Übersicht: Prozesse und Prozessmanagement
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist die Abbildung eines strukturierten Verfahrensablaufes, in dem alle zusammenhängenden Aktivitäten für die Zielerreichung enthalten sind. Des Weiteren werden die Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Aktionen aller Beteiligten aufgenommen, um aufzuzeigen, was wann und von wem zu tun ist. Ein Prozess wird von einem Ereignis ausgelöst und liefert ein Ergebnis. In einem Prozess sind mehrere Aufgaben gebündelt und meistens mehrere Personen beteiligt. Aber nicht alle Aufgaben und Abläufe werden als Geschäftsprozess betrachtet, sondern nur diejenigen, die zur Erreichung der Ziele beitragen.
Aus der o.g. Definition lassen sich folgende Merkmale eines Prozesses ableiten:
- Es gibt ein Start- und Endereignis.
- Er hat Input und Output. (Bspw. in Form von Informationen oder Dokumenten)
- Er findet wiederholt/ständig statt.
- Er ist kundenorientiert. (Kunden können bspw. sein: Studierende, Mitarbeitende, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler)
- Er hat eine Prozessverantwortliche oder einen Prozessverantwortlichen.
- Es erfolgt eine regelmäßige Überprüfung.
Beispiel Dienstreiseabrechnung
Dieser Prozess ist ein Unterstützungsprozess für die Beschäftigten der Uni Würzburg, damit sie ihre Aufgaben in Forschung und Lehre oder Verwaltung wahrnehmen können. Er hat die o. g. Merkmale:
- Start-Ereignis: Die Dienstreiseabrechnung geht in der zuständigen Abteilung ein.
- End-Ereignis: Die Reise ist abgerechnet.
- Input: u. a. Dienstreiseabrechnung (Antrag), Dienstreisegenehmigung (aus dem vorgelagerten Prozess „Dienstreisegenehmigung“)
- Output: u. a. erledigte Dienstreiseabrechnung, Auszahlungsanweisung Dienstreise (für einen nachgelagerten Prozess „Auszahlung“).
- Der Prozess findet ständig statt – es gibt tausende von Dienstreisen jedes Jahr.
- Kunden des Prozesses sind die Antragstellerinnen und Antragsteller, also Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Fakultäten oder der Verwaltung.
- Der oder die Prozessverantwortliche muss in der federführenden Abteilung, dem Servicezentrum Personal, benannt werden.
- Der Prozess wird in die regelmäßigen Prozessreviews in der ZV einbezogen.
Warum Prozessmanagement?
Prozessmanagement (aus dem Engl. Business Process Management (BPM)) bezeichnet die bewusste Planung, Durchführung, Steuerung und Verbesserung der Geschäftsprozesse. In der Einführungsphase liegt der Fokus zunächst auf der Erfassung und Verbesserung der Prozesse. Danach sollen die Prozesse der ZV in regelmäßigen Zyklen betrachtet und – wo notwendig – optimiert oder geänderten Rahmenbedingungen zügig angepasst werden.
Hintergrund
Die Nachvollziehbarkeit und verbindliche Dokumentation von Prozessen ist in den letzten Jahren sehr viel wichtiger geworden. Der Rechnungshof fragt regelmäßig nach Prozessbeschreibungen, in der Akkreditierung von Studiengängen oder bei der Beantragung von Projekten müssen die vorhandenen und geplanten Abläufe in einer verständlichen und standardisierten Form dargestellt werden. Es wird mittlerweile als Selbstverständlichkeit betrachtet, dass die Leitungsebenen innerhalb kürzester Zeit über die von ihnen verantworteten Prozesse Bericht erstatten können. Ebenfalls als selbstverständliche Leitungsaufgabe wird die gezielte Prozesssteuerung und -verbesserung wahrgenommen.
Zielsetzung
Das Prozessmanagement dient der effizienten Gestaltung aller Arbeitsabläufe in der Zentralverwaltung. Dabei zielt das Prozessmanagement insbesondere auf Prozesse ab, die abteilungsübergreifend sind und Kontaktstellen mit Studierenden und Wissenschaftlerinnen bzw. Wissenschaftlern enthalten.
Prozessmanagement ist ein zentraler Baustein der Qualitäts- und Organisationsentwicklung an der Universität Würzburg. Die Betrachtung der konkreten Abläufe in der Verwaltung bietet den entscheidenden Vorteil, den Gesamtvorgang und sein Ergebnis über die jeweiligen Abteilungsgrenzen hinaus in den Blick zu nehmen. Der Perspektivwechsel wird dadurch vervollständigt, dass Prozesse mit dem Fokus auf die wertschöpfenden Tätigkeiten und die Anforderungen der Anspruchsgruppen (Kunden) analysiert werden. Dies ermöglicht es, klare Vorgehensweisen, Verantwortlichkeiten und Anforderungen zu definieren und dauerhaft sicherzustellen, dass die abteilungsübergreifenden Aufgaben effektiv und ressourcenschonend erledigt werden. Das Prozessmanagement soll die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern und helfen, Doppelarbeiten zu vermeiden und Fehler zu reduzieren. Es hat darüberhinaus zum Ziel, unter Beteiligung der Betroffenen Verwaltungsprozesse und Entscheidungswege transparent und verlässlich zu gestalten und damit letztlich Vertrauen nicht nur bei den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sondern auch bei Studierenden, Kooperationspartnern und der Öffentlichkeit herzustellen.
Prozessmanagementstandards
Die Konzeption des Prozessmanagements für die Zentralverwaltung an der Universität Würzburg haben wir in der Form einer Handreichung auf der Webseite veröffentlicht. Zur besseren Übersicht haben wir Festlegungen, die als Standard dienen sollen, in der Handreichung mit einem entsprechenden Schlagwort gekennzeichnet und haben alle Standards in einer Übersicht auf einer Seite zusammengefasst (s. Download-Box rechts). Diese Standards gelten verbindlich und sind zu beachten. Das Reifegradmodell, die Prozessprüfung und der Freigabeprozess für das Prozessportal werden aktuell weiter entwickelt und nach ihrer Abstimmung hier veröffentlicht.
Rollen und Aufgaben im Prozessmanagement
Ein systematisches Prozessmanagement erfordert einige Rollen mit bestimmten Aufgaben. Mehr
