Prozessdokumentation
Kriterien zur Auswahl eines Prozesses für die Dokumentation und Analyse. Mehr
Wir empfehlen, den Ist-Prozess mit Hilfe eines Workshops abzubilden. Mehr
Hier finden Sie alternative Wege, um einen Ist-Prozess abzubilden. Mehr
Erforderliche Unterlagen
Für eine vollständige Prozessdokumentation sind eine tabellarische Prozessübersicht sowie ein Prozesssteckbrief zu erstellen. Beginnen Sie mit der Prozesstabelle, in der sie den derzeitig angewendeten Prozess (d. h. den Ist-Prozess) dokumentieren. Wenn Sie einen Überblick über Ihren Prozess haben, füllen Sie den Prozesssteckbrief aus.
Wenn dann noch Angaben für den Prozesssteckbrief fehlen, sollten diese Punkte bei der Festlegung des Soll-Prozesses vereinbart werden.
Jeder Prozess an der Uni Würzburg bekommt einen Prozesssteckbrief, auf dem einige wichtige Informationen in standardisierter und übersichtlicher Form enthalten sind. Der Prozesssteckbrief gibt einen Überblick über den Prozess und seine Rahmenbedingungen, ohne ihn bereits im Detail zu modellieren.
Hier finden Sie die entsprechende Vorlage: Prozessteckbrief
Vorgehen beim Ausfüllen:
- Im Prozesssteckbrief wird der Prozess zunächst benannt.
- Zudem wird der oder die Prozessverantwortliche namentlich sowie
- Die federführende Fachabteilung aufgeführt.
- Gibt es weitere Prozessbeteiligte (interne und externe Kunden, die das Ergebnis erhalten), so sind auch diese aufzuführen.
- Weiterhin sind der oder die Prozessauslöser (Prozessstart) zu definieren, ebenso wie
- Das angestrebte Prozessergebnis (Prozessende).
- Gibt es einen vorgelagerten und/ oder einen nachgelagerten Prozess in der Prozesskette, so sind auch diese zu benennen.
- Angaben zur Freigabe,
- Reifegrad und
- Überarbeitungen des Prozesses
runden den Überblick ab.
Sollten Ihnen hier genannte Begrifflichkeiten unklar sein, finden Sie im Reiter Einführung entsprechende Definitionen.
Für die Dokumentation eines Prozesses – sei es als Beschreibung des aktuellen Ablaufs im Ist-Prozess oder als Entwurf des künftigen Soll-Prozesses – wird die Prozesstabelle genutzt. Durch ihre verbindliche Anwendung können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der ZV die Prozessbeschreibungen gut lesen und vergleichen.
Es gibt zwei Vorlagen, im Word-Format und im Excel-Format. Die Word-Vorlage reicht für meisten Prozesse. Wenn jedoch ein Prozess eine sehr große Anzahl an Zeilen oder zusätzlichen Spalten hat, ist die Prozesstabelle im Excel-Format ggf. besser geeignet.
Eine Vorlage Prozesstabelle für excel wird derzeit noch erstellt.
Zusätzliche Unterlagen
Weitere Unterlagen, z. B. grafische Darstellungen des Prozesses in Prozessdiagrammen, sind optional. Sie können diese erstellen, wenn die Visualisierung den Prozessbeteiligten beim Verständnis bestimmter Aspekte helfen kann, z. B. Informationsflüsse oder Verantwortlichkeiten.
Das Flussdiagramm ist vor allem dafür geeignet, um andere Personen in einen Prozess einzuführen. Insbesondere bei sehr großen Prozessen kann eine grafische Darstellung jedoch schnell unübersichtlich werden. Für die Prozessdokumentation ist sie daher nicht zwingend notwendig.
Für die Erstellung von Flussdiagrammen sind Microsoft Word, Excel oder Powerpoint sehr nützlich.
Anleitung "Prozessdarstellung mit Microsoft Office"
Lesen Sie zuerst die Anleitung zu der Prozessdarstellung mit Word, Excel und Powerpoint. Beschrieben wird die Erstellung von einem Prozessdiagramm mit Typ "Flowchart" und enthält weitere nützliche Tipps zur Erstellung bis hin zur Speicherung als PDF-Formular.
Muster für Flussdiagrammdarstellung mit
* Entnommen aus http://www.excelvorlage.de/entry/13/flussdiagramm
Weitere Schritte
Nachdem der aktuelle Prozess erfasst ist, sollte sich die Analyse anschließen: Was ist gut und soll beibehalten werden und was ist verbesserungswürdig? Hinweise zum weiteren Vorgehen finden Sie auf der nächsten Seite: Prozessverbesserung.
Wir arbeiten derzeit an einem Bogen zur Selbsteinschätzung des Reifegrads eines Prozesses, damit Sie Umfang und Zielsetzung der nächsten Phase für Ihren frisch dokumentierten Prozess besser abschätzen können.
