Dienst- und Fortbildungsreisen
Diese Seite enthält Informationen, die nur für Beschäftigte der Universität Würzburg bestimmt sind.
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Genehmigungsantrag
Abrechnungsantrag
Arbeitszeitrechnung
Bitte beachten Sie:
A1- Antrag
FAQs
Voraussetzung für die Nutzung von BayRMS ist die Registrierung im Mitarbeiterservice Bayern (authega). Nach erfolgreicher Registrierung/Anmeldung im Mitarbeiterservice Bayern kann BayRMS verwendet werden. Mit folgendem Link gelangen Sie zum Mitarbeiterservice Bayern: https://www.mitarbeiterservice.bayern.de/
Der Mitarbeiterservice Bayern ist das zentrale Online-Portal des Landesamts für Finanzen. Beschäftigte des Freistaats Bayern können dort sowohl private Anliegen (z. B. Beihilfe, Online Digitaler Ordner) als auch dienstliche Aufgaben (z. B. Reisemanagement) digital erledigen.
Für die Anmeldung gibt es zwei verschiedene Authentifizierungswege:
Anmeldung mit Zertifikatsdatei:
Hierbei wird eine persönliche Zertifikatsdatei verwendet, die im eigenen privaten Laufwerk gespeichert wird. Beim Login wählen Sie diese Datei aus und geben zusätzlich Ihr persönliches Passwort ein (Zwei-Faktor-Authentifizierung). Falls das Zertifikat auf einem privaten Computer erstellt wurde, kann es z. B. per USB-Stick auf das private Laufwerk übertragen werden.
Anmeldung mit Mobilgerät:
Alternativ können Sie sich ohne Zertifikatsdatei am Dienstrechner anmelden. Dafür nutzen Sie die App „Sicherer Login für Webdienste“ auf Ihrem Smartphone oder Tablet. Zunächst wird das Mobilgerät einmalig im Authega-Account registriert. Beim späteren Login scannen Sie einfach den angezeigten QR-Code – die Anmeldung wird dann sicher über das Mobilgerät bestätigt.
Alle bereits gestellten Genehmigungsanträge finden Sie in der „Liste d. GN.-Anträge“. Über den Status können Sie den Stand der Bearbeitung nachverfolgen.
Sollte Ihnen nicht alle Anträge angezeigt werden, müssen Sie die Filterkriterien anpassen. Über das Feld Filtern können Sie die Suchergebnisse anpassen oder erweitern.
Im Menübereich „Vollmachten“ können Sie Personen auswählen, die für Sie in Ihrem Namen Ihre Anträge erstellen (Sekretariat, Vorzimmer usw.). Über die Schaltfläche „Vollmacht hinzufügen“ können Sie die entsprechende Person hinzufügen. Denken Sie daran: es ist nur möglich Personen auszuwählen, die in BayRMS registriert sind. Sie können ebenfalls auswählen, für welche Antragsformulare die Person eine Vollmacht erhalten soll.
Die Vorgehensweise zur Einrichtung der (Sekretariats-)Vollmachten entnehmen Sie bitte der „Anleitung allgemeine Einstellungen“.
Ihr Antrag sollte mindestens zwei Wochen vor Reiseantritt der Reisekostenstelle vorliegen. Ohne Genehmigung haben Sie weder einen Unfallschutz für Ihre Reise noch einen Anspruch auf Kostenerstattung.
Wie lange habe ich Zeit meinen Abrechnungsantrag zu stellen?
Der Abrechnungsantrag muss innerhalb einer Ausschlussfrist von einem halben Jahr schriftlich oder elektronisch an die Reisekostenstelle übermittelt werden (Art. 3 Abs. 5 Satz 1 BayRKG). Die Frist beginnt mit dem Tag nach Beendigung der Dienstreise; wenn die Dienstreise nicht angetreten wird, mit Ablauf des Tages, an dem den Dienstreisenden bekannt wird, dass die Dienstreise nicht ausgeführt wird. Gezahlte Abschläge müssen bei Fristversäumnis in voller Höhe zurückgezahlt werden.
Mitzeichner sind aktiv in den Freigabe- und Genehmigungsprozess eingebunden. Im Normalfall ist dies der oder die unmittelbare Vorgesetzte und anschließend die Reisekostenstelle Referat 4.1.
Abschläge können ab einem voraussichtlichen Reisekostenaufwand von mindestens 200 € über das Bemerkungsfeld im Genehmigungsantrag beantragt werden. Es können maximal 80 % der voraussichtlichen Kosten als Vorschuss ausgezahlt werden.
Musterbeispiel Beantragung Abschlag:
Ich beantrage einen Abschlag i.H.v. 2400 €
Kostenaufstellung:
Hotelkosten: 600 €
Flugkosten: 2.000 €
Bahnkosten: 100 €
Konferenzgebühr: 300 €
___________________________________
Gesamt: 3.000 €
Davon 80 %: 2.400€
Reisen in Risikogebiete
Dienstreisen in Regionen mit Reisewarnung des Auswärtigen Amtes werden in der Regel nicht genehmigt. In dringenden Ausnahmefällen ist eine Genehmigung nur in enger Abstimmung mit den Vorgesetzten und der Reisekostenstelle möglich. Bitte nehmen Sie hierfür frühzeitig Kontakt auf. Informieren Sie sich vor und während der Reise fortlaufend über die Sicherheitslage. Wird für Ihr Reiseziel eine Reisewarnung ausgesprochen, melden Sie sich umgehend, in den meisten Fällen, muss die Reise dann abgebrochen oder angepasst werden. Beachten Sie stets die Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amtes.
A1-Antrag
Alle Beschäftigten der Universität (auch Hilfskräfte), die in EU-Länder oder nach Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz oder Großbritannien reisen, müssen eine sogenannte A1-Bescheinigung mit sich führen und bei Kontrollen vorzeigen.
Die Bescheinigung bestätigt, dass Sie in Deutschland sozialversichert sind und im Ausland deshalb keine Beiträge zahlen müssen. Sollten Sie bei einer Kontrolle die entsprechende Bescheinigung nicht vorlegen können, können vor Ort Bußgelder gegen Sie erhoben werden.
Beachten Sie die Dokumente zu den Auslandsaufenthalten:
Dienstreise/Entsendung - Hinweise für Beschäftigte und Beschäftigungsstellen
Wird eine Dienstreise aus privaten Gründen verlängert, ist die Reisekostenvergütung so zu bemessen, als wäre nur die Dienstreise durchgeführt worden. Die private Verlängerung darf nicht zu einer Erhöhung der Kosten der Dienstreise führen. Preisvergleich der Zug-, Flug- und Hotelkosten für den Zeitraum der tatsächlichen Dienstreise sind beizufügen.
Sollten Sie ein Honorar erhalten, ist dies im Bemerkungsfeld anzugeben. Sofern die Honorarzahlung nicht bei Ihrer Organisationseinheit vereinnahmt wird, handelt es sich um eine Nebentätigkeit und nicht um eine dienstliche Reise.
