Worin unterscheiden sich Aufgaben und Workflows?
10.11.2022WueDMS bietet den Anwender*innen die Möglichkeit, sowohl Aufgaben als auch Workflows zu Dokumenten zu erstellen. Aufgaben können darüber hinaus auch ohne Bezug zu einem Objekt erstellt werden. In diesem Beitrag möchten wir erläutern, welcher Unterschied zwischen Aufgaben und Workflows besteht und geben Tipps, was Sie wann benutzen sollten.
Workflows können nur mit einem festen Bezug zu Dokumenten erstellt werden. Sie sind aufgrund der Dokumentation am Objekt jederzeit nachvollziehbar, auch wenn sie Jahre zurück liegen. Aufgaben eignen sich besser für kurzfristige Tätigkeiten sowie kleinere Angelegenheiten, die Sie andernfalls vielleicht mündlich, per Telefon oder Notizzettel weitergegeben hätten. Allerdings können diese im Nachhinein nicht mehr nachvollzogen werden, da kein Protokoll zur Aufgabe generiert wird.
Wann sollten Sie eine Aufgabe erstellen, wann einen Workflow?
Wir empfehlen Ihnen, alltägliche (einfache) Aufgaben über die Aufgaben-Kachel in WueDMS zu verwalten. Geht es beispielsweise um die Zuweisung eines (Arbeits-)Auftrags an eine bestimmte Person, welche nicht in direktem Zusammenhang mit einem Objekt in WueDMS steht, so eignet sich eine Aufgabe hierzu am besten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, Erinnerungen zur Erledigung und Fälligkeit einzustellen.
Wie Sie Aufgaben in WueDMS erstellen und verwalten, zeigen wir Ihnen in der WueDMS-Schulung in Kapitel 6.
Workflows hingegen eignen sich für Abstimmungen mit Kolleg*innen in Sachverhalten und spiegeln dabei Geschäftsprozesse wider, z.B. Prüfverfahren, Korrekturen sowie Rückfragen. Workflows stehen für "offizielle" Anliegen, die im Rahmen der Nachvollziehbarkeit und Protokollierung abgehandelt werden müssen. WueDMS speichert die Prozessabläufe revisionssicher, sodass sie auch mehrere Jahre später nachvollzogen werden können.
Wie Sie Workflows in WueDMS starten und bearbeiten, zeigen wir Ihnen in der WueDMS-Schulung in Kapitel 7.
