit der Realität decken.

Statusbericht

Der Statusbericht gibt einen knappen Überblick über den aktuellen Zustand des Projektes und stellt dar, in wieweit Meilensteine und wesentliche Projektaktivitäten umgesetzt wurden und inwieweit sich das Projekt innerhalb der Zeit- und Kostenplanung befindet. Der Statusbericht wird insbesondere zur Information der Koordinationsgruppe verwendet und sollte regelmäßig vorgelegt werden.

Vorlage: Statusbericht

Ampelsystem

Als Berichts- und Steuerungsinstrument innerhalb des Projektes auf einer feinkörnigeren Ebene eignet sich ein Ampelsystem, bei dem für alle auszuführenden Aufgaben farblich kodiert dargestellt wird, inwieweit eine Aufgabe im Plan liegt. Dies hilft dem Projektteam bei der Projektsteuerung und der rollierenden Planung und lässt einfacher erkennen, welche Auswirkungen verzögerte oder anders ausgeführte Aktivitäten auf das Projekt haben.

Vorlage: Ampelliste