Projektziele
Einführung eines ZV-weiten Dokumentenmanagementsystems mit E-Akten-Komponente und Vorgangsbearbeitung bis Ende 2026.
Feinziele
Prozesse
- Identifikation und Weiterentwicklung ausgewählter Kernprozesse aus den jeweiligen Organisationseinheiten
- Digitalisierung ausgewählter Kernprozesse, Workflows und Formulare in WueDMS
- Unterstützung der Beschäftigten zur weiteren kontinuierlichen Verbesserung ihrer Prozesse und Arbeitsweisen in WueDMS
- Reduzierung von Medienbrüchen
- Verbesserung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit in der Zentralverwaltung
Dokumente
- Einführung einer digitalen, nachvollziehbaren und standardisierten Ablagestruktur auf Basis des Aktenplans
- Reduzierung redundanter Dokumenten- und Aktenführung
- Implementierung eines Scankonzepts
- Einführung der Möglichkeit zur elektronischen Signatur
- Reduzierung des Papier- und Tonerverbrauchs
- Reduzierung der Archivflächen in der Zentralverwaltung
Das WueDMS-Projekt gliedert sich in unterschiedliche Projektphasen: Pilotprojekte, Einführungsprojekte sowie Erweiterungsprojekte.
Derzeit laufende Projekte
Die Einführungsprojektphase wurde zum 30.06.2023 abgeschlossen. Bis 2026 ist die Umsetzung individueller WueDMS-Erweiterungsprojekte vorgesehen und eine Implementierung zentraler Standardprozesse der Universität im DMS geplant.
Einführungsprojekte
- SZ Finanzen (inkl. Pilot Postein- und -ausgang)
Erweiterungsprojekte
- Einführung von WueDiSA (Digitale Studierendenakte) und Konfiguration der Schnittstelle zu WueStudy
- Schnittstelle zu SAP
- genereller Posteingang und -ausgang (Standardprozess)
- Pilotprojekt Digitale Signatur mit d.velop sign
Abgeschlossene Einführungsprojekte, inkl. Pilotprojekte
- Informationstechnologie der Zentralverwaltung
- Referat A.3 Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung und Campusmanagement
- Universitätsarchiv
- Registratur
- Personalrat
- Präsidialbüro, Research Advancement Center
- Kanzlerbüro
- Interne Revision
- SZ Studierende
- ZiLS
- Stabsstelle Arbeits-, Gesundheits-, Tier- und Umweltschutz
- SZ Bau, Liegenschaften, Körperschaftsvermögen
- SZ InternationalTransfer
- Presse und Öffentlichkeitsarbeit
- Justiziariat
- Alumnibüro
- SZ Technischer Betrieb
- Referat A.1 Planung und Berichtswesen
- SZ Personal
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