Rollen und Aufgaben im Prozessmanagement
Das Prozessmanagement erfordert einige Aufgaben und Rollen, die in der traditionellen Linienorganisation der Verwaltung bisher nicht vorgesehen sind. Auch wenn das Prozessmanagement durch das Referat A.3 unterstützt wird, bleibt die Verantwortung und Gestaltung der Prozesse in den Händen der Abteilungen. Im Folgenden werden die Rollen im Prozessmanagement und ihre Aufgaben beschrieben.
Prozesskoordinator/in
Ein/e Prozesskoordinator/in ist für einen oder mehrere Geschäftsprozesse einer Organisation zuständig. Dessen Aufgaben umfassen die Kenntnis und ständige Beobachtung des Prozesses sowie die Kommunikation rund um den Prozess. Konkret:
- Kenntnis der Rahmenbedingungen, Vorgaben, Richtlinien für den Prozess
- Vernetzung und Koordination mit den weiteren Prozessbeteiligten betreiben (gerade auch mit denjenigen aus anderen Abteilungen)
- Beobachtung und fortlaufende Dokumentation des Prozesses (Unterscheiden sich Soll- und Ist-Prozess? Verändern sich die Rahmenbedingungen des Prozesses? Erreicht der Prozess die vereinbarten Ergebnisse – gemessen in vereinbarten Kriterien/Kennzahlen?)
- Kommunikation über den Prozess mit den entsprechenden Stellen suchen (insbesondere, wenn sich unkoordinierte Abweichungen ergeben oder Probleme auftreten)
- Weiterentwicklung des Prozesses anstoßen (Einbringen von Verbesserungsvorschlägen und eigenen Beobachtungen)
Prozessgruppe
Im Rahmen einer Prozessdokumentation und -analyse wird eine Gruppe von Prozessbeteiligten gebildet, mit der der Prozess überarbeitet wird. Diese Gruppe kann alle Prozessbeteiligten umfassen oder eine sinnvolle Auswahl. Die Prozessgruppe analysiert die bisherigen Abläufe anhand der Prozessabbildung, deckt Schwachstellen, Probleme oder Unklarheiten auf und entwickelt Vorschläge für den künftigen Prozess. Sie kann damit das künftige Vorgehen aktiv beeinflussen und sollte alle Sichtweisen auf den Prozess abdecken. Die Prozessgruppe benötigt ein konkretes Mandat – ähnlich dem Projektsteckbrief für die Projektgruppe – und sollte alle mit dem Prozess notwendigen Aspekte betrachten; z. B. auch die Abstimmung von Vorlagen oder Formularen und den Einsatz von Software wie SAP ERP.
Federführende Fachabteilung
Jeder Prozess hat eine federführende Abteilung. Dies ist diejenige Abteilung, in der der Prozess verankert ist. Der größte Teil des Prozesses und seine Steuerung (der „reibungslose Ablauf“) werden von dieser Abteilung verantwortet. In der federführenden Fachabteilung ist auch die oder der Prozesskoordinator/in verortet. Die federführende Fachabteilung koordiniert die Zusammenarbeit zwischen den Prozessbeteiligten im Arbeitsalltag und fungiert i. d. R. als Ansprechperson für die Nutzerinnen und Nutzer.
Zentrales Prozessmanagement
Das zentrale Prozessmanagement ist im Referat A.3. Qualitätsmanagement und Organisationsentwicklung angesiedelt. Hier wird das Prozessmanagementkonzept entwickelt und fortgeschrieben, die Prozesslandkarte der JMU und das Prozessportal verwaltet, die Prozessmanagement-Tools und -Webseiten sowie Vorgaben und Richtlinien des Prozessmanagements gepflegt. Das zentrale Prozessmanagement koordiniert die Einführung des Prozessmanagements in der JMU und berät und unterstützt die verschiedenen Bereiche der JMU.
Prozessmodellierer/in
Die grafische Darstellung der Prozesse kann im ersten Schritt im Rahmen einer Prozessdokumentation und -analyse einfach durch Post-It-Klebezettel in der Prozessgruppe oder in Vorbereitung auf einen Workshop durch die Leitung eines Prozessprojekts erfolgen. Insbesondere für die Abbildung des Ist-Prozesses gibt es wenig Vorgaben, damit jeder und jede diesen visualisieren kann.
Für die Modellierung eines Soll-Prozesses gibt es dagegen einige Vorgaben, die zu beachten sind. Daher muss ein Prozessmodellierer oder eine Prozessmodelliererin dafür festgelegt werden, die vom Referat A.3 unterstützt werden kann, um die Einheitlichkeit und korrekte Abbildung zu gewährleisten. Für Projekte mit Pioniercharakter oder in Projekten, die vom Referat A.3 geleitet werden, kann die Prozessmodellierung auch zentral übernommen werden. In Großprojekten (z. B. Einführung Campus-Management) sowie in Abteilungen mit der Verantwortung für sehr viele und umfassende Prozesse kann es ebenfalls Prozessmodelliererinnen und -modellierer geben, die in den Vorgaben und Richtlinien für die Prozessmodellierung geschult sind.
Prozessbeteiligte
Die Prozessbeteiligten sind alle Personen und Abteilungen, deren Funktionen in einem Prozess aufgeführt sind. Sie sind entweder aktiv am Prozessablauf beteiligt oder arbeiten ihm zu (z. B. durch Bereitstellung notwendiger Informationen oder Infrastruktur). Die betroffenen Personen oder Abteilungen tragen die Verantwortung für die inhaltliche Weiterentwicklung von Prozessen. Bei der Neu- oder Weiterentwicklung von Prozessen sind Vertreter der am Prozess beteiligten Abteilungen im Rahmen der Prozessgruppe einzubinden.
