Gesetzliche Grundlagen zum Records Management

Rechtliche Normen

Europäische Union

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

z.B. Schutz physischer und elektronischer Aufzeichnungen vor unbefugter oder nicht notwendiger Einsichtnahme; Regelungen von Zugriffsrechten und Verantwortlichkeiten

Bundesrepublik Deutschland

Grundgesetz

Prinzip der Rechtsstaatlichkeit (u.a. Art. 19 Abs. 4, Art. 20 Abs. 3 GG) begründet Grundprinzipien der öffentlichen Verwaltung (z.B. Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns, Aktenmäßigkeit)

Bürgerliches Gesetzbuch

z.B. Formerfordernisse (Schriftform §§ 126, 368, 568, 623 BGB; Textform § 126b BGB)

Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung von Büchern, Aufzeichnungen, Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

(z.B. Buchführungs- und Aufbewahrungsregeln für haushalts- / kassenbezogene Aufzeichnungen der öffentlichen Verwaltung)

Handels- und Steuerrecht (Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung)

z.B. Bestimmung von und Anforderungen an steuerrechtlich und geschäftsrelevante Aufzeichnungen (für Betriebe gewerblicher Art der öffentlichen Verwaltung)

Nachweisgesetz

z.B. Formerfordernisse (Schriftform, Ausschluss der elektronischen Form § 2 Abs. 1 NachwG)

Verwaltungsgerichtsordnung

Pflicht zur Vorlage von Urkunden und Akten bzw. zur Übermittlung elektronischer Dokumente in Gerichtsverfahren (§ 99)

Zivilprozessordnung

z.B. Beweisregeln, u.a. für elektronische und öffentliche Dokumente (§ 286 ZPO); Beweislastumkehr bei Vorlage öffentlicher Dokumente in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 437 ZPO)

Freistaat Bayern

Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO)

z.B. Geschäftsgang und Verantwortlichkeiten der Verwaltung, Bearbeitungsrichtlinien (§§ 12 – 27 AGO); (§ 26)

Bayerisches Archivgesetz BayArchivG

Anbietungspflicht von Aufzeichnungen öffentlicher Stellen an die zuständigen Archive (Art. 6, Abs. 1 BayArchivG)

Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG)

z.B. personenbezogene Daten dürfen zu Archivzwecken verarbeitet werden (§ 26 Abs. 1); Grundsatz: Anbietung von Daten an das zuständige Archiv geht vor Löschung von Daten (§ 26 Abs. 6)

Bayerisches E-Government-Gesetz (BayEGovG)

z.B. Verpflichtung der Behörden zur elektronischen Aktenführung, Wahrung der Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung (Art. 7 Abs. 1 Satz 2 BayEGovG).

Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG)

z.B. Akten als Beweismittel (§ 26), Recht auf Akteneinsicht für Verfahrensbeteiligte (§ 29)

Universitätsinterne Regelungen

Archivordnungen / -statuten

z.B. Beratung der registraturbildenden Stellen und Einrichtungen bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen

Aussonderungsordnungen

z.B. Entnahme archivreifer Aufzeichnungen zur Entlastung der aktuellen Registraturen

Geschäftsordnungen

z.B. Begriffsbestimmungen, Regelung des Geschäftsgangs, Vorgaben zur Aktenführung

Fachliche Normen

ISO 15489-1:2016 Information und Dokumentation - Schriftgutverwaltung

z.B. Begriffe und Grundsätze zur Archivierung, Verwaltung und Kontrolle von elektronischen und papiergebundenen Dokumenten und Informationen