Abbildung des Ist-Prozesses mit einem Prozessworkshop

Es ist wichtig, im ersten Schritt zunächst den Prozess so zu erfassen, wie er derzeit „gelebt“ wird, d. h. so wie er konkret ausgeführt wird – auch wenn dies ggf. nicht genau den Vorgaben entspricht, Abkürzungen oder Doppelarbeiten enthält. Bilden Sie den Prozess mit den Beteiligten ab, die ihn ausführen. Sie können mit den beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Ihrer Abteilung beginnen, aber vergessen Sie nicht die Beteiligten aus anderen Abteilungen.

Hier geht es noch nicht um ein detailliertes Prozessmodell, sondern um den groben Ablauf von Prozessschritten. Mögliche Leitfragen können sein:

• Wann oder wodurch wird der Prozess genau gestartet – durch eine Anfrage, den Eingang eines Formulars, die Bekanntgabe eines Beschlusses?
• Für die Gliederung eines Ablaufs eignen sich organisatorische Übergänge: Wechselt die Bearbeiterin oder die bearbeitende Einheit? Wird der Ort gewechselt? Werden für einen Schritt spezielle Systeme eingesetzt bzw. zwischen diesen gewechselt?
• Welche Informationen werden jeweils benötigt und wie kommen sie in den Prozess? Beispiele können sein: über ein Formular, über Nachfragen, über Eigenrecherche, aus SAP oder einer Datenbank.
• Welchen Output hat der Prozess? Was ist ggf. das Ziel des Prozesses? Welche Formulare, Informationen, Dokumente werden im Rahmen des Prozesses als Ergebnis produziert? Was passiert mit diesen Informationen?
• Wenn in Ihrer Runde bei bestimmten Punkten Unklarheit besteht oder man sich nicht einig ist, wo ein Schritt endet oder ein nächster beginnt – notieren Sie dies, denn dies kann ein Hinweis auf Reibungspunkte sein, die verbessert werden können.
• Überlegen Sie sich nach der Erfassung Ihrer Sicht auf den Prozess auch, wie er sich aus der Sicht anderer Prozessbeteiligter (z. B. Dekanate, Lehrstühle oder Studierende) darstellen könnte. Wenn es sinnvoll und möglich ist, sollten Sie Informationen dieser Prozessbeteiligten einholen.

Für die Dokumentation des Ist-Prozesses empfehlen wir Ihnen, einen Workshop mit den Beteiligten durchzuführen. Die einzelnen Prozessschritte können zur Veranschaulichung auf Post-It-Klebezetteln notiert werden – zunächst von jedem Workshop-Teilnehmer individuell, dann zusammengetragen in der Gruppe. Auf diese Weise können auch die „leiseren“ Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Sicht einbringen, während in der Gruppenphase das gemeinsame Prozessmodell herausgearbeitet wird. Die Klebezettel können auf einem Tisch oder einer Metaplan-Wand auf- und umgeklebt werden und dadurch die Diskussion von Prozessvarianten bildlich unterstützen.

Fast jeder Prozess hat verschiedene Varianten (auch Verzweigungen genannt). Konzentrieren Sie sich zunächst auf die häufigen Fälle (ca. 70-80% ihrer Fälle reichen). Notieren Sie individuelle Varianten Ihrer Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter, sofern Sie Ihnen relevant erscheinen – aber vermeiden Sie es, sich in individuellen Details zu verlieren. Es sollte eine Prozessbeschreibung des gelebten Prozesses für Ihr Referat oder Ihre Abteilung entstehen.