Projektstart
Die Projektinitiierung ist die – meist weniger stark strukturierte – Phase von der Idee zu einem Projekt bis zum Entschluss, das Projekt durchzuführen. In der Initiierungsphase wird die Projektidee , die dann meist noch recht vage ist, konkretisiert, die Ziele definiert, die Herausforderungen analysiert und die Machbarkeit des Projektes ausgelotet. Am Ende der Initiierung wird abgewogen, ob und wie die Aufgabe durchgeführt werden soll. Die Phase der Projektinitiierung wird vom Projektbüro unterstützt.
Die Idee zu einem Projekt kann von unterschiedlichen Seiten kommen. Sie kann einerseits von der Leitungsebene aber auch von einzelnen Mitarbeitenden vorgebracht werden. Ziel in der Initiierungsphase ist es, auszuloten, ob die Idee umsetzbar ist und die Unterstützung der Leitungsebene für einen konkreten Projektvorschlag zu bekommen.
Die Durchführbarkeit des geplanten Projektes kann in der Form einer Machbarkeitsanalyse bzw. eines Vorprojektes geprüft werden. Dabei wird der zu bearbeitende Problembereich analysiert und erste mögliche Lösungs- bzw. Bearbeitungsoptionen entwickelt, um später eine möglichst realistische Einschätzung zur Durchführung des Projektes geben zu können. Dabei werden in Gesprächen mit den von der Projektidee betroffenen Abteilungen/ Stabsstellen, Stakeholdern und dem Projektbüro die folgenden Fragen erörtert:
- Welche Zusammenhänge wirken im Problemfeld?
- Wie weit soll das Problemfeld gefasst werden?
- Betrachtet das Projekt das eigentliche Problem oder nur die Symptome?
- Welche Anforderungen bestehen an eine mögliche Lösung?
- Welche Lösungsprinzipien sind möglich und grundsätzlich machbar?
- Welche Umsetzungsoptionen für die Durchführung des Projektes existieren?
- Welche Kosten fallen an und welche Ressourcen werden wann benötigt?
- Wer sind geeignete Projektmitarbeitende?
- Wer profitiert von dem Projekt und wer nicht?
- Welche Risiken bestehen und wie können sie minimiert werden?
Im Rahmen der Machbarkeitsanalyse bietet es sich an, das zu lösende Problem bewusst weiter gefasst zu betrachten, um im Folgenden zu einer realistischen Fokussierung zu kommen.
Diese vor allem inhaltliche Voranalyse ist insbesondere deshalb wichtig, um den Projektgegenstand gut kennenzulernen und abschätzen zu können, welche Herausforderungen im Laufe des Projektes auftauchen können.
Im Rahmen des Vorprojektes sollten auch die Projektziele möglichst klar spezifiziert werden. Für die Zielformulierung eignen sich die SMART-Kriterien. Danach gelten für Ziele die folgenden Kriterien:
- Spezifisch: Es wird eindeutig definiert, was erreicht werden soll und was nicht.
- Messbar: Es gibt Kriterien zur Messbarkeit der Zielerreichung.
- Akzeptiert: Die Ziele werden von den Beteiligten akzeptiert.
- Realistisch: Die Ziele sind erreichbar.
- Terminiert: Ein Zeitplan für die Zielerreichung existiert.
Eine Unterteilung in Grob- und Feinziele ist insbesondere bei sehr aufwändigen Projekten sinnvoll. Beispiele für smarte Ziele:
| Falsch | Besser |
Spezifisch | Bau eines Einfamilienhauses | Bau eines Einfamilienhauses in Massivbauweise mit max. 125 qm Wohnfläche auf einem Grundstück in Hanglage |
| Gesünder Leben | Gesünder Leben durch bewusste Ernährung und regelmäßige Bewegung |
Messbar | Geringe Projektkosten | Einhaltung des Projektbudgets von 30 000 Euro |
| Steigerung der Kundenzufriedenheit | 10% höherer Kundenzufriedenheitswert, bei der nächsten Konsumentenbefragung |
Akzeptiert | Verputzung des Einfamilienhauses mit rosafarbenem Putz und Anbringung eines Blümchenmusters | Verputzung des Hauses im gleichen Farbschema wie das der Nachbarschaft |
| Ziele werden nur mit Vorgesetzen entwickelt und besprochen | Ziele und Vorgehensweise werden mit allen am Projekt Beteiligten erarbeitet |
Realistisch | Jeden Tag 20 km joggen | 3 mal die Woche 5 km joggen |
| Umsatzverdopplung im nächsten halben Jahr | Stabilisierung des Umsatzes und Erhöhung um 15 % im kommenden Jahr |
Terminiert | „So schnell wie möglich …“ | „Bis 01.10.2017 …“ oder „Innerhalb der ersten 3 Monatenach Projektstart…“ |
Ergebnis des Vorprojektes ist ein erster Entwurf des Projektsteckbriefs, der kurz und knapp das Projekt anhand der Ziele, der groben Projektstruktur, der durchzuführenden Aktivitäten und Meilensteine und der beteiligten Organisationseinheiten darstellt.
Vorlage:Projektsteckbrief
Auf dieser Grundlage wird dann vom Auftraggeber, also der zuständigen Abteilungsleitung/Stabsstellenleitung oder der Koordinierungsgruppe, die Entscheidung über die Durchführung des Projektes im Rahmen eines Auftragsklärungsgespräches getroffen.
Im Auftragsklärungsgespräch werden
- die Ziele und erwarteten Ergebnisse des Projektes festgelegt,
- Mess- und Bewertungskriterien zur Zielerreichung definiert (Woran wird gemessen, ob das Projektziel erreicht wurde?),
- die Abgrenzung – was ist nicht Gegenstand des Projektes – hergestellt,
- mögliche Instrumente besprochen, sowie
- ggf. über den Grad der Einbindung von Hochschulakteuren entschieden.
