Ein Servicezentrum für alle
04.02.2020Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der „Personalabteilung“ tragen wesentlich dazu bei, dass die Uni Würzburg den personellen Anforderungen an eine moderne Universität gerecht wird – und dass dies auch in Zukunft so bleibt.
Betreut und begleitet werden alle Beschäftigten der JMU von der „Abteilung 4 – Servicezentrum Personal“. Die Aufgaben des Servicezentrums sind dabei vielfältiger, als man auf den ersten Blick vermuten könnte: „In vielen Vorstellungen fokussieren sich die Tätigkeiten an einer Universität allein auf Forschung und Lehre. Wie vielfältig die Arbeitslandschaft und die Personalsituation an unserer JMU sind, und wie sich das in unserer Arbeit widerspiegelt, ist vielen gar nicht bekannt“, erläutert Enno Kruse, der das Servicezentrum Personal leitet, das auf dem Campus Hubland Nord eine vorübergehende Heimat gefunden hat, bis der Stammsitz in der Ottostraße frisch renoviert ist.
Breite Vielfalt an Tätigkeiten
Eine mehrseitige, eng bedruckte Liste mit Berufen und Tätigkeitsfeldern unterstützt seine Aussage auf beeindruckende Weise: Von Professoren, wissenschaftlichen Mitarbeitern, Apothekenhelfern über Datenverarbeitungskaufleute und Industriefachwirte bis hin zu Schreinern, Tierpflegern und Verwaltungsfachkräften reicht das breite Spektrum an Berufen, das sich an der Universität Würzburg findet. „Ohne diese vielen Berufsgruppen wäre ein Forschungs- und Lehrbetrieb gar nicht aufrechtzuerhalten“, so Kruse weiter. Dabei klingen manche Berufe, wie zum Beispiel die „Glasapparatebauer“, zunächst exotisch. Sie sind aber im Forschungsfeld Chemie unverzichtbar, wenn es um Reparaturen an Versuchsaufbauten oder auch um die Anfertigung maßgeschneiderter Glasgeräte geht!
„Insgesamt beschäftigt die JMU rund 6.600 Menschen, “, beschreibt Enno Kruse. „Und alle Beschäftigte der Universität haben früher oder später Kontakt mit uns – spätestens bei der Einstellung. Auch für die Themen Urlaub, Elternzeit, Teilzeitbeschäftigung sowie Personalfragen bei Schwerbehinderung und Gleichstellung finden Sie in unserer Abteilung die richtigen Ansprechpartner.“ Des Weiteren werden auch die Personalressourcen im Servicezentrum Personal gemanagt.
Für alle (Personal-)Fälle
Um den vielfältigen Belangen aller JMU-Beschäftigten gerecht zu werden, gliedert sich das Servicezentrum Personal in fünf Referate. „Diese bilden die unterschiedlich anfallenden Geschäftsvorfälle ab“, erläutert Enno Kruse.
Das Referat „Übergreifender Personalservice“ kümmert sich unter anderem um die JMU-Card, die Administration der Nebentätigkeitsaufträge, Nutzungsentgelte und auch Zeiterfassung. Einen großen Posten stellen auch die jährlich rund 12.500 Dienstreisen von Universitätsbeschäftigten dar, die dort zentral bearbeitet werden.
Ein Referat des Servicezentrums hat die Belange der Professorinnen, Professoren und verbeamteten Beschäftigten im Blick. Hier stehen zum Beispiel Fragen in Zusammenhang mit Berufungs- und Bleibeverfahren sowie Fragen zu den verschiedenen Laufbahnen – von der wissenschaftlichen Ausbildung bis hin zur Pensionierung – ebenso im Mittelpunkt wie die Administration von Forschungsfreisemestern und Lehrbefugnissen.
Daneben kümmern sich zwei Referate um wissenschaftliche und wissenschaftsunterstützende Beschäftigte, zu denen beispielsweise auch 50 Auszubildende an der JMU gehören. Im Vordergrund stehen in diesen Referaten tarif- und arbeitsrechtliche Belange, aber auch die Bearbeitung von Bewerbungen sowie Stellenausschreibungen und Krankmeldungen.
Zu guter Letzt befassen sich weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Fragen der Personalentwicklung für das wissenschaftsunterstützende Personal. Dazu zählen unter anderem die Umsetzung von Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, die Internationalisierung der Verwaltung, Unterstützung bei Führungsaufgaben sowie Angebote zu Coaching und Teamentwicklung.
Stetiger Wandel
Die Aufgaben des Servicezentrums Personal beschränken sich aber nicht nur auf die heutige Betreuung der Beschäftigten der Universität. Vor dem Hintergrund einer sich wandelnden Bildungslandschaft müssen Enno Kruse und sein Team auch aktuelle Entwicklungen berücksichtigen. Dazu gestalten die fünf Referate stets neue Organisationsentwicklungs-Prozesse und justieren bestehende Vorgehensweisen.
So waren die letzten Jahre geprägt von der Stärkung der Dienstleistungsorientierung des Servicezentrums, der Schaffung von zahlreichen Angeboten rund um die Personalentwicklung sowie dem Umgang mit Fachkräftemangel und einer sich stetig verändernder Arbeitswelt.
Momentan stehen für die Kolleginnen und Kollegen der Abteilung die Einführung einer neuen Software zur Zeiterfassung, die Stärkung von Tenure-Track-Programmen für Professorinnen und Professoren sowie die zunehmende Digitalisierung und Internationalisierung des Wissenschaftsbetriebs im Fokus.
„Wir blicken stets nach vorne, überlegen, welche Anforderungen zukünftig an die Personalsituation unserer Universität gestellt werden und richten unsere Strukturen und Angebote dementsprechend aus“, unterstreicht Enno Kruse die Entwicklungen aufseiten des Servicezentrums Personal. „Damit die JMU auch in Zukunft ein attraktiver Arbeitgeber bleibt.“
Die Verwaltungsserie
Man kennt, grüßt und unterhält sich. Doch was die Kollegen in der anderen Abteilung den ganzen Tag machen, weiß man oft nicht voneinander. Das ändert sich nun: In unregelmäßigen Abständen stellen wir hier die Arbeit einer Abteilung der Zentralverwaltung vor.
Teil 3: Justiziariat und Wahlamt
Teil 4: Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung & Campusmanagement
