Projektbeteiligte
Bei Projektbeteiligte handelt es sich um einzelne Personen, Personengruppen oder Organisationseinheiten, die am Projekt teilnehmen.
Der Auftraggeber gibt das Projekt in Auftrag, definiert das Projektziel und stellt die zur Durchführung notwendigen Ressourcen zur Verfügung. Dafür nimmt der Auftraggeber die relevanten Planungsdokumente ab (Projektsteckbrief, Projektplan) und erteilt somit den Auftrag zur Durchführung des Projekts. Im Verlauf des Projekts berichtet die Projektleitung regelmäßig dem Auftraggeber über die Statusberichte und stimmt alle richtungsweisenden Entscheidungen und Änderungen mit dem Auftraggeber ab.
Je nach Umfang, Komplexität und beteiligten Abteilungen oder Stabsstellen ist der Auftraggeber entweder eine Abteilungsleitung/Stabsstellenleitung oder bei abteilungs-/stabsstellenübergreifenden Projekten der Kanzler.
Die Koordinationsgruppe ist für die strategische Abstimmung aller Großprojekte der JMU zuständig und ermöglicht eine leichtere abteilungsübergreifende Koordination unterschiedlicher Projekte an der Universität. Außerdem unterstützt die Koordinationsgruppe das Projekt strategisch, wenn z. B. der Projektfortschritt ins Stocken gerät.
Die Koordinationsgruppe trifft sich regelmäßig und berät über den Projektfortschritt u. a. auf Basis der Statusberichte.
Die Projektleitung ist für die operative Projektumsetzung zuständig und leitet dazu das Projektteam und ggf. die Teilprojektleitungen.
In der Phase der Projektinitiierung wirkt die Projektleitung bei der Zieldefinition des Projekts sowie bei der Zusammensetzung der Projektgruppe mit.
Die Projektleitung verantwortet die Projektplanung und -durchführung. Sie
- verteilt die Aufgaben und koordiniert die Abstimmung innerhalb der Projektgruppe,
- definiert die Projektmeilensteine,
- behält die Projektfortschritte im Blick,
- überwacht, ob der Kostenrahmen und die Termine eingehalten werden und führt – sofern erforderlich – eine Projektnachkalkulation durch.
Die Projektleitung repräsentiert außerdem das Projekt nach außen. Sie sorgt für die erforderliche interne und externe Abstimmung und ruft bei Bedarf die Entscheidungs- und Abstimmungsinstanzen zusammen.
Die Projektleitung verantwortet die Erstellung von Projektstatusberichten sowie eine geeignete Projektdokumentation und Unterlagenverwaltung.
Eine Prozessverantwortliche ist für einen oder mehrere Geschäftsprozesse einer Organisation zuständig. Ihre Aufgaben umfassen die Kenntnis und ständige Beobachtung des Prozesses sowie die Kommunikation rings um den Prozess. Konkret:
- Kenntnis der Rahmenbedingungen, Vorgaben, Richtlinien für den Prozess
- Vernetzung und Koordination mit den weiteren Prozessbeteiligten bestreiben (gerade auch mit denjenigen aus anderen Abteilungen)
- Beobachtung und fortlaufende Dokumentation des Prozesses (Unterscheiden sich Soll- und Ist-Prozess? Verändern sich die Rahmenbedingungen des Prozesses? Erreicht der Prozess die vereinbarten Ergebnisse – gemessen in vereinbarten Kriterien/Kennzahlen?)
- Kommunikation über den Prozess mit den entsprechenden Stellen suchen (insbesondere, wenn sich unkoordinierte Abweichungen ergeben oder Probleme auftreten)
- Weiterentwicklung des Prozesses anstoßen (Einbringen von Verbesserungsvorschlägen und eigenen Beobachtungen)
Die genannten Aufgaben erfordern nicht unbedingt eine herausgehobene hierarchische Stellung, sondern können von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wahrgenommen. Damit ist auch klar, dass Prozessverantwortliche nicht für die Prozessergebnisse verantwortlich sein können – diese Verantwortung bleibt bei den beteiligten Abteilungs- bzw. Referatsleitungen. Denkbar ist allerdings auch, dass Abteilungs- oder Referatsleitungen die Prozessverantwortung übernehmen. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass die Kommunikations- und Koordinationsaufgaben mit den Prozessbeteiligten auf Arbeitsebene nicht unter dem Hierarchiegefälle leiden.
Weiterführende Literatur:
Gericke, Anke et. al: Der Lebenszyklus des Prozessmanagements. In: Prozessmanagement für Experten. Impulse für aktuelle und wiederkehrende Themen, hrsg. v. Bayer, Franz und Kühn, Harald, Berlin Heidelberg: Springer Verlag, 2013, S. 17-19
Dr. Rainer Feldbrügge / Organisationsberatung: https://feldbruegge.com/welche-aufgaben-hat-ein-prozessverantwortlicher/ und https://feldbruegge.com/wirksame-prozessverantwortung/
Ein zentraler Faktor für den Erfolg von Projekten stellt die Projektgruppe dar. Die Projektgruppe führt spezifische Arbeiten zur Erreichung der Projektziele gesamtverantwortlich durch und rekrutiert sich aus Mitarbeitenden unterschiedlicher Fachabteilungen, Stabsstellen bzw. ggf. Fakultäten. In der Projektgruppe bündeln sich damit sowohl unterschiedliche Fähigkeiten der Mitarbeitenden, als auch unterschiedliche Statusgruppen. Die Hierarchie dieser Statusgruppen sollte für die projektbezogene Zusammenarbeit keine Rolle spielen. Vielmehr wird eine von Offenheit und Respekt geprägte Kommunikation benötigt, um Entscheidungen gemeinsam erörtern und treffen zu können.
Bei der Aufstellung der Projektgruppe ist eine klare Definition, Dokumentation und Kommunikation der Rollen und Aufgaben der Projektgruppenmitglieder wichtig. Die Zusammensetzung der Projektgruppe ist nicht starr und kann sich an die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Projektphasen anpassen. Beispielsweise kann sich die Projektgruppe in eine Kerngruppe und eine erweiterte Projektgruppe aufteilen.
Das Projektbüro unterstützt die Projekte, die von der Koordinationsgruppe begleitet werden und erhält die Statusberichte sowie Planungsunterlagen zum Projekt von der Projektleitung. Das Projektbüro ist eine Serviceeinrichtung für alle, die sich mit Projektmanagement befassen oder Projektleitung übernommen haben.
Das Projektbüro ist die Geschäftsstelle der Koordinationsgruppe und mit der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen befasst. Darüber hinaus bietet das Projektbüro den Projektleitungen und Mitarbeitenden Unterstützung und Informationen in Bezug auf Projektmanagement und die damit verbundenen Planungsinstrumente und Projektmanagementmethoden. Das Projektbüro ist auch Ansprechpartner bei allen Problemen und Herausforderungen rund um das Projektmanagement.
