Prozessanalyse
Prozessmanagement dient dem Verständnis und der Verbesserung der Abläufe. Nach der Dokumentation des Prozesses schließt sich daher eine Analyse an. Mit den folgenden Leitfragen arbeiten Sie heraus, was bereits gut im Prozess funktioniert und beibehalten werden soll bzw. was verbesserungswürdig ist.
Ziele: Was sind die Ziele des Prozesses? Haben alle Beteiligten die gleichen Ziele vor Augen? Formulieren Sie die Ziele eindeutig und nachprüfbar. Fragen Sie sich, wie mit Zielkonflikten und unterschiedlichen Zielen innerhalb der Verwaltung umgegangen werden kann.
Ablauf: Wie fest oder variabel ist der grobe Ablauf des Prozesses im Arbeitsalltag? Kennen alle Beteiligten den Prozessablauf?
Prozessvarianten: Gibt es Prozessvarianten bzw. verschiedene Abläufe? Wenn es einen Standard und davon abweichende Varianten gibt - wie oft werden die Varianten notwendig (z. B. pro Monat? pro Semester? in Prozent?). Was sind Gründe für die Varianten?
Organisatorisches: Welche Personen und Abteilungen sind am Prozess beteiligt? Welche Aufgaben übernehmen sie? Wissen sie jeweils, was ihrer Aufgabe vorangegangen ist und was mit ihren Ergebnissen geschieht? Wie wird im Prozess an eine andere Abteilung oder einen anderen Mitarbeiter übergeben?
Medien: Welchen Weg nehmen Informationen durch den Prozess? Auf welchen Medien werden diese Informationen vorgehalten oder bearbeitet - z. B. Word-Dokumente, Formulare oder SAP-Einträge? Wo gibt es Medienbrüche (d. h. einen Wechsel von einem Medium zum anderen)?
Dauer: Welche Zeit benötigt der Prozess regelmäßig von Anfang bis Ende oder zwischen relevanten Zwischenschritten? Wie oft können vorgesehene Termine nicht eingehalten werden?
Diese Übersicht wurde in Anlehnung an die Diagnosemethoden (S.91) und die Indizien für Prozessmängel auf S. 143f. aus dem praxisorientierten Buch Prozessmanagement leicht gemacht: Geschäftsprozesse analysieren und gestalten von Rainer Feldbrügge und Barbara Brecht-Hadrashek formuliert, dessen Lektüre wir für Interessierte sehr empfehlen!
- Stapel und Warteschlagen
- Redundante Informationshaltung
- Unnötige Eigenrecherche
- Überflüssige oder veraltete Informationen
Die Arbeitshilfe "Prozessanalyse systematisch" ist eine Arbeitshilfe, in der sie anhand von Leitfragen den betrachteten Prozess systematisch analysieren. Wenn Sie die Arbeitshilfe ausgefüllt haben, haben Sie alle wichtigen Informationen in einem Dokument zusammengetragen und können aus den Antworten diejenigen Aspekte heraussuchen, die Sie mit den Prozessbeteiligten im nächsten Schritt verbessern wollen.
