Prozessziele
Festlegung der Prozessziele
Wenn die Analyse abgeschlossen ist, wird festglegt, wie der Prozess als Soll-Prozess weiterentwickelt werden soll. Dabei sollen Bewährtes beibehalten, Absprachen transparent gemacht und Schwachstellen verbessert werden.
Wichtig ist es, zunächst die Ziele des Prozesses klar zu benennen. Im Rahmen des Prozessmanagements gibt es strategische Ziele für die Weiterentwicklung der Verwaltungsabläufe, die dabei zu berücksichtigen sind. Formulieren Sie Ziele außerdem so, dass sie nachprüfbar werden – dazu dient die "SMART-Formel".
Damit das Prozessmanagement kein Selbstzweck ist, muss genau bestimmt werden, welche Ziele mit der Analyse und Weiterentwicklung des Prozesses verfolgt werden. Diese Ziele können so unterschiedlich sein wie die Aufgaben und Abteilungen.
Alle Prozessüberarbeitungen müssen sich mit den folgenden strategischen Zielen auseinandersetzen:
Digitalisierung: Die Möglichkeiten der Digitalisierung zur Unterstützung und Verbesserung der Verwaltungstätigkeiten sind enorm. Jedes Prozessprojekt der Uni Würzburg soll sich mit dem Aspekt der Digitalisierung beschäftigen und festlegen, wie der Prozess durch digitale Systeme (z. B. SAP, WueDMS, WueStudy) unterstützt oder verbessert werden kann. Wo es sinnvoll ist, können ganze Ablaufschritte automatisiert werden und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von monotonen Arbeiten entlastet werden. Wenn in Prozessen Entscheidungen durch Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zu treffen sind, kann die Vorbereitung dieser Entscheidungen durch digitale Systeme, Vorgangsunterstützung, Plausibilitätsprüfungen o. ä. verbessert und beschleunigt werden.
Medienbrüche: Alle Prozessentwicklungsprojekte sollen sich mit Medienbrüchen (d. h. dem Übergang von Informationen aus einem Medium, z. B. Papier, in ein anderes Medium, z. B. SAP-System) beschäftigen. Es ist erklärtes Ziel der Uni Würzburg, die Anzahl von Medienbrüchen so weit wie möglich zu reduzieren. Medienbrüche sind anfällig für Übertragungsfehler oder benötigen Schnittstellen (die wiederum eine Wartung benötigen). Dadurch verlängern sich Prozesse oder sie werden fehleranfälliger. Daher sind in jedem Prozessentwicklungsprojekt die Wege von Informationen durch den Prozess nachzuverfolgen und Medienbrüche möglichst zu minimieren oder zu eliminieren.
Prozessqualität: Vielfach ist Verwaltungstätigkeit an der Uni Würzburg auch heute noch von Nachfragen bei den vorigen Bearbeiterinnen oder den Antragstellern gekennzeichnet. Gut definierte Prozesse mit klaren und kommunizierten Informationserfordernissen sollen dazu führen, Nachfrage- oder Korrekturschleifen zu vermeiden. Dazu muss der Input und Output jedes Prozessschritts verbessert werden und die Ergebnisqualität des Prozesses verbessert werden. Neben den Durchlaufzeiten eines Prozesses gehört die Verbesserung der Prozess- und Ergebnisqualität zu den wichtigsten Zielen, die von den Prozessabnehmern formuliert werden.
Durchlaufzeiten: Ein weiterer oft geäußerter Kritikpunkt an Verwaltungsabläufen lautet „Das dauert so lange“. Bei einem Zielkonflikt zwischen Qualität und Prozessdauer sollte zuerst auf die Qualität geschaut werden (s. oben). Jedoch kann die Prozessanalyse viele Ansatzpunkte zu einer sinnvollen Beschleunigung aufdecken: Automatisierung von automatisierbaren Schritten, ggf. Parallelisierung von Schritten und nicht zuletzt die Reduktion von Medienbrüchen und die Vermeidung von Nachrecherchen und Dopplungen. Daher raten wir Ihnen immer auch zur Thematisierung solcher Aspekte in Rahmen Ihres Prozessprojekts.
Absprachen und Verantwortlichkeiten: Alle Prozessentwicklungsprojekte haben zum Ziel, am Ende einen dokumentierten Prozess zu erhalten, in dem alle Prozessbeteiligten die Ziele, ihre Rollen und Aufgaben sowie den Weg der Informationen kennen. Die Erhöhung der Transparenz der Verwaltungsarbeit ist ein erklärtes Ziel des Prozessmanagements.
Wichtig ist, die Prozessziele so konkret wie möglich festzulegen. Sie sollten so formuliert werden, dass sie erreichbar und messbar bzw. bewertbar sind. Ähnlich wie smarte Ziele im Projektmanagement, sollten Prozessziele SMART formuliert werden:
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Spezifisch: Es wird eindeutig definiert, was erreicht werden soll und was nicht.
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Messbar: Messkriterien werden festlegt.
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Akzeptiert: Ziele werden mit allen Prozessbeteiligten abgestimmt.
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Realistisch: Die Ziele sind erreichbar.
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Terminiert: Es wird ein Zeitplan für die Erreichung der Ziele festgelegt.
(Für weitere Hinweise zum Formulieren smarter Ziele, schauen Sie bitte auf die Webseiten zum Projektmanagement in der ZV.)
In der Arbeitshilfe "Prozessziele festlegen" erhalten Sie hilfreiche Hinweise und Leitfragen, damit die Prozessziele klar und verbindlich festgelegt werden können.
