Werkzeuge & Wissenswertes
Vorlagen und Formulare
Nach der Freigabe des Projektauftrags findet das Kick-Off-Meeting statt. Die Projektbeteiligten werden über das Projektziel und den Nutzen informiert. Gemeinsam werden die Inhalte des Projektauftrags abgestimmt und weiter ausgearbeitet. Diese Vorlage kann gerne auch als Agenda für weitere Projektsitzungen benutzt werden.
Als Statusbericht hat sich die "Ampel-Methode" bewährt. Die Ampelphasen Rot, Gelb und Grün zeigen den aktuellen Status z. B. eines Teilprojekts A oder Arbeitspakets X. Grün zeigt an, dass alles nach Plan verläuft, während die gelbe Ampel Abweichungen vom Plan signalisiert. Ist der Projektfortschritt gefährdet erfolgt die Darstellung in rot.
Das Arbeitspaket enthält Angaben zu welchem Projekt das Arbeitspaket gehört, wer der AP-Verantwortliche ist, sowie die Beschreibung der erforderlichen Teilschritte, um das Ergebnis bis zu einem definierten Termin zu erreichen. Aufgeführt werden die Randbedingungen und Voraussetzungen, ebenso wie mögliche Risiken.
Das Balkendiagramm bzw. Gantt-Diagramm visualisiert die Ablaufstruktur der Projektvorgänge (=Arbeitspakete). Diese werden über einer Zeitlinie als horizontale Balken oder Linien gezeichnet und können durch Beziehungen verknüpft werden. Das Balkendiagramm ist somit die zeitlich normierte, der Netzplan die logisch strukturierte Darstellung des Projektablaufs.
Richtige und zeitnahe Kommunikation ist in einem Projekt wichtig. Der Kommunikationsplan bietet allen Projektbeteiligten eine Übersicht wann, wer und wie über das laufende Projekt zu informieren ist.
Der Meilensteinplan ist ein wichtiger Bestandteil für die Projektdurchführung und das Berichtswesen. Meilensteine strukturieren das Projekt inhaltlich über die zu erreichenden Zwischenschritte und zeitlich über die festgelegten Termine und dienen somit auch zur internen Projektplanung für die Projektleitung und das Projektteam.
Der Projektsteckbrief enthält alle relevanten Informationen zu dem Projekt, wie Projektname, Projektziele, Projektbeteiligte, Projekttermine, etc. und sollte kurz und knapp verfasst werden.
Es empfiehlt während jeder Projektsitzung ein Protokoll anzufertigen. In diesem Protokoll sollen die Ergebnisse und die getroffenen Entscheidungen der Sitzung festgehalten werden sowie die anstehenden Aufgaben.
Der Statusbericht enthält alle wesentlichen Informationen zu dem aktuellen Projektstand.
Literaturhinweise
Brinkmeier / Scheuthle
Erfahren Sie in unserem Handbuch "Projektmanagement" mehr über die einzelnen Projektphasen, welche Beteiligte in einem Projekt einzubeziehen sind und über Methoden, die zur erfolgreichen Durchführung eines Projekts führen. Nutzen Sie die Vorlagen, Checklisten und Tabellen.
Kuster / Huber / Lippmann / Schmid / Schneider / Witschi / Wüst (2011): Handbuch Projektmanagement, 3. Auflage, Berlin, Springer. (als E-Book)
- Hauptaugenmerk auf Phasenkonzept
- Ausführliche und praxisnahe Beschreibung der verschiedenen Phasen (S. 39-81)
- Die jeweiligen Phasen können im Vorfeld optimal geplant und die Aufgaben sinnvoll verteilt werde.
- Zu einem Zeitpunkt an dem das Projekt bereits läuft und sich ggf. Schwierigkeiten ergeben ist dieses Buch hilfreich um sich einen Überblick zu verschaffen und zu ermitteln in welcher Phase der Ursprung der Probleme liegt und wie das Projekt zukünftig erfolgreicher verlaufen kann.
Lange (2015): Komplexität im Projektmanagement – Methoden und Fallbeispiele für erfolgreiche Projekte, Wiesbaden, Springer (als E-Book)
- Beschreibung für den Umgang mit sehr komplexen Projekten (Wodurch zeichnet sich ein besonders komplexes Projekt aus? Wie kann sichergestellt werden, dass die Komplexität nicht zu Problemen führt?).
- Praxisnahe und problemorientierte Beschreibung möglicher Fallstricke und Möglichkeiten zu deren Lösung ( S. 103 ff).
Im Vorfeld hilfreich um Fallstricke frühzeitig zu erkennen und zu umgehen.
Liegt bereits ein Problem vor (welches ggf. nicht direkt greifbar ist), werden hier mögliche Ursachen und der korrekte Umgang beschrieben.
Goll/ Hummel (2015): Mit Scrum zum gewünschten System, Wiesbaden, Springer (als E-Book)
- Ausführliche Beschreibung des agilen und somit dynamischen Scrum- Ansatzes ( S. 82 ff).
- Definition der Anwendungsbereiche von Scrum ( Für welche Art von Projekten eignet sich der Scrum-Ansatz in erster Liene? Und warum?).
- Informationen und Beispiele zu Prinzipien und Praktiken der Change-Management Methode Kanban ( S. 117 ff).
- Hilfreich in erster Linie bei kleineren Projekten mit junger und moderner Teamkultur.
- Auch in Verbindung mit klassischem Projektmanagement durchaus erfolgversprechend.
Bea / Scheurer/ Hesselmann (2011): Projektmanagement, 2. Auflage, Stuttgart, Lucius & Lucius.
- Sehr ausführliches Buch mit sämtlichen Informationen zum Thema Projektmanagement nach aktuellen wissenschaftlichen Stand.
- Empfehlenswert um sich ein generelles Verständnis über Projektmanagement im Allgemeinen anzueignen oder sich über einzelne Aspekte gezielt und genau zu informieren.
Prozessmanagement für Experten - Impulse für aktuelle und wiederkehrende Themen / Herausgeber: Bayer, Franz, Kühn, Harald (Hrsg.), Verlag Springer Gabler, Auch als eBook ISBN 978-3-642-36995-7
Das Prozessmanagement mit seinen vielfältigen Aspekten ist mittlerweile in vielen Unternehmen ein fester Bestandteil der Organisationsgestaltung. Das vorliegende Buch liefert nicht nur Erläuterungen, „was“ in den vorgestellten Facetten des Prozessmanagements getan werden soll, sondern auch konkrete Schritte, Empfehlungen und Beispiele, „wie“ es effektiv und effizient umgesetzt werden kann.
Kapitel von Gericke, Anke (et. al): Einleitung (Seiten 3-10) und Der Lebenszyklus des Prozessmanagements (Seiten 11 - 33)
Hagen (2009): Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung, Wiesbaden, Gabler (als E-Book)
- Betrachtung von PM im Sonderfall der öffentlichen Verwaltung (S. 144 ff).
- Empirische Studie zu Schwierigkeiten und Chancen, die sich aus den strukturellen und thematischen Besonderheiten von Projekten in der öffentlichen Verwaltung ergeben.
Berner, Winfried (2015): Change!: 20 Fallstudien zu Sanierung, Turnaround, Prozessoptimierung, Reorganisation und Kulturveränderung, 2. Auflage, Schäffer-Poeschel.
- Fallstudien zu den verschiedensten Change-Management Szenarien mit praxisnaher Problembeschreibung
- Tipps zur Förderung der Veränderungsbereitschaft im Team (S. 299-308)
- Hilfreiche Hinweise zum Krisenmanagement in verschiedenen Phasen des Projektfortschritts
- I. Projektkrise: Beziehungskonflikte durch Schock und Furcht (S. 47-68)
- II. Projektkrise: Panik im Team wegen Stillstand oder Ausweglosigkeit (S. 309-326)
