Agiles Projektmanagement

Agilität meint die Fähigkeit, sich ständigen und unvorhersehbaren Veränderungen anpassen zu können.

Die größten Unterschiede von agilem und klassischem Projektmanagement ergeben sich aus den genutzten Methoden, mit denen sich mehr Transparenz über zu erledigende Aufgaben und eine zyklische Überprüfung der Teilergebnisse erreichen lassen.

Die Ursprünge des agilen Managements stammen aus der Softwareentwicklung. Hier ist das sogenannte Agile Manifest entstanden, welches 2001 von 17 Experten im Rahmen einer Konferenz verfasst wurde. Die darin festgehaltenen Werte und Prinzipien bilden die Grundlage vieler agiler Modelle und Methoden.

Erfahren Sie mehr darüber:

Für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten ist eine gemeinsame Arbeitsweise, in der Art und Weise, wie sie im agilen Projektmanagement vorgeschlagen wird, von besonderer Bedeutung:

• Im Verlauf eines Projekts werden Teilprojekte durchgeführt, in denen in kurzen Entwicklungszyklen Teilergebnisse erarbeitet und daraufhin überprüft werden, ob sie die angestrebten Ziele erfüllen.
• Daraus ergeben sich jeweils bereits funktionierende Teilergebnisse (Quick Wins), die ebenso wie der Projektplan jederzeit erweitert oder angepasst werden können.
• Es wird auf schrittweises Vorgehen gesetzt. Die Projektplanung wird jeweils ergänzt, anstatt nur zu Beginn eine vermeidlich vollständige zu erstellen.
• Direkte Veränderungen werden jederzeit, selbst noch spät in der Entwicklung aufgenommen, statt weiter zu arbeiten wie ursprünglich geplant.
• Somit kommt es durch regelmäßige Anpassung an sich ändernde Bedingungen und Interessen zur kontinuierlichen Verbesserung der Ergebnisse.
• Für die Aufgaben, Meetings usw. werden jeweils feste Zeiträume festgelegt (Timeboxing). Zum Beispiel werden Treffen der Projektgruppe auf eine Stunde begrenzt, unabhängig von bis dahin noch ausstehenden Punkten auf der Agenda. Durch solche konsequenten Begrenzungen kann durchgängig eine sinnvolle Reduktion des zeitlichen Umfangs erreicht werden, denn zunächst Unnötiges wird zurückgestellt.
• Nach dem Prinzip der Einfachheit soll die Menge der zu bearbeitenden Aufgaben beschränkt werden, um sie besser zu überschauen und fokussiert arbeiten zu können.
• Statt einer Verteilung von konkreten Aufgaben durch die Projektleitung, organisieren die Projektmitglieder ihre Zusammenarbeit selbstständig und teilen sich relevante Informationen durch direkte Kommunikation effektiv und effizient mit.

Für agiles Projektmanagement gibt es verschiedene Anwendungsmethoden, beispielsweise Scrum, Kanban und Design Thinking. 

Scrum ist eine der am häufigsten angewendeten Methoden zum agilen Projektmanagement, mit der schnell und flexibel auf Unvorhergesehenes reagiert werden kann.
Ziel ist eine gesteigerte Anpassungs- und Innovationsfähigkeit, die Senkung der Kosten von Meinungsänderungen sowie die Erfüllung hoher Standards – orientiert an den Bedürfnissen derer, die davon betroffen sind. Besonders erfolgreich ist die Methode, wenn sie in der gesamten Organisation eingesetzt wird und damit alle Beteiligten zusammenarbeiten können. Man kann aber auch einzelne Elemente ins Projektmanagement integrieren.

Der Denk- und Arbeitsansatz des Design Thinking ist geprägt durch die kreative Zusammenarbeit von multidisziplinären Teams in offenen Arbeitsumgebungen, die Innovationen entwickeln.
Es handelt sich um einen Ideenfindungs- und Problemlöseprozess, der sich durch die systematische Herangehensweise an komplexe Problemstellungen auszeichnet.

Für Design Thinking-Teams sind die Bedürfnisse der Anwender/innen grundlegend für die Lösungen, auf die das jeweilige Ergebnis abzielt. Dafür wird versucht, im stetigen Austausch zwischen Entwicklungsteam und Zielgruppe die Teilergebnisse möglichst früh zu überprüfen und das Feedback aller Beteiligten auch zu berücksichtigen.

Folgende Elemente bestimmen wesentlich den Erfolg des Ansatzes:

• Gemischtes Team: Menschen aus unterschiedlichen Bereichen werden zusammengebracht, um möglichst diverse Ideen im gemeinsamen Modus vereinen zu können.
• Variabler Ort: Dieser sollte Offenheit, Funktionalität und Transparenz bieten, um Ideen und Ergebnisse visualisieren zu können, sowie umstrukturieren und verwerfen von Vorschlägen zu ermöglichen.
• Design Thinking- Prozess: Ziel des Prozesses ist das schnelle Erarbeiten von ersten Teilergebnissen. Dabei ist es wichtig zu erkennen, an welchem Punkt des Prozesses sich das Team befindet und welches Ziel sich gesetzt wurde. Die entstehenden Teilergebnisse werden in Iterationsschleifen gemeinsam mit allen Beteiligten überprüft, angepasst und somit optimiert.

Der Ansatz legt einen sechsstufigen Arbeitsprozess fest, der zum einen für das intensive Beschäftigen mit der Problemlage und zum anderen für das wiederholte Überprüfen von Prototypen sorgt. Dazu verwendet er diese sechs Schritte:

• Verstehen
• Beobachten
• Standpunkt definieren
• Ideen finden
• Prototypen entwickeln
• Testen

Diese werden iterativ durchlaufen, wobei die klaren Strukturen und Zeitvorgaben bewusst eingesetzt und rigoros eingehalten werden. Scheitern ist dabei Teil des Lernprozesses und fester Bestandteil des Programms.
Im gesamten Designprozess soll darauf geachtet werden, was den Menschen im jeweiligen Bereich besonders wichtig ist:

• Das Team beschäftigt sich zu Beginn intensiv mit dem Anwendungsbereich, für den eine neue Lösung gesucht wird.
• Daraufhin wird versucht, die Problemlage umfassend auf den Punkt zu bringen.
• Anhand dessen werden möglichst viele verschiedene Lösungsideen erarbeitet.
• Die ausgewählten Ergebnisse werden als Prototypen im Feld getestet.
• Wenn die Anwender/innen, das Team und die Auftraggeber eines Projekts von dem Ergebnis überzeugt sind, wird in den Umsetzu8ngs- bzw. Anwendungsbereich übergegangen.

Für weitere Informationen:
Meinel, C., von Thienen, J., 2016: Design Thinking. Informatik Spektrum 39, 310–314.
Brown, T. 2019: Change by Design, Revised and Updated.
Meinel, C., Weinberg, U, Kroh, T., 2015: Design Thinking Live.