Priorisierung und Auswahl von Prozessen

Prozessmanagement lernt sich am besten, indem man es tut. Beginnen Sie daher mit einem Prozess, der gerade in Ihrem Fokus steht. Gründe können dafür sein:

• Der Prozess ist Teil Ihrer Hauptaufgabe und trägt zur Erreichung Ihrer Ziele bei.
• Der Prozess betrifft sehr viele Mitglieder der Universität, z. B. Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler oder Studierende. Er hat große Auswirkungen auf deren Erfahrungen mit der Universität.
• Der Prozess bindet einen Großteil Ihrer Ressourcen.
• Der Prozess ist gekennzeichnet durch die Beteiligung mehrerer Abteilungen.
• Der Prozess ist optimierungsbedürftig, weil er z. B. viele Nachfragen oder Korrekturen hervorruft. Oder er bietet anderweitig ein großes Potenzial zur Optimierung, z. B. durch Vermeidung von Medienbrüchen, Umstellung auf Self Service oder Automatisierung.
• Der Prozess muss an veränderte Rahmenbedingungen oder Vorgaben angepasst werden.
• Der Prozess ist durch ein aktuelles Projekt, z. B. eine Software-Einführung, in Ihren Fokus geraten.

Sie können sich auch einen Überblick für Ihren Aufgabenbereich schaffen, indem Sie Ihre Prozesse auflisten und sich überlegen, in welcher Reihenfolge und in welchem Zeitablauf Sie sich mit ihnen beschäftigen möchten. Vermeiden Sie es jedoch, alle Prozesse parallel anzugehen, sondern gehen Sie planvoll mit Ihren Ressourcen um, z. B. indem Sie sich eine Prioritätenliste mit den o. g. Kriterien anfertigen.